手書きのFAXはOCRで読み取れますか？

印字された書類より条件が厳しくなります。読み取れる場合でも、人が確認する工程を前提に設計してください。数量・金額・面積・期日のように誤りが後工程に響く項目は、読み取り結果をそのまま台帳や契約書類へ流さず、元の紙と並べて照合する場所を必ず残します。

登記事項証明書は自動で読み取れますか？

書式が固定されているため、所在・地番・地積・構造・築年といった項目は構造化しやすい書類です。ただし登記には抹消された記載が下線付きで残るため、下線を判定せずに数字を拾うと、抹消済みの過去の地積を現在の地積として取り込んでしまいます。当社で査定書の作成支援ツールを作ったときに実際にこの取り違えが起き、下線を抹消として扱う判定を入れて解消しました。

OCRの読み取り精度は何パーセントくらいですか？

一律の数字は出せません。読み取り精度は書類の種類、スキャン解像度、FAX受信時の圧縮、手書きの有無、訂正や重ね押印の有無で変わります。判断材料になるのは自社の紙で試した結果だけなので、きれいな1枚と一番読みにくい1枚を選んで同じ手順で試し、確認にかかった時間と直した箇所の数で比べてください。

不動産 ocrで読めるのは印字された定型書類｜手書きFAXと図面の線引き

管理会社、司法書士、銀行、売主業者とのやり取りがFAXとExcelと電話で回っていて、届いた紙を誰かが打ち直している。この状態を何とかしたいときに最初に浮かぶのがOCRだ。ただ、検討を始めると「自社の紙は本当に読めるのか」で止まる。

先に結論から書く。不動産会社に溜まる紙とFAXは、OCRで読めるものと読めないものがはっきり分かれる。分け方は書類の名前ではなく、次の3条件で決まる。

読めるかどうかを決める3条件

1. 印字か手書きか: 印字は文字の形が安定している。手書きは書き手ごとに変わり、枠からのはみ出しや訂正も混ざる
2. 書式が固定か会社ごとに違うか: 「どこに何が書かれているか」が決まっていれば、読み取った文字を項目に割り当てられる。書式がばらつくと、文字は読めても意味づけができない
3. 中身が文字か図形か: 文字は取り出せる。線・範囲・形状は文字にならない

3つとも満たす書類は、読み取って業務に載せられる。1つ欠けるごとに、人が確認する工程が増える。2つ以上欠ける書類は、読み取りを頑張るより「人が見る前提で、探しやすく保管する」ほうが早い。

不動産の書類を種類別に分けるとこうなる

書類	3条件の状態	扱い方
登記事項証明書	印字・書式固定・文字。3条件を満たす	項目の自動取り出しに向く。ただし抹消の扱いに注意（後述）
業界団体の会員様式で作られた重要事項説明書	印字・書式固定・文字。ただしチェック欄と手書き追記が混ざる	印字部分は項目対応表を作れる。チェックの塗り・訂正は対象から外す
各社の販売図面・マイソク（FAX受信分を含む）	印字だが書式が会社ごとに違う。図面部分は図形	物件名・価格・面積などの文字は取れるが、項目の対応付けに人の確認が残る
家賃送金明細・精算書	印字・文字だが、書式は送り主ごとに違う	送り主を絞れば固定扱いにできる。送り主ごとに対応表を作る
入居申込書・現地調査メモ・預り証	手書きが前提	読み取りより、入力そのものをスマホやフォームに移すほうが確実
公図・地積測量図・間取り図	中身が図形	添付として保管し、人が見る。地番や寸法の数字だけを補助的に拾う

この表の一番下2行を最初の対象にしないことが、失敗を避ける一番大きな分岐点になる。手書きと図面は「読めない」のではなく、読めたとしても人が確認しないと業務に使えない。確認が必ず入るなら、そこは自動化の効果が最も小さい。

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「文字は読めた」と「正しい値が取れた」は別物

3条件を満たす書類でも、読み取りの成否だけを見ていると事故が起きる。当社で不動産会社向けに査定書と重要事項説明書の作成支援ツールを作ったときに、登記事項証明書で実際に踏んだ例がある。

登記は、書き換えではなく追記で更新されていく。過去の記載は消えずに残り、効力を失ったことは下線で示される。つまり紙面には、現在の地積と、抹消済みの過去の地積が同時に載っている。文字を素直に拾うだけの実装では、抹消された側の数字を現在の値として取り込んでしまう。実際にこれが起きたため、下線を抹消と判定して除外する処理を入れて解消した。

同じ書類で、ほかにも次のような詰まりがあった。いずれも「読み取り精度」の話ではなく、書類の書き方に由来する。

全角の数字と記号: 数値として素直に解釈できない表記が混ざる
建物の「種類」: 記載のゆれが大きく、安定して取り出せなかった
共有持分: 持分の書き方が一様でなく、分解に失敗することがあった

安定しない項目は、自動で埋めるのをやめて「要確認」の印を付けて人へ回す設計にした。全項目を自動にしないと決めたほうが、結果として使える道具になる。読み取りを検討するときは、項目ごとに「自動でよい」「必ず人が見る」を分けておくことをおすすめする。

