不動産会社がkintoneで顧客管理・物件管理を始める方法—スプレッドシートから移行する3ステップ
物件・顧客・オーナー情報がスプレッドシートに分散している不動産会社向けに、kintoneで顧客管理と物件管理を始める3ステップを整理。導入前の列設計、アプリ分割、現場定着まで解説。
執筆：泉 款太（株式会社SalesDock 代表取締役）累計40社以上の中小企業を支援
結論
不動産会社がkintoneで顧客管理・物件管理を始めるなら、列の棚卸し、3アプリへの分割、現場が毎朝開く一覧づくりの順に進めます。アプリを作ることから始めると、現場が入力しきれずに止まります。
- 先にスプレッドシートの列を棚卸しし、意味が同じ列を統合する
- 最初のアプリは顧客・物件・活動履歴の3つに絞る
- 契約・請求・広告・査定のアプリは、3つが回ってから足す
kintoneを入れる前に、まず「何を一元管理したいのか」を決める
不動産会社のkintone導入でよくある失敗は、アプリを作ることから始めてしまうことだ。顧客管理、物件管理、オーナー管理、追客管理、契約進捗を全部まとめて作ろうとして、現場が入力しきれなくなる。
先に決めるべきなのは「今どの情報がバラバラで、どの数字が見えないから困っているのか」。中小不動産なら、多くの場合は次の3つに集約される。
- 反響後の顧客ステータスが担当者ごとに分かれている
- 物件・オーナー・査定履歴が別々のスプレッドシートにある
- 社長が「今月どの流入元が利益に繋がったか」を見られない
kintoneは魔法のCRMではなく、分散した業務データをつなぐ箱として使うと効果が出やすい。あわせて確認しておきたいのが人数の前提で、kintoneの最小契約は10ユーザーなので、社員が9人以下の会社は使わない枠まで負担することになる。その規模で現実的に取れる組み方はkintoneは10人から—9人以下の会社が現実的に選べる顧客管理の組み方にまとめた。
案件台帳をExcelからアプリへ移す設計はkintone 案件管理アプリ｜Excel台帳から移す設計と向かない場合で詳しく解説しています。
物件の空き状況や備品のように数が増減するものをアプリで持つときは、残高の欄を上書きせず、入庫・出庫・調整を1件ずつ記録して積む設計が分かれ目になります。この考え方はkintone 在庫管理はどこまでできる？履歴で持つ設計と限界で詳しく解説しています。
Step1: スプレッドシートの列を棚卸しする
いきなりkintoneに移す前に、今使っているスプレッドシートの列を1枚に並べる。列名が違っていても、意味が同じものは統合する。例えば「担当」「営業担当」「追客者」は同じ列として扱う。
| 領域 | 残す列 | 削る列 |
|---|---|---|
| 顧客 | 氏名、電話、メール、流入元、希望条件、ステータス | 自由記述だけのメモ、重複した担当者名 |
| 物件 | 所在地、価格、媒介種別、公開状況、担当、更新日 | 使われていない評価ランク、古い広告媒体名 |
| オーナー | 所有物件、連絡頻度、前回接触日、次回提案日 | 担当者だけが読める長文メモ |
列を減らす作業は地味だが、ここを飛ばすとkintoneでも同じ混乱が再現される。移行はツール変更ではなく、データの意味を揃える作業だ。
Step2: アプリは3つに分ける
最初のkintone構成は、顧客、物件、活動履歴の3アプリで十分だ。最初から契約、請求、広告、査定まで広げると、設計が重くなりすぎる。
- 顧客アプリ: 反響、追客、案内、成約、失注を管理する
- 物件アプリ: 価格、公開状況、担当、広告媒体を管理する
- 活動履歴アプリ: 電話、メール、LINE、訪問、次回アクションを残す
ポイントは、活動履歴を顧客アプリの中に押し込まないこと。履歴が増えるほど画面が重くなり、入力も探す作業も面倒になる。活動は独立させ、顧客と物件に紐づけるほうが後から分析しやすい。
Step3: 現場が使う画面を先に作る
