取引先にFAXをやめてもらえないとき｜自社側だけで減らす手順

この記事は取引先がFAXをやめてくれないときの進め方を扱います。FAX受注そのものの進め方はFAX受注を効率化する3ステップで扱っています。

「FAX受注をやめたいが、取引先が応じてくれない」。この相談で最初に確かめるのは、自社側にまだやれることが残っていないかです。

たいてい残っています。受けたあとの転記と確認です。

相手に頼まずに減らせるもの

FAXで受けること自体と、FAXの内容を人が打ち直すことは別の話です。後者は相手の同意が要りません。

ここまでは、取引先に一言も言わずに進みます。

断られても止まらない範囲から始める。相手の返事に改善を紐づけないための分け方です。

全社に一斉に頼むと、断られた社数だけ「進まなかった」という記録が残ります。件数の多い数社に絞って、相手にとっての利点から話してください。送信の手間が減る、控えが残る、送り間違いが減る。

利点が思いつかない相手には、そもそも頼まないという判断も要ります。

相手の社内でも手順が決まっているため、担当者の一存では変えられないことが多いです。頼む相手を探し続けるより、自社側で受けたあとの処理を減らすほうが確実です。

揃えるのは入口ではなく、その先。入口が何種類あっても処理は変わりません。

一部の取引先だけ別の方法になると複雑に見えますが、揃えるべきは入口ではなく、その先の台帳です。どの経路で来ても同じ形で台帳に入るなら、入口が何種類あっても処理は変わりません。

相手の返事に、自社の業務改善を紐づけないでください。「取引先が応じてくれたら始める」にすると、応じてもらえない限り何も変わりません。断られても回る形から手を付けます。

自社側でできる範囲を切り分ける

いまのFAX受注の流れを伺って、相手に頼まずに減らせる作業がどこに残っているかを見ます。

自社の都合ではなく、相手にとっての利点から書いてください。送信の手間が減る、控えが残る、送り間違いが減る。利点が思いつかない相手には、そもそも頼まないという判断も要ります。

相手の社内でも手順が決まっているので、担当者の一存では変えられないことが多いです。その場合は頼む相手を変えるより、自社側で受けたあとの処理を減らすほうが確実です。

受け口が増えること自体は複雑さですが、受けたあとの処理が同じ形に揃っていれば問題になりません。揃えるべきは入口ではなく、その先の台帳です。

相手がある話なので、自社だけでは決められません。ただ、FAXで受けることと、FAXの内容を人が打ち直すことは別です。後者は自社側だけで減らせます。