kintone 案件管理アプリ｜Excel台帳から移す設計と向かない場合

「案件の管理をExcelでやっているが、そろそろ限界なのでkintoneに移したい」。 この相談はよく受けます。そしてほとんどの場合、詰まる場所は kintoneの操作ではありません。アプリを作り始めて数日で、 「この1行は何を1件として数えていたんだろう」という問いにぶつかります。

この記事では、台帳をアプリに移す前に決めておくべきことを整理したうえで、 kintoneの構造では素直に解けない部分と、案件管理アプリが向く会社・向かない会社の線を引きます。 Excelが劣っているという話ではありません。構造が違うので、そのまま移すと壊れるという話です。

「1レコード＝何か」を決めないアプリは必ず崩れる

案件管理アプリを作るとき、最初に決めるのはフィールドではなく1レコードが何を表すかです。ここが決まっていないと、 そのあとに作るビュー・グラフ・集計のすべてが意味を持ちません。

候補はふつう3つあります。どれも「案件」と呼ばれているので、 会議では区別されないまま話が進みます。

この3つは件数が一致しません。たとえば、複数の引き合いから 案件が1つ生まれ、その1案件から請求が何本も出る、という入れ子の関係になります。だから 「今月の案件は何件？」という単純な質問への答えが、どの単位を採ったかで変わります。 1つのアプリで3つを兼ねようとすると、レコードによって1件の意味が違う状態になり、 件数を数えるだけの集計も合わなくなります。

Excel台帳は「1行の意味が変わっても動く」

ここがExcelから移すときに最初に詰まる点です。Excelの案件台帳は、 1行の意味が途中で変わっていても動き続けます。上の200行は引き合いを1行にしていて、 途中から案件を1行にしていて、下のほうには請求の分割が別行で入っている。 それでも表としては壊れないので、誰も気づきません。 人が目で見て「これはあの案件の2回目の請求だ」と補完しているからです。

アプリにすると、この補完が効かなくなります。ビューの絞り込みも、 ステータスごとの集計も、1レコードの意味が全部同じであることを前提にしているからです。台帳が動いていたのは、意味のゆらぎを人が吸収していたからで、 アプリはそれをやってくれません。つまり移行作業の実体は、 データを写すことではなく、これまで人が吸収していたゆらぎを言葉にすることです。

実務的な進め方としては、既存の台帳を上から見ていき、 「この行は引き合い／案件／請求のどれか」を分類してみるのが早いです。 分類できない行が出てきたら、そこがゆらぎの発生地点です。 台帳の列を眺める前に、行の意味から入ります。台帳そのものの棚卸しの手順は「業務の棚卸しのやり方」で扱っています。

kintoneはリレーショナルデータベースのテーブルではない

システムに慣れている人が案件管理アプリを設計すると、 顧客マスタ・案件・活動履歴・請求をきれいに分けて、 キーでつなぐ形にしたくなります。データの持ち方としては正しい発想です。 ただ、kintoneでそれをやると現場が使えなくなることがあります。

サイボウズの開発者向け情報（cybozu developer network）の 「kintoneにおけるデータ設計の基本」では、 「kintone の1つのアプリがリレーショナルデータベースの1つのテーブルに相当するように思えますが、別物として考えることが重要です」 と明記されています。提供元自身が「別物」と言っているので、 RDBの設計をそのまま持ち込む前提はいったん外す必要があります。

何が起きるかというと、入力の手数です。1件の案件を登録するために 4つのアプリを行き来する設計にすると、営業は入力しません。 そして入力されないアプリは、集計の材料が揃わないので、 Excelの台帳より情報が少ない箱になります。正規化の正しさと、入力される確率は、しばしば逆を向きます。 当社が支援の現場で見てきた傾向であり、統計ではありませんが、 アプリの数が増えるほど「結局Excelで管理している」に戻る確率は上がります。

ルックアップと関連レコード一覧の使い分けが分かれ目

アプリをまたいでデータを参照する手段は主に2つあり、更新が反映されるかどうかが逆になっています。 同じ解説では、ルックアップは参照元のデータが変わっても参照先のデータが自動では更新されず、 取得ボタンを押し直すかAPIで更新する必要があると説明されています。 一方で、関連レコード一覧は参照元の変更が自動的に反映されます。 また、ルックアップでコピーしたフィールドは編集できません。

顧客名や単価をルックアップで持たせておいて、あとで 「マスタを直したのに過去の案件が更新されない」と相談になることがあります。 これは不具合ではなく仕様です。逆に、値引き後の単価を関連レコードで見せていると、 マスタが変わった瞬間に当時の条件が追えなくなります。 どちらが困るかは会社によって違うので、「証跡が欲しいのか、最新が欲しいのか」を項目ごとに決めるのが設計です。 この判断はアプリを作る前に、紙の上で終わります。

