議事録の作成をAIで自動化する方法｜録音から共有まで5ステップ

この記事は、会議全般の議事録をAIで作る手順を扱います。不動産の商談議事録を判断の記録として残す方法は商談議事録をAIで要約し、判断データベースに残す方法で扱っています。

会議のあとに議事録を書く時間が取れず、記憶が薄れてから半日かけて書いている。そんな状況は中小企業でよくあります。AIを使うと、この作業の大部分を機械に寄せられます。

議事録を自動で作る5ステップ

録音から共有までを5つに分け、人が内容を確認するのは4番目だけにします。議事録の自動作成は、①録音、②文字起こし、③AIによる要約、④人による確認、⑤共有の5ステップで進めます。録音の開始と共有先の決定は人が行いますが、内容の確認は④に集めます。

人が内容を確認するのは④だけです。②・③と、⑤の配信は、ツールの設定で自動に寄せられます。

録音・録画を残す：会議ツールの録画機能か、ICレコーダー・スマホで音声を残します。参加者に録音することを最初に伝えます。
文字起こしにする：録画の自動文字起こしか、文字起こしサービスで全文テキストにします。この時点では誤変換があって構いません。
AIに型を指定して要約させる：全文をAIに渡し、決まった見出し（決定事項・決めた理由・保留・次の行動）で要約させます。自由に要約させると毎回形が変わります。
人が数字・固有名詞と理由を確認する：金額・日付・担当者名・社名、「決めた理由」の中身、AIが「要確認」とした箇所を確認します。全文を読み直さず、この3点に絞って見ます。
決まった場所に共有する：共有先を1か所に決め、会議後すぐ出します。出す時間が遅いほど、見返されません。

そのまま使える要約の型と指示文

要約は、見出しを4つに固定して書かせます。自由に要約させると、毎回長さも並びも変わり、見返すときに探せません。

見出し	書く内容
決定事項	何を決めたか。1項目1文で書きます
決めた理由	なぜそうしたか。後で蒸し返されたときの根拠になります
保留・未決	決まらなかったことと、決める期限・担当
次の行動	誰が・何を・いつまでに。担当者名と期限を必ず入れます

AIには、この指示文と文字起こしの全文を渡します。コピーして使えます。

以下は会議の文字起こしです。次の4見出しで議事録にしてください。
1. 決定事項（1項目1文）
2. 決めた理由
3. 保留・未決（決める期限と担当）
4. 次の行動（誰が・何を・いつまでに）
ルール：発言にない内容は書かない。金額・日付・人名は原文のまま。
聞き取れない箇所は「要確認」と書く。

「発言にない内容は書かない」「聞き取れない箇所は要確認と書く」の2行が、AIの作り話を防ぐ最低限の歯止めです。

AIに任せる部分と、人が見る部分

AIは整理が得意で、数字と固有名詞の正確さは人が担保します。分担を最初に決めておくと、確認の範囲が膨らみません。

人の確認は4項目に絞れます。全文を読み直さず、数字・名前と、理由の中身、「要確認」の箇所だけを見ます。

3つの作り方と選び方

最初は会議ツールの標準機能か、文字起こし＋生成AIの手動運用で始めます。次の3つから、会議の数と共有の手間で選びます。

会議ツールの標準機能：録画・文字起こし・要約まで1画面で終わります。プランによっては使えない機能があるため、契約中のプランで確認します。
文字起こしサービス＋生成AI：文字起こしと要約を別々に選べます。要約の型を自社で決められるのが強みです。
自動配信まで組む：会議が終わったら要約が自動でチャットに届く形です。最初から作らず、手動で1か月回してから検討します。

ツールの選び方全般はAIツールの比較、AIに任せる範囲の考え方はAIの利用方法で整理しています。

失敗しやすい3つの点

録音の同意を取らない：参加者に録音と文字起こしをすることを、会議の最初に伝えます。
共有先がばらばら：チャット、メール、共有フォルダに分かれると探せません。1か所に決めます。
確認を省く：金額や日付の誤りは、後から大きな手戻りになります。④の人による確認は省きません。

経営会議の判断を後から追える形にする方法は意思決定ログの設計、社内業務でAIを回している具体例はClaude Codeの活用事例にあります。

自社の会議で、どこから自動にするかを3分で整理

SalesDockは、中小企業の経営管理と業務の仕組みを整え、定着までを月額で支援しています。議事録はその入口の一つです。会議の種類と共有先から、最初に自動にする箇所を整理できます。

3分の診断を受ける

議事録に決めた理由を残す理由

議事録に残すべきなのは、決定事項より「なぜそう決めたか」です。支援先の中小企業では、「もっと早く出せないのか」という定例の議論が何度も蒸し返されていました。「早いとメールに埋もれるから前日にしている」という答えは一度出ていましたが、担当者2人のやり取りの中で閉じており、記録に残っていませんでした。

議事録に決定事項だけでなく決めた理由を残すと、同じ議論が繰り返されたときに、前回の理由を確認してから話せます。

議事録を自動配信にする場合の考え方

会議別に作り分けず、1つの仕組みにまとめると運用が軽くなります。会議が終わったら議事録がチャットへ自動で届く形にしても、要約の型と確認の工程は変えません。要点、決定事項、次の行動を同じ型でまとめる1つの仕組みにすると、会議が増えても直す箇所が増えません。

会議の種類ごとに仕組みを分けると、直す箇所が増えて続きません。型を4見出しに固定しておけば、会議が変わっても同じ仕組みで回せます。

社外の会議では議事録をその場で確認する

社外の相手とは、会議の場で要約を見せて一緒に確認します。設計の打合せで「言った、言わない」が何度も起きていた支援先では、記録をその場でAIに要約させ、お客さんと一緒に確認する運用に変えました。後から食い違いが見つかるより、その場で直す方が手戻りが小さくなります。

議事録の作成のよくある質問

議事録の作成は、AIで本当に自動になりますか？

文字起こしと要約までは自動にできます。ただし金額・日付・人名はAIが誤ることがあるため、共有前に人が確認する工程は残すのが安全です。

無料のツールだけで議事録は作れますか？

録画ツールの標準機能や無料の文字起こしでも作れます。ただし文字数や時間の上限、録音データの保存先が会社の方針に合うかは、使う前に各サービスの規約で確認してください。

顧客の個人情報が出る会議の議事録もAIに任せてよいですか？

社内ルールで入力してよい範囲を決めたうえで使います。顧客名や金額を伏せて要約させ、確認の段階で人が戻す方法もあります。

議事録の指示文はどれくらいの長さが適切ですか？

見出しを4つ決めて、各見出しの書き方を1行ずつ指定する程度で足ります。長くするより、書いてほしくないことを1つ足す方が効きます。