月末の集計に丸2日かかっていた不動産会社が、Excel1枚の整理で5分に変わった話

「AIを使ったほうがいいのは分かってる。でも、うちにはまだ早い」——不動産会社の社長と話していると、この言葉を本当によく聞く。ChatGPTの存在は知っている。ニュースで「AI活用」「DX」という文字も毎日のように見ている。でも、自分の会社で何に使えるのか分からない。触ったことがない人も多い。だから「まだ早い」になる。

気持ちはよく分かる。ただ、1つだけ伝えたいことがある。AIの前にやることが1つあって、それだけで月20時間の作業が5分になった会社がある。やったのは、Excel1枚の整理だけだ。

反響管理シートがバラバラだった不動産会社の話

ある不動産会社での話。従業員は数十名規模で、営業が各自でExcelの反響管理シートを持っていた。

物件への問い合わせが入ったら、それぞれが自分のシートに記録する。追客の状況もそこに書く。ここまではいい。問題は、フォーマットが営業ごとに全部違うということ。

Aさんのシートは「反響日・物件名・顧客名・TEL・メモ」。Bさんのシートは「日付・問い合わせ元・氏名・連絡先・内見日・ステータス」。Cさんに至っては、1つのセルに複数の情報をまとめて書いていて、もはや検索も集計もできない状態だった。

列の並びが違う。日付の書き方が違う。「成約」と「契約済み」と「決まり」が混在している。同じことを指しているのに、表記が人によって違う。

そして月末がやってくる。

管理部門の担当者が全営業のシートを集めて、反響数・内見数・成約数を1つずつ手で集計する。Aさんのシートからコピペして、Bさんのシートは列の順番が違うから並べ替えて、Cさんのシートは手で読み解いて入力し直す。数字を合わせて、グラフを作って、報告書にまとめる。

毎月20時間。丸2.5日分の仕事が、集計だけで消えていた。

やったことはシンプルだった

やったことを書くと拍子抜けするかもしれない。

エンジニアは関わっていない。特別なツールも使っていない。Excelの標準機能だけ。プルダウンもピボットテーブルも、調べれば30分で覚えられるレベルの操作だ。

結果、月20時間かかっていた集計作業が5分で終わるようになった。

ピボットテーブルを更新するだけで、全営業の反響数・内見率・成約率が一画面で見える。「先月スーモからの反響、何件だった？」という質問に、10秒で答えられる。月末に2.5日かけていた作業が、ボタン1つになった。

集計だけじゃない。見えるようになったもの

シートを統一したことで、集計が速くなっただけではなく、今まで見えなかったものが見えるようになった。

たとえば、流入元ごとの成約率。スーモ・ホームズ・自社サイト・紹介、どこから来た反響が一番成約につながっているか。バラバラのシートでは出しようがなかった数字が、ピボットテーブル1つで出る。

これが分かると、広告費の配分を根拠を持って判断できる。「なんとなくスーモに多く出している」から「スーモの成約率が高いから重点配分する」に変わる。感覚ではなく数字で意思決定できるようになった。

営業ごとの追客状況も一目で見えるようになった。「Aさんは反響を20件持っているのに内見が2件しかない」「Bさんは"未対応"のまま1週間放置している案件がある」。今までは本人に聞かないと分からなかったことが、シートを開くだけで把握できる。

マネジメントの質が、Excelの整理だけで変わった。

「AIは早い」のではなく「データが散らかっているだけ」

ここで冒頭の話に戻る。「うちにAIは早い」という言葉。

この不動産会社がもし先にAIを導入していたら、どうなっていたか。ChatGPTに「反響データを分析して」と言っても、営業ごとにバラバラのシートでは読み込めない。列名が違う、日付の書式が違う、抜け漏れがある。AIに食わせる以前の問題だ。

つまり「うちにAIは早い」のではなくて、「データが整理されていないだけ」というケースがほとんど。

逆に言えば、データさえ整っていれば、AIを使うかどうかは後から決められる。整理した時点で、集計や可視化はExcelだけで十分回る。AIが必要になるのは、そこからさらに「追客のタイミングを自動で通知したい」「反響の傾向から来月の成約数を予測したい」といった、一歩先をやりたくなったとき。

順番は、AI → 整理 ではなく、整理 →（必要なら）AI。

いきなりツールを入れて失敗するパターン

もう1つ、よくある失敗について書いておく。

「Excelじゃ限界があるから、SFAを入れよう」「顧客管理ツールを入れよう」という判断。不動産業界だと、反響管理や追客のクラウドサービスもたくさんある。

気持ちは分かるが、データが整理されていない状態でツールを入れても、混乱が移動するだけになることが多い。

ツールを導入すると、まず「項目設計」を求められる。「どんなデータを、どんな項目で、どういうルールで入れますか？」と聞かれる。でも、今のExcelがバラバラな会社は、この問いに答えられない。何を記録すべきで、何が不要なのか、基準がない。

結果、なんとなくの設計で走り出して、現場から「入力項目が多すぎる」「前のExcelのほうが楽だった」と言われ、3ヶ月後には「結局Excelに戻った」となる。

月額のツール代だけが残る。これが一番もったいない。

だからこそ、まずExcelで項目を整理する。フォーマットを統一して、集計が回る状態を作る。その上で「Excelだとこの部分が限界だな」と感じたら、そこで初めてツールを検討すればいい。Excelで項目設計ができていれば、ツール導入時の「何を入れますか？」にも即答できる。

来週からできる3ステップ

「うちもやってみるか」と思った人のために、具体的なステップを書いておく。

所要時間の目安：Step 1〜3で合計4〜5時間。1日あれば終わる。翌月からは毎月の集計時間が激減する。初月で元が取れる投資だ。

効果の測り方

やる前とやった後で、記録しておいてほしい数字がある。

数字で記録しておくと、「整理してよかった」と実感できるし、次の改善にも踏み出しやすくなる。副次的に変わるのは、こういうところ。

• データの抜け漏れが減る：フォーマットが統一されるので、「この列が空欄」にすぐ気づける
• 報告が早くなる：月末に2日待たなくても、リアルタイムで数字が見える
• 判断が早くなる：「先月の反響数」「スーモ経由の成約率」をすぐ出せるので、広告費の見直しがその場でできる
• 引き継ぎが楽になる：フォーマットが統一されていれば、人が変わっても同じように使える

それでも自分でやるのが難しければ

まずは自分でやってみてほしい。Excel1枚の整理なら、今日からできる。

ただ、実際にやろうとすると壁にぶつかることがある。

• 「項目をどう設計すればいいか分からない。何を残して何を捨てるべき？」
• 「何を集計すれば経営判断に使えるのか分からない」
• 「現場に"やり方を変えろ"と言いづらい」

特に3つ目は根が深い。長年自分のやり方でやってきた営業に「シートを統一します」と言うのは、想像以上にハードルが高い。項目設計がしっかりしていて、「これなら今までより楽になる」と現場が思えるフォーマットでないと定着しない。

そういう場合は、御社の業務に合わせたKPI管理シートのひな形を1枚、無料でお作りしている。元リクルートの事業企画が、ヒアリングをもとに実務でそのまま使えるフォーマットを設計する。

まずは自分でやってみて、詰まったら気軽に相談してほしい。