スケジュール調整をAIに任せる—ひとり社長の往復メールを5分→30秒に

日程調整が苦手なひとり社長は多い

予定が入り組んでくると、空き枠を探すだけで5分かかります。それを毎回やるのが地味に消耗する。Calendlyなどのツールもありますが、相手に「予約システム使ってください」と頼むのも気が引ける場面が多いです。

AIに「次の1週間で1時間枠を3つ提示」と聞く

私が使ってる運用はシンプルです。Googleカレンダーに連携したAIに「来週の平日午前で1時間空きを3つ出して」と聞きます。30秒で候補日時が出てきます。それをコピペしてメール返信。終わり。

仮押さえまで一気にやる

候補日時を相手に送るときに、その3枠は仮押さえしておきます。Googleカレンダーに「【仮】◯◯様候補」として入れておく。相手が選んだら本予約に変更、残り2枠は削除。これで「先に他の予定で埋まる」事故を防ぎます。

調整AIに渡すべき個人ルール

AIに調整を任せるとき、自分の好みをプロンプトに仕込んでおきます。私の場合は「午前は10時以降」「昼休みの12〜13時は外す」「金曜午後は商談入れない」など。これをAIが覚えてくれると、毎回好みに合った候補が出ます。

調整時間が浮いた分、商談前準備に回す

日程調整1件で浮く時間は5分程度ですが、月20件あれば100分です。この100分を商談前の準備に回すと、商談の質が上がります。「時間を浮かす」が最終目的ではなく、「浮いた時間で何をするか」が本質です。

スケジュール調整AI化のセットアップ

AI顧問サービスでは、Googleカレンダー＋AI連携のセットアップを初期構築に含めています。地味だけど効く時短ポイントです。