特注品の受注で確認が往復する理由｜聞く順番を決めておく

特注品の受注についての結論

特注品の受注で時間が溶けるのは、作る工程ではなく、受ける前の確認の往復であることが多いです。

往復が増えるのは担当の力量ではなく、最初に何を聞くかが決まっていないからです。決めれば、経験の浅い人でも同じ回数で収まります。

最初の1往復で揃えるのは、これが無いと見積れない項目だけです。あれば親切、は後回しにします。

往復の回数を記録してください。記録がないと、減ったかどうかが分かりません。

この記事は特注品・別注の受注で確認が往復する問題を扱います。FAX受注そのものの進め方はFAX受注を効率化する3ステップで扱っています。

特注品や別注の受注で時間が溶けるのは、作る工程ではありません。受ける前の確認の往復であることが多いです。

そして往復が減らない理由は、担当の力量ではなく、最初に何を聞くかが決まっていないことです。

最初の1往復で何を揃えるか

揃えるのは、これが無いと見積れない項目だけです。あれば親切、は後回しにします。

増やしすぎると相手が答えきれず、返事そのものが遅れます。最初は絞って、実際に発生した追加確認を見て足していくほうが確実です。

減らすのは項目数ではなく往復の回数。まず数えないと、減ったかどうかが分かりません。

全部を1つの型にしない。型が10を超えるなら、区分の切り方を疑います。

必要な情報が相手によって違うので決められない、という相談をよく受けます。全部を1つの型にする必要はありません。

取引先の区分ごとに型を作ってください。3つか4つの型があれば、たいていの案件は収まります。型が10を超えるようなら、区分の切り方のほうを疑います。

往復が少ない人は、確かにいます。ただし本人に「何を聞いていますか」と尋ねても、無意識にやっている部分は出てきません。

実際の案件で横から記録してください。聞いた順番と、相手の答えで次に何を聞いたか。ここに型が現れます。

案件ごとに、相手とやり取りした回数を数えるだけで足ります。細かい分類は要りません。平均が減っているかだけが分かればいいので、数え方を揃えることのほうが大事です。記録がないと、型を作っても効果が分かりません。

聞く順番を一緒に作る

過去の特注案件でどんな確認が発生したかを伺って、最初の1往復で聞く項目を決めます。

全部を1つの型にする必要はありません。取引先の区分ごとに型を作ってください。3つか4つの型があれば、たいていの案件は収まります。型が10を超えるようなら、区分の切り方を疑います。

ある程度までは減りますが、増やしすぎると相手が答えきれずに返事が遅れます。最初は「これが無いと見積れない」項目だけに絞り、実際に発生した追加確認を見て足していくほうが確実です。

その人が何を聞いているかを、実際の案件で横から記録してください。本人に「何を聞いていますか」と尋ねても、無意識にやっている部分は出てきません。

案件ごとに、相手とやり取りした回数を数えるだけで足ります。細かい分類は要りません。平均が減っているかだけが分かればいいので、数え方を揃えることのほうが大事です。