ボトルネックとは？仕事の流れで詰まりを見つける方法と、解消の順番

この記事は、詰まりの意味と見つけ方を扱います。業務を5フェーズで見直す進め方は業務プロセス改善の進め方、不動産会社の反響対応の詰まりは反響は来てるのに売上が伸びない不動産会社の3つの共通点で扱っています。

「忙しいのに、仕事が前に進まない」と感じるとき、見直す対象は全員の働き方ではなく、仕事が溜まっている1か所です。ボトルネックとは、仕事の流れの中で、手前に案件が溜まり、全体の処理量を決めている1つの工程のことです。

ボトルネックとは：全体の処理量を決める、いちばん細い工程

ボトルネックとは、仕事の流れの中で、全体の処理量を決めてしまっているいちばん細い工程のことです。元は瓶の首のことで、中身がいくら多くても、出る量は細い首で決まります。仕事も同じで、受注から納品までの流れは、いちばん処理の遅い工程の速さまでしか進みません。

たとえば、1日に10件の見積依頼が入る会社で、見積書を作る工程が1日6件しか処理できなければ、その会社の見積の出荷量は1日6件です。営業が依頼を取る速さを上げても、残りの4件は毎日積み上がるだけです。数字は説明のための仮の例です。

時間がかかる作業と、ボトルネックは別のもの

一番時間がかかる作業が、一番の詰まりとは限りません。業務の詰まりを聞くと、まず出てくるのは契約書の作成、資料作り、転記のような、1件あたりの時間が長い作業です。実際に時間は食っています。ただ、その手前に案件が溜まっていなければ、全体の流れを止めているわけではありません。

見分ける問いは1つです。「その作業が終わるのを、次の工程の人が待っているか」。待っていれば詰まりで、待っていなければ、時間はかかっていても、流れ全体の限度を決めてはいません。

ボトルネックを見つける5つの手順

見つけるのに、特別なツールは要りません。工程ごとに「手前で待っている件数」と「いちばん古い案件の待ち日数」を数えれば、詰まりの候補が出ます。次の表の順に、1つずつ進めてください。

流れの書き出しに迷うときは、業務プロセス改善の進め方の現状の書き出しの章が参考になります。

ボトルネックの例：業種が違っても、見方は同じ

ボトルネックは、手前に待ちが溜まっている工程として見つかります。次の3つは、説明のための仮の例です。

• 見積作成：営業が依頼を取ってくる件数に対して、見積書を作る人が少なく、依頼が作成待ちで並ぶ。見積書の作成が詰まりです。
• 承認待ち：書類は出来上がっているのに、決裁者の確認だけが数日かかり、後ろの送付や発注が待たされる。承認の工程が詰まりです。
• 査定や審査：仕入れや契約に進む件数に対して、その前の査定や審査に通る件数がかなり多く、担当者の手が足りない。査定や審査の工程が詰まりです。

3つとも、時間がかかっている作業そのものでなく、その手前に案件が並んでいる点が共通しています。詰まりを見つける表を先に通すと、作りやすさでなく、待ちの溜まり方で手を入れる順番を決められます。

解消の順番：入力を減らす、順番を決める、分ける、並行して進める

詰まっている工程に手を入れる順番は、まず入ってくる量と情報を整え、次に処理を分け、最後に人や道具を足すのが基本です。人手を足すのは最後にしたほうがよい、というのが当社の見解です。入力と処理を先に見直すほうが、小さく試せて戻しやすいためです。

• 入力を減らす：その工程に来る前に、不要な案件を除き、情報が抜けた案件は事前チェックで差し戻す。
• 順番を決める：優先度の高い案件から先に見るように並べ、待ちの中で後回しにしてよいものを決める。
• 処理を分ける：判断が要る部分と、手で転記するだけの部分を分け、後者を道具に任せる。
• 並行して進める：前の工程が終わるのを待たずに、後ろの準備を先に始められる形にする。
• 人や道具を足す：上の4つを試してもまだ待ちが減らないときに考える。

直したあとは、手順の表と同じ数字で測り直します。待ち日数が下がれば効いており、下がらなければ、別の工程が新しい詰まりになっています。詰まりは1回で消えるものでなく、次に細い工程へ移っていくので、2週間おきに数え直す前提で進めてください。

まとめ：詰まりは「待ち」で見つけ、1か所ずつ直す

ボトルネックは、忙しそうな場所でなく、手前に待ちが溜まっている場所にあります。SalesDockは、業務の流れと数字の置き場を先に整理してから仕組みを入れる、経営管理基盤の支援をしています。流れを書き出すところから進めたいときは、業務プロセス改善の進め方から始められます。

ボトルネックのよくある質問