Excelの列をそのまま持ち込むと重くなる

移行でよくあるのが、既存の台帳の列をすべてフィールドにしてしまうやり方です。 「あとで使うかもしれない」と全部残すと、フィールド数が膨らみます。

kintone SIGNPOSTの「性能上の考慮点と改善策」には、 「1アプリの最大フィールド数は500ですが、100を超えるとレコード一覧/詳細画面の表示などに遅延が生じる可能性があります。」 と記載されています。上限の500まではまだ遠いように見えても、体感が落ち始める目安は100だと提供元が書いているわけです。 Excelの台帳は使っていない列が並んでいても重くならないので、 列が増えていることに気づかないまま移行に入りがちです。

レコード件数についても目安が示されています。同ページでは 「利用者の快適さを考慮すると、レコード数は多くても100万レコードが目安となります。」 とされ、あわせて 「絞り込みやアクセス権の設定を行っていない1つのアプリに、100万件を登録した状態で快適に使用できることを確認しています。」 と記載されています。案件管理でこの件数に届く中小企業はそう多くないので、 実務で先に当たるのはフィールド数のほうです。

列を絞る基準は「集計に使うか」

残す列を選ぶ基準は、重要そうかどうかではなく集計・検索・絞り込みに使うかです。 使わない情報は、フィールドとして持つ代わりに、 メモ欄や添付ファイル、別アプリに寄せる判断ができます。 直近1年の台帳で一度も埋まっていない列は、たいてい移行しなくても運用が回ります。

Excel側で起きていた限界の整理は「原価管理をエクセルでやる限界」でも触れています。列が増える理由と、増えたあとに何が起きるかは、 案件台帳でも原価表でも同じ形をしています。

向く場合と、向かない場合

kintoneで案件管理を組むのが素直な会社と、無理をすることになる会社があります。 否定したいのではなく、先に分かっていれば選び方が変わるという話です。

案件をまたいだ再計算が必要なとき

向かない側で最も判断が難しいのが、集計の形です。 1レコードの中で完結する計算（数量×単価、粗利など）は素直に載ります。 一方で、他のレコードを参照して合計や配分をやり直す集計—— 共通費を案件ごとに按分する、前月の残を持ち越して再計算する、 同じ取引先の複数案件を一本化して見る——は、 1レコード内で完結する計算とは別の作りが必要になります。

この種の集計を前提にするなら、集計用のアプリを分ける、 外部サービス連携で処理する、といった判断が入ります。 なお、API・プラグイン・JavaScriptカスタマイズによる外部サービス連携はライトコースでは使えず、スタンダード以上が必要と サイボウズが公表しています（2026年8月時点の掲載）。 「まずライトで始めて、足りなければカスタマイズ」という順番を想定していると、 コースの選び方から変わります。自社の集計が本当に載るかどうかは、 30日間の無料お試しの期間に、実際のデータで試しておくのが確実です。

人数が少ない会社は「最低契約ユーザー数」の床を踏む

サイボウズが公表している料金（2026年8月時点の掲載）では、 ライトコースが1ユーザーあたり月額1,000円、スタンダードコースが1,800円（いずれも税抜）で、最低契約ユーザー数は10ユーザーです。 つまり社員が5人でも、ライトなら月10,000円、スタンダードなら月18,000円（税抜）が下限になります。 大規模向けのワイドコースは1ユーザーあたり月額3,000円（税抜）で、 最低契約ユーザー数は1,000ユーザーです。

アプリ数はライトで200個、スタンダードで1,000個と公表されているので、 アプリを増やす余地は十分にあります。ここで論点になるのは、「アプリが1つ欲しいだけ」の会社もこの床を踏むということです。 案件管理だけのために契約するのか、それとも見積・請求・日報なども含めて 社内の器として使うのか。人数が少ない会社では、この判断が先に来ます。 他ツールと並べて考えるときの観点は「不動産会社にSalesforce・HubSpotは合うのか」でも整理しています。

アプリを作る前に決める4つ

ここまでの内容は、全部アプリを作る前に紙の上で決まります。 逆に言えば、決まっていないまま作り始めると、 設定画面で決めていなかったことを順番に聞かれて止まります。

この4つが決まっていないなら、まだ道具を選ぶ段ではありません。 kintoneが良いか悪いかではなく、何を1件と数えて、何を見たいのかが 決まっていないだけです。そこが書けていれば、kintoneでも、他のCRMでも、 Excelを整えるだけでも、選択の判断ができます。逆にそこが空欄のままだと、 どの道具を選んでも同じ場所で止まります。

当社は道具の導入を推し進める立場ではなく、 この「先に決める」部分の言語化を仕事にしています。 在庫や原価など案件の周辺の管理も同じ構造なので、「製造業の在庫管理」も参考になります。

※ 本記事の料金・仕様は、サイボウズが公表している情報を2026年8月12日時点で参照したものです。 料金や機能の提供条件は変更される可能性があるため、契約前に必ず提供元の最新の記載を確認してください。 「5人の会社でも月10,000円／月18,000円」は、公表されている1ユーザー月額と最低契約ユーザー数10から 当社が計算したものです（いずれも税抜）。1レコードの単位の分け方、向く／向かないの線引き、 アプリを作る前に決める4つは、当社が支援の現場で見てきた傾向を整理したものであり、 統計的に検証された区分ではありません。自社の要件がkintoneの標準機能で組めるかどうかは、 無料お試しの期間に実データで確認することをおすすめします。