受発注のデジタル化はどこから手を付けるか｜順番を間違えない

受発注デジタル化の結論

デジタル化の相談で多い失敗は、一番目立つところ（紙）から手を付けて、一番詰まっているところが残ることです。

最初に触るのは受け口ではなく、いま人が手を動かしている場所です。紙をなくしても、入力の手間が別の場所へ移るだけのことがあります。

着手順は、件数が多く、間違えたときの影響が大きく、自社だけで変えられるところから。この3つが重なる場所が最初の1つです。

取引先に様式変更を求める施策は最後に回します。相手の都合で止まり、そこで全体が止まります。

この記事は受発注のデジタル化の着手順を扱います。FAX受注そのものの進め方はFAX受注を効率化する3ステップで扱っています。

受発注のデジタル化の相談で多いのは、一番目立つところから手を付けて、一番詰まっているところが残るという形です。

目立つのは紙です。FAXの束、印刷した注文書、綴じたファイル。ここを消せば進んだ気がします。ただし紙が消えても、人の手は止まっていないことがあります。

手が動いている場所を先に見る

紙で受けて画面に入力していたものが、画像で受けて画面に入力する形になっただけ。これはよく起きます。受け口を変えても、その先の入力が残っていれば、手は同じだけ動きます。

だから最初に見るのは、受け口ではなく、いま誰が何を打ち込んでいるかです。

紙が消えても、入力が残れば手は動いたまま。見る場所は受け口ではなく、その先です。

3つが重なるところが最初の1つ。1つでも欠けると、効果が小さいか途中で止まります。

3つが重なるところを最初の1つにします。

1つでも欠けると、効果が小さいか、途中で止まります。

様式を揃えてもらう、専用の画面を使ってもらう。これらは効果が大きい一方で、相手の都合で止まります。そこで全体が止まると、自社だけで進められた改善まで進まなくなります。

1つ変えるたびに、手が減ったかを確かめてください。同時に変えると、うまくいかなかったときにどこが原因か分かりません。1つずつのほうが、結果として速く進みます。

着手順を一緒に決める

いまの受注から出荷までを伺って、件数・影響・自社で変えられるかの3つで並べ直します。

紙が減れば保管や検索は楽になりますが、それだけでは人の手は止まりません。紙で受けて画面に入力していたものが、画像で受けて画面に入力する形になっただけ、ということが起こります。手が動いている場所を先に見てください。

件数が多い、間違えたときの影響が大きい、自社だけで変えられる。この3つが重なる場所です。1つでも欠けると、効果が小さいか、途中で止まります。

有効ですが、最後に回してください。相手にとっては自社のためだけに手順が変わる話なので、断られることがあります。そこで全体が止まると、他の改善まで進まなくなります。

同時に変えると、うまくいかなかったときにどこが原因か分かりません。1つずつ変えて、変えるたびに手が減ったかを確かめるほうが、結果として速く進みます。