AIの利用方法｜仕事での使い方を「聞く・下書き・任せる」の3段階で整理する

この記事は、AIを仕事でどう使うか、その使い方の種類と始め方を扱います。業種別の具体例は中小企業の生成AI活用事例、社内で使うときの決まりはAIの社内ルールにまとめています。

少人数のバックオフィス部門にAIの利用状況を聞いたところ、「調べ物には使っています」という答えでした。日々の仕訳や書類作成で使っている業務は、1つもありませんでした。AIを使っているつもりでも、仕事の作業そのものはこれまでと同じ、という会社は少なくありません。

この記事が担当するのは、AIの利用を「聞く・下書きを作らせる・作業を任せる」の3段階で整理することです。カスタム指示の書き方のような個別の設定は別の記事に譲り、ここでは3段階に分けて、いまどの段階にいて、次に何を試せばよいかが分かるように整理します。あわせて、質問の書き方、人が判断を残す範囲、最初の1週間の進め方を書きます。

AIの利用方法は「聞く・下書きを作らせる・作業を任せる」の3段階

AIの使い方は、人の手間をどこまで肩代わりさせるかで3つに分かれます。AIの利用方法は、質問に答えてもらう、下書きを作らせる、作業を任せる、の3段階に分けられ、段階が上がるほど減る手間が大きくなります。調べ物や言葉の意味を確かめるのは1段階目、メールや議事録の最初の版を作らせるのは2段階目、決まった手順を最後まで進めさせるのは3段階目です。

1段階目で止まっている会社が少なくありません。AIは質問に答えるもの、という認識が一般的で、作業そのものを任せられることは、あまり知られていないようです。

3段階それぞれの使い方と、人が見る箇所

段階ごとに、仕事での例と、人が確かめる箇所を並べます。人が見る箇所は、段階が上がっても消えません。

1段階目の「聞く」は、答えを確かめる前提で使う

調べ物や言葉の整理は、AIの使い方の中でいちばん手軽です。ただし、AIは事実と違うことも、もっともらしく返します。数字や制度、固有名詞が出てきたら、公的機関や元の資料で確かめてから使います。確かめる手間が大きい調べ物は、AIに探させるより、出典を示させて自分で開くほうが早く済みます。

2段階目の「下書き」は、いちばん効果が出やすい

返信メール、議事録の要約、提案書の文面のように、毎回ゼロから書くものは、AIに最初の版を作らせるだけで書き出しの時間がなくなります。返信メールの準備を自動化する場合も、AIの担当は候補の一覧と下書きまでに限り、どれに返すかを選ぶことと送信は人が行う形にしました。下書きを作らせる段階では、AIの担当は最初の版まで、選ぶことと確定は人、と線を引いておきます。メール返信の運用はメール返信をテンプレ化＋AI下書き、議事録は議事録をAIに任せるで書いています。

3段階目の「任せる」は、手順が決まった作業から

届いたメールを読み取って台帳に1行追加する、毎月同じ形の集計表を作る、といった手順の決まった作業は、AIに最後まで進めさせられます。始めるときは、毎週くり返す・書き込む先の型がある・間違いに気づける・原本が残る、の4つがそろう作業を選びます。入力の出どころ別の進め方は手入力をAIで削減する方法にまとめています。

AIへの質問は「これで合っていますか」だけにしない

社内でAIを使い始めた担当者から、自分の設計に漏れがあるのか判断できない、と相談を受けたことがあります。投げている質問を見せてもらうと、毎回「これで合っていますか」だけでした。AIはこの質問に、おおむね「合っています」と返します。質問の書き方で変わるのは、答えの正しさより、答えが自分の確かめたい中身に向いているかどうかです。漏れを見つけたいなら、漏れを探してほしいと伝える必要があります。

質問には、次の4つを添えます。

• 目的：何のための作業か。「請求の漏れを減らすための手順書です」のように書きます。
• 前提：相手、状況、使える材料。担当者の人数や、使っている道具も伝えます。
• 見てほしい観点：漏れ、矛盾、抜けている手順など。「漏れがないか」ではなく「担当者が休んだ日に止まる箇所はどこか」と具体的に書くほど、使える答えになります。
• 出力の形：表、箇条書き、文字数。そのまま台帳や資料に貼れる形にしておくと、手直しが減ります。

作業を任せるときは、AIに確定させない工程を1つ決める

3段階目に進むときは、はじめに人が行う工程を決めておきます。決めておく工程は、候補から選ぶこと、取引先への送信、金額や契約の確定のように、間違えたときの影響が大きいものです。AIには、候補の一覧と下書きまでを任せます。

この線を引いておくと、任せる作業を増やしても、人の確認が抜ける箇所が見えます。確認を減らしていくときも、直した記録を見て、直しがほとんど出ない項目から抜き取りに切り替えます。承認を残す場所の考え方はAI業務自動化で人の承認をどこに残すかで書いています。

最初の1週間で試す手順

1. 1日目：毎週くり返している作業を3つ書き出し、いまの1回あたりの所要時間を測ります。
2. 2日目：3つのうち、書き込む先の型があり、間違いに気づける作業を1つ選びます。
3. 3〜4日目：選んだ作業の材料（元のメールや資料）をAIに渡し、目的・前提・観点・出力の形を添えて、下書きを作らせます。
4. 5日目：下書きを原本と見比べて直し、直した箇所と、確認と修正にかかった時間を記録します。
5. 翌週：同じ作業をもう一度行い、所要時間が前より短くなったかを比べます。短くならなければ、渡す材料か指示を見直します。

効果は、1回あたりの所要時間と、直した件数で見ます。時間が減っていても、後の工程で間違いが見つかっているなら、確認の手順を戻します。使えそうな業務を探すところから相談したい方は、AI活用診断で現在地を確かめられます。

AIを仕事で使うときに気をつけること

入れてよい情報の範囲を先に決める

個人情報保護委員会は2023年6月2日付の注意喚起で、次の2点を示しています。

• 個人情報を含むプロンプトを入力する場合、特定された利用目的の達成に必要な範囲内かを確認する。
• 本人の同意なしに個人データを入力し、応答結果の出力以外の目的（機械学習など）で扱われると、個人情報保護法に違反する可能性があるため、機械学習に利用されないか等を十分に確認する。

顧客や取引先の情報を含む書類を扱うなら、入力内容が学習に使われない業務用プランか、個人プランで学習をオフにしたうえで、社内で入力してよい情報の範囲を決めてから使います。試す段階では、名前や社名を伏せた過去の書類でも、効果は確かめられます。社内ルールの作り方はAIの社内ルールにまとめています。

ツール選びより、渡す作業の選び方を先に

どのAIを使うかは、作業を決めてからでも遅くありません。ChatGPTとClaudeのような違いはChatGPTとClaudeの業務での使い分けで比べています。導入がうまくいかない会社の共通点は中小企業のAI導入が失敗するパターンが参考になります。

自社だけで進めにくいとき

SalesDockは、中小企業の業務を整理し、AIを使った仕組みの実装と定着まで月額で支援しています。どの作業を何段階目で使うかを決める前の、業務の洗い出しから一緒に進められます。全体像はAI活用の完全ガイドにまとめています。

一次情報・公式情報

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」

制度やガイドラインは改定されます。最新の情報は公表元でご確認ください。

AIの利用方法のよくある質問