受発注管理をExcelで続けられる条件｜限界が来る4つのサイン

この記事は受発注管理をExcelで続けられるかの見極めを扱います。FAX受注そのものの進め方はFAX受注を効率化する3ステップで扱っています。

受発注をExcelで回している会社に「そろそろシステムに」と勧める話は、たいてい早すぎます。

件数が少なく、触るのが1人なら、Excelで問題ありません。問題は、限界が来ているのに気づかずに続けることです。

限界が来ている4つのサイン

4つのうち、一番危ないのは最後です。他の3つは不便ですが、最後の1つは、その人が辞めた瞬間に業務が止まります。

分かれ目は件数ではなく人数。1人で回っているうちは、無理に変えなくて構いません。

乗り換えを決めたとして、いまのExcelを散らかったまま移すと、散らかった状態がそのまま移ります。列の意味が重なっている、同じことを別の言い方で書いた列がある、誰も使っていない列が残っている。

移す前に、列ごとに「これは何を表すか」を一文で書いてください。書けない列は、消せる列です。

この矢印が減らないなら、移す意味は小さい。移す前に全部書き出します。

システムに移せば転記がなくなる、とは限りません。受注を受ける経路と、その先の在庫や請求へのつなぎ方まで設計しないと、転記の場所が変わるだけです。

移す前に、いまどこからどこへ手で写しているかを全部書き出してください。紙からExcelへ、Excelから別のExcelへ、Excelから会計ソフトへ。この矢印が減らないなら、移す意味は小さくなります。

いまのExcelを見ながら判断する

実際のファイルを拝見して、続けられる形に整えるか、移したほうが早いかを一緒に決めます。

件数で決まりません。1人で月に数百件を回している会社もあれば、月に数十件でも3人が同時に触ると破綻する会社もあります。見るのは同時に触る人数と、履歴が要るかどうかです。

同時に開ける問題は解決します。ただし「いつ誰がどの行を変えたか」を後から追う用途には向きません。変更履歴が要る業務かどうかで判断してください。

受注を受ける経路と、その先の在庫や請求のつなぎ方まで設計しないと、転記の場所が変わるだけになります。移す前に、いまどこからどこへ手で写しているかを全部書き出してください。

まず、そのファイルが何をしているかを外から観察して書き出します。中の数式を読み解くより、入力と出力の対応を記録するほうが早いことが多いです。作り直す判断もそこから決められます。