kintone導入後に止まる会社は、管理者が見たい項目を優先しすぎている。現場にとって必要なのは、今日電話する顧客、対応漏れの反響、価格変更が必要な物件がすぐ見えることだ。
最初に作るべき一覧
- 本日対応する反響
- 3日以上未対応の顧客
- 7日以上更新されていない公開物件
- 次回アクション日を過ぎたオーナー
この4つが見えるだけでも、社長が担当者に毎朝確認する時間は減る。kintoneの価値は「入力したこと」ではなく、次に動くべき相手が自然に見えることにある。
スプレッドシートで残すもの、kintoneに移すもの
全部をkintoneに移す必要はない。集計表、広告費の月次管理、試算表はスプレッドシートのほうが早いことも多い。逆に、複数人で更新し、履歴を残し、権限を分けたいものはkintoneに向いている。勤怠のように判定ルールが制度改定で変わるものは、kintone 勤怠管理は向くのか｜自作と専用システムの線引きで線引きを確認してほしい。
既にスプレッドシートで顧客管理を始めている場合は、不動産会社の顧客管理をスプレッドシートで始める方法と、Excelでやる限界を先に読んでから移行範囲を決めると失敗しにくい。
まとめ：ツールを選ぶ前に、業務データの意味を揃える
不動産会社のkintone導入は、アプリの作り込みより先に、顧客・物件・オーナーの情報を現場の業務に合わせて整理できるかで結果が分かれます。SalesDockは、経営・業務・データ・仕組みのつなぎ目を設計し、管理基盤の実装と定着まで支援しています。スプレッドシートのどこまでを移すか迷う段階から相談できます。
よくある質問
kintoneのアプリは最初にいくつ作ればいいですか？
顧客・物件・活動履歴の3アプリで十分です。最初から契約・請求・広告・査定まで広げると、設計が重くなりすぎて現場が入力しきれなくなります。ポイントは活動履歴を顧客アプリの中に押し込まないこと。履歴が増えるほど画面が重くなり、入力も探す作業も面倒になります。活動は独立させて顧客と物件に紐づけるほうが、後から分析しやすくなります。
スプレッドシートは全部kintoneに移したほうがいいですか？
全部を移す必要はありません。集計表・広告費の月次管理・試算表はスプレッドシートのほうが早いことも多いです。逆に、複数人で更新し、履歴を残し、権限を分けたいものはkintoneに向いています。移す前に今のスプレッドシートの列を1枚に並べ、「担当」「営業担当」「追客者」のように意味が同じ列は統合し、使われていない列は削る棚卸しをしてください。
kintoneを入れたのに現場が使ってくれないのはなぜですか？
管理者が見たい項目を優先しすぎているケースが多いです。現場にとって必要なのは、今日電話する顧客・対応漏れの反響・価格変更が必要な物件がすぐ見えること。まず「本日対応する反響」「3日以上未対応の顧客」「7日以上更新されていない公開物件」「次回アクション日を過ぎたオーナー」の4つの一覧を作ってください。次に動くべき相手が自然に見える状態になれば、現場は使います。
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株式会社SalesDock 代表取締役
慶應義塾大学法学部卒。スタートアップ、ラクスル、リクルート（SUUMO）を経て2025年に独立。 中小企業の経営・営業・業務・データをつなぐ事業基盤の設計と実装を支援。 不動産・製造業・クリニックを中心に、累計40社以上の支援に携わる。
運営は株式会社SalesDock（大阪市中央区本町）。中小企業向けに、AI内製化（初期構築15万円＋月額10万円・90日）と、 そのあとのAI顧問（月額5万円・6ヶ月契約から）を提供しています。価格は税別です。 大阪・関西を中心に、オンラインで全国からのご相談に対応しています。
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