受発注システムの選び方｜製品を比べる前に受注経路を数える

この記事は受発注システムの選び方を扱います。FAX受注そのものの進め方はFAX受注を効率化する3ステップで扱っています。

受発注システムの相談で最初に伺うのは、製品名ではありません。「いま、注文はどこから来ていますか」です。

ここを数えずに製品を比べると、導入後に同じ話になります。入れたのに、結局FAXの束が残っている。

まず受注経路を数える

多くの会社で、注文は1つの経路からは来ていません。FAX、電話、メールの添付、取引先のポータル、営業が現場で受けたメモ。これらが混ざったまま同じ台帳に入っています。

製品を比べる前に、この図を自社の実物で描く。経路ごとに件数を入れます。

経路ごとに1か月の件数を数えてください。感覚で「FAXが多い」と言っていた会社で、数えたらメール添付のほうが多かったことがあります。

取引先に専用画面を使ってもらう形は、うまくいけば一番きれいです。ただし相手にとっては、自社のためだけに手順が増える話です。取引数の多い相手なら成立することもありますが、全社に広げる前提では考えないほうが安全です。

断られても業務が回る設計にしておいてください。

変える前と後で同じものを測る。測る対象を決めずに始めると、効果の話ができません。

件数の多い経路を1つ選び、そこだけを対象にします。複数を同時に変えると、うまくいかなかったときにどこが原因か分かりません。

選んだ経路で、転記にかかっている時間を先に測ってください。導入後に「楽になった気がする」で終わらせないためです。測るのは、始まる前にしかできません。

受注経路の棚卸しを一緒にやる

いま何経路で注文を受けていて、どこで手が止まっているかを伺い、比べるべき観点を先に決めます。

取引先の都合があるので自社だけでは決められません。現実的なのは、FAXで受けること自体は残したまま、受けたあとの転記と確認をなくす形です。相手に操作を求めない範囲から始めると止まりにくくなります。

受注を記録する機能は重なりますが、受け口が違います。販売管理は社内で入力する前提の作りが多く、外から来る注文をそのまま受ける形にはなっていないことがあります。いま誰が何を手で入れているかを見ると、どちらの問題か切り分けられます。

一番件数の多い経路を1つ選び、その経路だけを対象にします。複数を同時に変えると、うまくいかなかったときにどこが原因か分かりません。

取引数の多い相手なら成立することがありますが、全社に広げる前提では考えないほうが安全です。相手にとっては自社のためだけに手順が増える話なので、断られても業務が回る設計にしておきます。