不動産の顧客管理をエクセルでやり続ける限界と次の一手
執筆：泉 款太（株式会社SalesDock 代表取締役）累計40社以上の中小企業を支援
結論
不動産の顧客管理は、CRMの前にスプレッドシート1枚へ集約する
不動産の顧客管理は、CRMの前に「Googleスプレッドシート1枚に集約」するだけで店長が全体を見られる状態になる。そのうえで、自動メール配信や複数店舗の権限管理が要る、またはシートの動作が重くなったときに、GAS・kintone・CRMから困りごとに合うものを選ぶ。
- 列の統一、1シート化、自動集計の3ステップで進める。
- Excelの限界は、自動メール配信、複数店舗の権限管理、シートの動作の重さが出たときに来る。
- 次の一手は、追客漏れならGAS通知、1店舗で権限・履歴を残して共同更新ならkintone、自動配信や複数店舗ならCRM。
「顧客管理、何使ってますか？」
不動産会社にこの質問をすると、多くの会社が「Excel」か「Googleスプレッドシート」と答える。残りはCRMを入れているか、そもそも管理していないか。
Excel管理が悪いわけじゃない。問題は「Excelの使い方」にある。道具としての限界が来るのは、自動メール配信や複数店舗の権限管理が要るとき、またはシートの動作が重くなったときだ（後述）。
よくある不動産会社のExcel顧客管理
ある不動産仲介会社での話。営業が5人いて、顧客管理のExcelファイルが5個あった。
営業Aのファイル：列が12個。物件名、顧客名、電話番号、メールアドレス、反響日、対応メモ。営業Bのファイル：列が8個。顧客名と電話番号はあるが、反響日がない。営業Cのファイル：3ヶ月前から更新されていない。
店長が「今月の見込み客、何件ある？」と聞くと、各営業が自分のファイルを開いて口頭で報告する。数字が合わない。定義がバラバラだから当然だ。
「CRMを入れれば解決する」わけではない
この状態を見て「CRM入れましょう」と提案するベンダーは多い。ただ、CRMを入れて失敗する会社も同じくらい多い。
理由はシンプルで、入力が定着しない。CRMの画面は入力項目が多い。営業は忙しい。物件案内の合間にCRMを開いて、ステータスを更新して——やらなくなる。3ヶ月後にはExcelに戻っている。
高額なCRMを入れても、入力が定着せず、使われないまま元のExcel管理に戻る会社は少なくない。
CRMの前に「シート1枚」を整える
CRMが悪いわけじゃない。タイミングの問題だ。営業が5人5様でバラバラにExcelを使っている状態から、いきなりCRMに飛ぶのは段差が大きすぎる。
間に1ステップ挟むといい。Googleスプレッドシート1枚に全員の顧客データを集約する。
ステップ1：列を統一する
全営業で共通のフォーマットを決める。不動産の顧客管理なら、最低限これだけあればいい。
| 列 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 反響日 | 問い合わせが入った日 | 2026/03/15 |
| 顧客名 | 氏名 | 山田太郎 |
| 電話番号 | — | 090-xxxx-xxxx |
| 反響元 | どこから来たか | SUUMO / HP / 紹介 |
| 希望エリア | — | 渋谷区・目黒区 |
| 予算 | — | 5,000万〜6,000万 |
| ステータス | プルダウンで選択 | 初回対応済 / 内見調整中 / 成約 / 見送り |
| 担当者 | 営業名 | 佐藤 |
| 最終対応日 | 最後に連絡した日 | 2026/03/18 |
| メモ | 自由記述 | 駅近希望、ペット可必須 |
ポイントはステータスをプルダウンにすること。自由記述にすると「対応中」「フォロー中」「様子見」と表記ゆれが起きて集計できなくなる。
ステップ2：全員が同じシートに書く
「自分のシートに書く」をやめて、1枚のシートに全員が入力する。Googleスプレッドシートなら同時編集できるので、これだけで「店長が全体を見られる」状態になる。
ステップ3：自動集計を入れる
シートが1枚になったら、集計は関数で自動化できる。今月の反響数はCOUNTIFS関数、ステータス別件数はCOUNTIF関数、担当者別の進捗はQUERY関数で一覧表示。日報への二重入力をなくして集計まで自動にする設計は不動産営業の日報を自動化する設計を参照してほしい。
出典・一次情報
- COUNTIFS 関数（Google ドキュメント エディタ ヘルプ）—複数の条件に応じた範囲の個数を返す関数
- QUERY 関数（Google ドキュメント エディタ ヘルプ）—Google Visualization API のクエリ言語でデータ全体を抽出・集計できる関数
仕様は変更されます。最新の情報は公表元でご確認ください。
列の統一・1枚への集約・関数による自動集計の3つを済ませると、店長の「今月の見込み客は何件？」に、シートを見るだけで即答できる。
3日間対応なしを自動で拾う
さらに1歩進めるなら、フォロー漏れの自動検知を入れる。「最終対応日」と今日の日付の差を計算する列を追加して、3日以上空いている案件を条件付き書式で赤くする。もしくは、Google Apps Scriptで毎朝Slackに通知を飛ばす。
