FAXをOCRで読む前に知っておくこと｜精度が落ちる条件と回避策

この記事はFAXをOCRで読むときの精度を扱います。FAX受注そのものの進め方はFAX受注を効率化する3ステップで扱っています。

「FAXをOCRで読めば、転記がなくなる」。相談ではよくこの形で始まります。

読めること自体は事実です。ただし精度は、ソフトの性能より、読ませる紙の状態で決まります。

精度が落ちる3つの条件

このうち2つは送信側の事情で、自社では変えられません。だから「精度を上げる」より「精度が低い前提で回る形にする」ほうが現実的です。

読ませる範囲を絞るほど、確認は速くなる。全部読ませると、全部を疑うことになります。

すべての項目を読ませると、どれが間違っているか分からなくなり、結局全部を見直すことになります。品番と数量だけを読ませて、残りは人が見る。これで見る場所が決まります。

何を絞るかは、間違えたときの影響で決めてください。数量の読み違いは出荷に直結しますが、備考欄は後から直せます。

自社側でできることもあります。受信を紙に出さずに画像のまま扱う、解像度を落とさない、届いた順に決まった場所へ貯める。紙に出してからスキャンし直すと、その分だけ情報が落ちます。

原本へ1クリックで戻れること。数分かかる形だと、疑わしくても誰も見に行きません。

読み違いはゼロにできません。目的は、起きたときに気づけることです。

元のFAX画像を1クリックで開けるようにしておいてください。これが一番効きます。読み取った値の隣に元画像へのリンクがあれば、疑わしい行だけをその場で確かめられます。

あわせて、前回実績と大きく違う数量に印を出すと、見るべき行が絞れます。

読ませる範囲を一緒に決める

実際のFAXを見ながら、機械に任せる項目と人が見る項目の線を引きます。

読める場合もありますが、書き手によって差が大きく、安定しません。手書きが混ざる取引先については、読ませる項目を数量だけに絞るか、最初から人が見る前提にしたほうが結果的に早く回ります。

紙の状態と項目によって大きく変わるので、一般的な数字で見積もらないでください。自社の実物を何十枚か読ませて、項目ごとに間違いの数を数えるのが唯一確かな方法です。

受けたFAXを画像として保存するだけなら足ります。項目を取り出して台帳へ渡すところまで必要なら、そこが備わっているかを確認してください。保存と読み取りは別の機能です。

元のFAX画像を1クリックで開けるようにしておくのが一番確実です。数字の桁が変わる項目には、前回実績と大きく違うときに印が出る仕組みを足すと、見るべき行が絞れます。