FAX受注の台帳に持たせる項目｜あとから困らない最小構成
項目を増やすほど、埋まらなくなる
FAX受注台帳の結論
FAX受注の台帳で後悔するのは、項目の少なさではなく、元のFAXに戻れないことです。
- 必ず持たせるのは3つです。元のFAXへ戻れる手がかり、いつ誰が確認したか、その受注がいまどの段階か。
- 項目を増やすほど埋まらなくなります。埋まらない項目は、あとで見たときに「空欄なのか、該当なしなのか」が分からなくなります。
- 台帳を分けないでください。FAX用と電話用で別の表を作ると、全体の件数が誰にも分からなくなります。
この記事はFAX受注の台帳に何を持たせるかを扱います。FAX受注そのものの進め方はFAX受注を効率化する3ステップで扱っています。
FAX受注の台帳を作るとき、最初に相談されるのは「どの項目を持たせるか」です。
答えは、思っているより少なくて構いません。項目を増やすほど、埋まらなくなります。
必ず持たせる3つ
- 元のFAXへ戻れる手がかり：その行から、受け取った実物の画像を開けること
- いつ誰が確認したか：間違いが見つかったとき、どこまで遡ればいいかを決められます
- いまどの段階か：受けただけか、確認済みか、出荷へ渡したか
この3つが無いと、何か起きたときに全件を見直すことになります。
増やす前に、埋まるかを考える
項目が多いと入力が追いつかず、空欄が増えます。空欄が増えると、あとから見たときに「入れ忘れ」なのか「該当なし」なのかが分かりません。その列は、やがて誰も見なくなります。
増やしてよいのは、入れないと業務が止まる項目だけです。あれば便利、は後回しにしてください。
台帳を分けない
FAX用と電話用で別の表を作ると、全体で何件受けたかが誰にも分からなくなります。経路は1つの列として持ち、台帳そのものは1つにしてください。集計のときに経路で絞れば足ります。
戻れる形をどう作るか
難しい仕組みは要りません。ファイル名に受注番号を入れて決まった場所に貯めるだけでも成立します。
条件は、探すのに時間がかからないことです。数分かかる形だと、疑わしい行があっても誰も見に行きません。見に行かないなら、原本を残している意味が薄くなります。
FAX受注の台帳についてよくある質問
項目は多いほうが後で困らないのでは？
逆のことが起きます。項目が多いと入力が追いつかず、空欄が増えます。空欄が増えると、あとから見たときに「入れ忘れ」なのか「該当なし」なのかが分からなくなり、結局その列は使われなくなります。
FAXと電話で台帳を分けたほうが整理しやすくないですか？
分けると、全体で何件受けたかが誰にも分からなくなります。経路は1つの列として持ち、台帳そのものは1つにしてください。集計のときに経路で絞れば足ります。
元のFAXへ戻れる形とは、具体的にどうすればいいですか？
台帳の行から、その受注のFAX画像を開けるようにしておくことです。ファイル名に受注番号を入れて決まった場所に貯めるだけでも成立します。探すのに数分かかる形だと、結局誰も見に行きません。
確認した人と時刻は、本当に要りますか？
間違いが見つかったときに、どこまで遡ればいいかを決めるために要ります。記録がないと、同じ時期の全件を見直すことになります。
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泉 款太（いずみ かんた）
株式会社SalesDock 代表取締役
慶應義塾大学法学部卒。スタートアップ、ラクスル、リクルート（SUUMO）を経て2025年に独立。 中小企業の経営・営業・業務・データをつなぐ事業基盤の設計と実装を支援。 不動産・製造業・クリニックを中心に、累計40社以上の支援に携わる。
運営は株式会社SalesDock（大阪市中央区本町）。中小企業向けに、AI内製化（初期構築15万円＋月額10万円・90日）と、 そのあとのAI顧問（月額5万円・6ヶ月契約から）を提供しています。価格は税別です。 大阪・関西を中心に、オンラインで全国からのご相談に対応しています。
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