最終対応日からの経過日数を列で出し、3日以上空いた案件を赤く表示する仕組みを入れると、追客のフォロー漏れを減らせる。
CRMに移行するタイミング
スプレッドシート1枚で運用してみて、こういう状況が出てきたらCRMを検討していい。
- 関数や条件付き書式が増えてシートの動作が重くなった、または同時編集で入力が競合するようになった
- 自動メール配信や追客のシナリオ管理が必要になった
- 複数店舗にまたがる権限管理が必要になった
大事なのは「全員が同じフォーマットで、同じ場所に入力する」という習慣ができること。この習慣がないままCRMを導入すると、入力が定着せず、使われないまま元のExcel管理に戻りやすい。
2026年版: Excelの次は「GASで通知」か「kintoneで一元管理」のどちらか
Excel管理の限界が見えたとき、いきなり高額なCRMへ移る必要はない。まずは2択で考えると判断しやすい。既存の表を活かしたまま追客漏れを減らしたいならGAS、顧客・物件・オーナー情報を1店舗の複数人で更新し、項目ごとの権限と変更履歴を残したいならkintoneが向いている。自動メール配信や複数店舗にまたがる権限管理まで要るなら、前節のとおりCRMを検討する。
- GAS向き: 次回アクション日の通知、未対応反響の抽出、物件入力の抜け漏れチェック
- kintone向き: 顧客・物件・活動履歴を1店舗の複数人で更新し、項目ごとの権限と履歴を残したいケース
実装手順はGASで始める不動産業務自動化と不動産会社がkintoneで顧客管理・物件管理を始める方法に分けて整理した。
解約後の理由は、顧客の発言、主因、副因、予兆、回避可否の順に分けて記録する。主因と副因は、価格、機能、対応、成果、社内方針、不明の共通区分にすると集計できる。項目の意味と改善会議へのつなげ方は、解約理由の分類方法｜主因・副因・予兆を改善会議へつなぐで整理している。
SalesDockでは、不動産会社向けの顧客管理シート設計から、自動集計・通知の仕組みづくりまでワンストップで支援しています。「Excel管理の限界を感じているけど、CRMはまだ早い」という方は、まずはお気軽にご相談ください。
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不動産会社の顧客管理はExcelでも大丈夫？
シートの動作が重くならず、同時編集でも競合しない間は、スプレッドシートで十分回ります。ただし条件があります。営業全員が同じフォーマット・同じシートに入力すること、ステータスをプルダウンで統一すること、集計を関数で自動化すること。この3つが揃えば、CRMなしでも店長が全体を見られる状態になります。
不動産会社がCRMに切り替えるタイミングは？
関数や条件付き書式でシートの動作が重くなった、自動メール配信やシナリオ管理が必要になった、複数店舗にまたがる権限管理が必要になった——このどれかに該当したらCRMを検討するタイミングです。件数ではなく症状で判断します。スプレッドシートで「全員が同じ場所に入力する習慣」ができてからCRMに移行すると、入力率が定着しやすくなります。
営業ごとにExcelファイルが分かれていると何が困りますか？
列の数も定義もバラバラになるため、集計できなくなります。営業Aは12列、営業Bは8列で反響日がない、営業Cは3ヶ月更新されていない——という状態だと、店長が「今月の見込み客は何件？」と聞いても各営業が口頭で報告するしかなく、数字が合いません。反響日・ステータスなどの列を統一し、全員が1枚のシートに入力するだけで、店長が全体を見られる状態になります。
追客のフォロー漏れを防ぐにはどうすればいいですか？
「最終対応日」と今日の日付の差を計算する列を追加し、3日以上空いている案件を条件付き書式で赤くします。さらにGoogle Apps Scriptで毎朝Slackに通知を飛ばす方法もあります。この仕組みを入れると、追客のフォロー漏れを減らせます。
泉 款太（いずみ かんた）
株式会社SalesDock 代表取締役
慶應義塾大学法学部卒。スタートアップ、ラクスル、リクルート（SUUMO）を経て2025年に独立。 中小企業の経営・営業・業務・データをつなぐ事業基盤の設計と実装を支援。 不動産・製造業・クリニックを中心に、累計40社以上の支援に携わる。
運営は株式会社SalesDock（大阪市中央区本町）。中小企業向けに、AI内製化（初期構築15万円＋月額10万円・90日）と、 そのあとのAI顧問（月額5万円・6ヶ月契約から）を提供しています。価格は税別です。 大阪・関西を中心に、オンラインで全国からのご相談に対応しています。
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本文中に一次資料へのリンクがある数値は、リンク先を出典としています。 リンクのない業務設計、判断基準、実務上の目安は、SalesDockが累計40社以上の支援と自社運用で得た知見を一般化したものです。 個別企業での成果を保証する数値ではなく、条件によって変わります。
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