そもそも紙を読まなくていい項目がある

OCRの検討で見落としがちなのが、紙を読む以外の入手経路だ。役所調査で集めている情報の一部は、住所から直接取得できる。当社では重要事項説明書の前段にあたる役所調査を自動化する試作を作り、国土交通省の不動産情報ライブラリのAPIから、用途地域・建蔽率・容積率・防火地域の区分を住所（緯度経度）を起点に取得するところまで実装して動作を確認した。

一方で、この経路にも限界がある。高度地区については国が公開しているGISデータで「指定があるかどうか」までは判定できたが、種別や最高高さはそのデータに含まれておらず、役所への確認が残った。取れるものと取れないものを先に切り分け、取れないものは調査項目として残す形にしている。

注意点

自治体が提供する都市計画情報の地図サービスは、営利目的の利用や再配布を規約で禁じている場合がある。業務で使うデータの取得元は、利用規約を確認してから決める。当社では、商用利用が認められている国のオープンデータとAPIに絞って組んでいる。

紙を読み取る仕組みを作る前に、「その項目は紙以外から取れないか」を一度確認する。取れるものを紙から読ませていると、精度の話に延々と付き合うことになる。関連して、国交省のAPIで何が取れるかは不動産情報ライブラリAPIの記事で整理している。

読み取った後の「出口」を先に決める

読み取りが通っても、そのデータが最終的にどこへ入るかを決めていないと業務は変わらない。不動産の書類は、Excelやワープロの記入様式に戻す前提のものが多い。ここで一度失敗しているので共有したい。

罫線で組まれた記入様式は、原本を見本として渡して「この様式で作って」と指示しても再現できない。表・固定された行の高さ・テキストボックスの組み合わせでできているため、見た目を真似た別物が出てくる。何度指示しても同じだった。解決策は、原本ファイルをそのまま開いて指定のセルに値を差し込み、別名で保存するだけにさせることだった。様式そのものに触らないので、出力は原本と完全に一致する。

このやり方でも、収まりの問題は残る。行の高さが固定されたセルで改行すると文字の下半分が切れる。狭い列に長い文字列を入れると折り返す。だから最後は必ず、生成したファイルをPDFや画像にして目で見る。セルの値を突き合わせるだけの確認では、枠からのはみ出しは見つからない。

様式を2箇所で持たない

画面のプレビューで紙面の見た目を再現し、出力側は原本に差し込む、という二本立てにすると、片方を直しても片方が古いまま残る。プレビューは「項目名と値の一覧」に留め、見た目の確認は生成物そのものを開いて行う。

読み取り精度の数字で選ばない

この記事では、OCRの読み取り精度を数値で示していない。書類の種類、スキャンの解像度、FAX受信時の圧縮、手書きの有無、訂正や重ね押印の有無で結果が変わるため、他社の条件で出た数字は自社の紙の判断材料にならない。提供元が公表している数値も、測定した条件とセットで読む必要がある。

代わりに見るのは、自社の紙で試したときの「確認にかかった時間」と「直した箇所」だ。読み取り率が上がっても、確認と差し戻しが残るなら業務時間は減らない。

自社の紙で確かめる5ステップ

1か月分の紙とFAXを種類別に分け、種類ごとの件数と1件あたりの処理時間を数える
種類ごとに「印字／手書き」「書式固定／会社ごとに違う」「文字／図形」の3列に印を付ける
3条件を満たし、かつ件数が多い種類だけを最初の対象にする。件数の少ない書類は後回しにする
その種類の中から、きれいな1枚と一番読みにくい1枚を選んで読み取らせ、直した箇所と確認時間を記録する
読み取り結果の出口（どの台帳・どの様式のどこに入るか）を決めてから、対象の種類を広げる

ステップ1で件数を数えると、そもそも自動化の効果が小さい書類に時間を使いかけていたことに気づくことが多い。月に数件しか来ない書類は、読み取りの仕組みを作るより、探しやすく保管するだけで足りる。

製造業のFAX受注の話とは分けて考える

FAXとOCRの話は製造業の受注業務でよく語られるが、不動産とは前提が違う。製造業のFAX受注は、取引先が繰り返し同じ注文書を送ってくるので、送り主ごとの書式を固定として扱える。品番・数量・納期という取り出す項目も決まっている。だから受注管理への連携まで設計しやすい。

不動産で届くのは、注文書ではなく物件情報・申込書・明細・図面だ。送り主は毎回変わり、書式も揃わない。項目も「物件を特定するための情報」なので、1つ間違えると後工程の調査や契約書類に波及する。同じOCRという言葉でも、設計の出発点が違う。

製造業の受注: 送り主が固定 → 書式ごとの対応表を作り込み、自動連携を広げる方向
不動産の物件情報: 送り主が変動 → 全部を読ませず、3条件を満たす書類と項目に絞る方向

製造業側の設計の考え方はFAX受注を効率化する3ステップの記事にまとめている。受信・確認・登録を分けるという段取り自体は不動産でも共通なので、そちらも合わせて読むと組み立てやすい。

線を引いてから道具を選ぶ

「どこまで読めるか」への答えは、印字・書式固定・文字の3条件が揃った書類までだ。それ以外は読み取りの対象から外し、人が確認する場所として設計に残す。加えて、紙以外から取れる項目は紙から読まない。

この線を引かずにツール選定から始めると、精度の比較に時間を使ったうえで、結局どの書類にも使えないという結論になりやすい。まず自社の紙を種類別に数えて分けるところから始めてほしい。