毎週月曜に2時間かけて営業数字を手集計している会社へ

「毎週の営業数字、誰が集計してます？」

この質問をすると、大体こういう答えが返ってくる。

「事務の○○さんが、各メンバーのシートを見て手で集計してます」「私が金曜の夕方にまとめてます…正直めんどくさいです」

営業メンバーが3人いれば、シートも3枚。5人いれば5枚。それぞれのシートを開いて、数字を拾って、サマリーシートに転記して——毎週これをやっている会社、かなり多い。

今日は、ある会社のスプレッドシートを「整えた」だけで、この集計作業がほぼゼロになった話を書く。

A社の状況

会員制サービスを展開しているA社。営業メンバーは3名。

営業管理のスプレッドシートはあった。でも、こんな状態だった。

• メンバーごとにシートが分かれている。中村さんシート、吉田さんシート、佐々木さんシート。それぞれが自分のシートに案件を書き込む
• イベント管理が月ごとに分かれている。11月のシート、12月のシート…と月が変わるたびに新しいシートができる
• 週次の進捗報告は手動。シートの数字をNotionにコピペして、上長に報告している
• チャネル別の成果が見えない。展示会、Web、紹介——どこから来たリードが一番成約してるのか、感覚でしか語れない

「なんとなく回っている」けど、集計するたびに誰かの時間が溶けている。そんな状態だった。

最初の一言

僕がA社に最初に聞いたのは、こういうことだった。

「営業会議で使ってるスプシ、ちょっと見せてもらえますか？」

別にシステムを入れましょうとか、ツールを変えましょうとか、そんな話じゃない。今使ってるスプレッドシートを見せてもらうだけ。

見せてもらえば、だいたい30秒でわかる。「集計が大変になっている原因」が。

原因は「データの持たせ方」だった

A社のスプシを見て、すぐにわかったことがある。集計がめんどくさいのは、入力の「構造」に問題がある。

問題1: シートが分かれていると、関数が爆発する

メンバーごとにシートが分かれていると、「全員の合計」を出すだけで3枚のシートを参照する関数が必要になる。メンバーが増えるたびに関数を修正しないといけない。

→ 1枚のシートに統合して、「担当者」の列を追加する。フィルタ機能を使えば、各メンバーは自分の案件だけを表示できる。見た目は今まで通り。でも裏側の集計は圧倒的にシンプルになる。

問題2: 月ごとにシートを分けると、横断で見れない

イベント管理が「11月」「12月」とシートで分かれていると、「この半年でどのイベントが一番商談につながった？」が即答できない。

→ ローデータ方式に変える。1枚のシートにイベントを全部入れて、「月」と「イベント名」をプルダウンで選ぶ。集計はCOUNTIFS関数で自動的に出る。

問題3: 入力と集計が混在している

同じシートに「入力するセル」と「集計結果のセル」が混在していると、誰かが誤って上書きしたり、関数が壊れたりする。

→ 入力シートと集計シート（ダッシュボード）を分ける。メンバーは入力シートだけ触る。集計はダッシュボードが全自動で表示する。

やったこと、全部書く

Month 1: シート再設計 + ダッシュボード構築

まず、メンバー3名分のシートを1枚に統合した。「担当者」列を追加して、フィルタで個人ビューを作れるようにした。現場のメンバーからすると、操作感はほとんど変わらない。

次に、ダッシュボードを新規作成。ここに商談数・商談実施数・成約数が週単位で自動集計されるようにした。

ポイントは、メンバーが入力するのは「商談日」と「成約日」だけ。この2つを入れてもらえば、あとは関数が全部やってくれる。

Month 2: 週次ヨミ会の定着 + チャネル分析

ダッシュボードが動き始めたら、次は週次のヨミ会（営業進捗会議）のフォーマットを設計した。30分で回る構成にした。

シートを画面共有しながら進める。だから入力していないと議論ができない。これが自然な入力促進になる。

Month 2の後半にはチャネル別分析を追加した。「展示会」「Web問い合わせ」「紹介」など、流入経路ごとのリード数・商談率・成約率・CPAが一目でわかるようにした。

Month 3: 自走

月の前半は、僕が参加しない状態でヨミ会を回してもらった。シートの使い方もダッシュボードの見方も、2ヶ月で身についている。月の後半に成果レポートをまとめて、3ヶ月の支援を終了。

なぜ「これだけ」で変わるのか

正直、やったことは地味だ。AIも使っていないし、新しいツールも導入していない。でも、効果は明確に出た。

理由はシンプルで、「集計がめんどくさい」の原因は、ツールじゃなくてデータの構造にあるからだ。

シートの分け方、列の持たせ方、入力と集計の分離。この3つを整えるだけで、集計は勝手に回るようになる。逆に言えば、どんな高いツールを入れても、データの持たせ方が悪ければ同じことが起きる。

費用感

参考まで。A社のケースでは、初期構築が15〜20万円、月次の保守が3〜5万円だった。

初期構築には、シート再設計・ダッシュボード構築・ヨミ会のフォーマット設計・最初の数回の同席が含まれる。保守は、シートの改善要望への対応や、新しい指標の追加など。

3ヶ月で自走できる設計にしているので、保守が不要になるケースもある。

あなたの会社ではどうですか？

営業の数字を毎週手で集計している。メンバーごとにシートが分かれている。「あのチャネル、調子いいよね」を感覚で語っている。

もし1つでも当てはまるなら、原因は「データの持たせ方」かもしれない。

スプレッドシートの構造を見せてもらえたら、同じことができるかどうか、すぐにわかる。