社内で何個のAIツールが動いているか、答えられますか—内製ツールの棚卸し手順

「社内で動いているツールは何個ありますか」。この質問に即答できる会社は少ない。AIで作れるようになったことで、業務ツールは申請も稟議もなく増えていく。1つ目は本人が覚えている。3つ目くらいまでは把握できる。5つを超えたあたりから、誰も全体を知らない状態になる。この記事では、その状態をどう解消するかを整理する。

把握していないツールは、止められない

棚卸しの目的は管理のための管理ではない。把握していないものは、何かあったときに手が出せないという一点に尽きる。

• 情報漏洩の疑いが出たとき、どのツールに何が入っているか分からないと調査ができない
• 退職者が出たとき、どのツールの権限を外せばいいか分からない
• 外部サービスの障害が起きたとき、影響範囲が特定できない
• 使っていないツールが、課金され続けデータを持ち続けている

どれも「知らなかった」では済まない場面で、しかもその場で調べ始めることになる。棚卸しは、その時間を先に払っておく作業だ。

完璧なリストを目指すと着手できない

棚卸しが進まない最大の理由は、最初から網羅的にやろうとすることにある。どこまでをツールと呼ぶのか、スプレッドシートのマクロは含むのか、と考え始めると止まる。

現実的なのは、「今月、業務で使ったもの」を各部署に書き出してもらうところから始めること。定義は曖昧でいい。出てきたものを見てから、必要なら基準を決める。

台帳は5列で足りる

これ以上増やすと、埋める側の負担で止まる。4列目の「扱う情報」だけは必ず埋めてもらう。ここで顧客情報ありと書かれたツールから優先して確認していけばいい。

出てきたものを3つに仕分ける

台帳が埋まったら、1行ずつ次のどれかに振る。

1. 使っている・重要（顧客情報あり、または止まると業務が止まる）→ チェックリスト12項目で確認する
2. 使っている・軽微（個人の作業効率化、情報も軽い）→ 台帳に載せておくだけでよい
3. 使っていない → 止める。ただし止め方に注意（下記）

使っていないツールの止め方

「使っていないので放置」が一番危ない。動き続けているツールは、認証情報を持ち、データを保持し、課金が発生している。止めるときは3点セットで行う。

• 停止する。まず動作を止める
• データの扱いを決める。移す・保管する・削除する。顧客情報が入っているなら削除の記録も残す
• アカウントと認証情報を整理する。外部サービスの契約を解約し、APIキーを失効させる。キーが残っていると、ツールを止めても使える状態が残る

以降は「作ったら1行」でいい

一度棚卸しをしたら、次からは新しく作ったときに台帳へ1行足すだけにする。この運用が回れば、次の棚卸しはほぼ確認作業で終わる。

大事なのは申請制にしないこと。承認を必要にすると、作る速度が落ちるうえに申請せずに作る人が出る。記録だけを求めるほうが、結果的に把握できる範囲が広くなる。

まとめ

内製ツールが増えること自体は前進で、止める必要はない。ただし把握していないものは守れないし、止められない。完璧なリストを目指さず、5列の表を配って1週間で全体像を出す。あとは作ったら1行足す。この運用に乗せてしまえば、棚卸しは負担ではなくなる。