議事録をAIに任せる—ひとり社長の手抜きじゃない時間短縮

まず「録音を取る」習慣をつける

議事録自動化の最初の壁は、技術じゃなくて「録音を取り忘れる」こと。私はZoomなら標準録画、対面ならtl;dvかiPhoneのボイスメモを使ってます。商談前に「録音いいですか？」を1秒言うのが習慣化されたら、9割は終わりです。

AIに渡すときのプロンプトは「3パート構成」

私が使ってる議事録要約のフォーマットは3パートです。

• ① 議論のサマリ（5行）
• ② 決まったこと・次のアクション（箇条書き）
• ③ 自分が言い損ねたこと・追加で考えるべきこと

特に③が大事。「言い損ねたこと」をAIに洗い出してもらうと、自分の盲点が見えます。これは普通の議事録ツールでは出てこない使い方です。

Driveに自動保存して「過去から検索」できる状態に

議事録は溜めて検索可能にするのがゴールです。Google Driveの専用フォルダに自動で投げ込まれる状態にしておくと、「3ヶ月前のあのお客様、何を相談されたっけ」をAIに聞けるようになります。半年もすると、自分の記憶よりAIに聞いたほうが正確、という状態になります。

議事録自動化の落とし穴

機微な内容（センシティブな経営判断・人事情報）は、必ず確認してから保存します。「全件自動で全部保存」だと、後から困る場面が出てきます。NDAの絡む案件は要約せず録音だけ取って手動整理、というルールを設けてます。

議事録自動化を最初の一手にしている理由

AI顧問サービスでも、初月の業務棚卸し後に最初に渡すのは議事録という方が多いです。判断が入らず、効果が見えやすく、データが資産化する。3つ揃ってる業務だからです。