不動産の顧客管理はエクセルでどこまで回る？物件管理・追客リストの作り方と限界のサイン

「物件管理のExcel、最近やたら重くなってきた」「誰が最新版を持っているかわからない」「VLOOKUPが壊れて数字がおかしい」——Excelで顧客や物件を管理している不動産会社なら、こういった経験が一度はあるはずです。

Excel自体が悪いわけではありません。少人数の段階では十分に機能します。問題は、表の作り方を決めないまま使い続けることと、事業が大きくなっても限界のサインに気づかないことです。この記事では、エクセルで続けるための表の作り方と、移すべきタイミングの見分け方を順に整理します。

不動産会社がエクセルで管理しているもの

典型的な不動産会社のExcel管理を整理すると、以下のようなファイルが存在します。

不動産会社のエクセル管理で毎日のように書き換わるのは、顧客リスト・物件台帳・追客リストの3つです。この3つは、1つの表にまとめず別々のシートで作ります。

エクセルで顧客管理・物件管理・追客リストを作る方法

エクセル管理が崩れる一番の原因は、顧客リストの備考欄に「3/5 電話 不在」「〇〇マンションも紹介」と、やり取りと物件を書き足していくことです。1行に情報が積み重なると、並べ替えも集計もできなくなります。最初に、表を役割ごとに3つへ分けます。なお、現場から上がる報告を備考欄に書き足してもらっている場合は、入口をフォームに変えて1件1行で集める方法をGoogleフォームとスプレッドシートで現場の報告を集計する設計で解説しています。

顧客管理表の列

顧客シートは「1人1行」にします。反響ごとに行を増やすと、同じ顧客が何行にも分かれて、追客の抜けや二重連絡の原因になります。

ステータスや反響元のように選択肢が決まっている列は、Excelの「データの入力規則」でドロップダウンにしておきます。自由入力にすると「追客中」「追客」「フォロー中」が混ざり、集計のたびに手で直すことになります。セルの色で状態を表すのも避けてください。色は並べ替えや集計に使いにくく、人によって意味がずれていきます。

物件管理表の列

物件シートも「1物件1行」です。所在地は都道府県・市区町村・町名など検索に使う単位で列を分け、種別とステータスは選択式に固定します。年度別・エリア別にシートを分けず、1枚の表を列で絞り込みます。

顧客シートや追客履歴から物件名を出したいときは、物件IDを入れておき、XLOOKUP関数（非対応のバージョンではVLOOKUP関数）で物件シートから引きます。物件名を手で打つと表記ゆれが起き、同じ物件が別物として集計されてしまいます。

追客リストは「履歴シート」として分ける

追客リストは、電話・メール・LINE・内見などの連絡を1回につき1行ずつ追加していく履歴シートにします。列は日付・顧客ID・物件ID・手段・内容・次回の予定日です。顧客シートの「次回連絡日」は、最後に連絡したときに決めた予定日で上書きします。

毎朝の追客リストは、顧客シートを「次回連絡日が今日以前」かつ「ステータスが成約・見送り以外」でフィルターして出します。新規・追客中・内見予定・申込の顧客も、連絡予定日が来ていれば一覧に残ります。担当者の列でさらに絞れば、各自のその日の連絡先一覧になります。追客の進め方そのものは「不動産営業の効率化」で詳しく整理しています。

エクセル管理が限界に来た5つのサイン

表を整えても、会社の人数や扱う件数が増えると、エクセルでは手間が減らない場面が出てきます。次のうち2つ以上が当てはまったら、保存場所か道具を見直す時期です。

1. 「最新版がどれかわからない」

「物件台帳_最新.xlsx」「物件台帳_最新_修正.xlsx」「物件台帳_最新_修正2_田中確認済.xlsx」——ファイル名の末尾が増殖していく光景に心当たりはないでしょうか。社内の共有フォルダやパソコン本体に置いたブックを、コピーやメール添付で回していると起きます。

なお、Microsoft 365のサブスクリプションがあり、ブックをOneDriveやSharePointに保存していれば、Excelでも複数人の同時編集（共同編集）ができます。ファイル名に「最新」「修正2」が増えていく状態なら、ブックをOneDriveやSharePointに移して共同編集に切り替えるだけで解消することがあります。

2. 集計できる人が社内に1人しかいない

「今月の反響からの成約率は？」「反響元別の成約件数は？」「担当者ごとの追客件数は？」——こうした集計をピボットテーブルや複雑な関数で出せる人が1人だけだと、その人が休んだ月は数字が出ません。手作業で集計すると時間がかかり、結果として数字を見ずに判断することになります。月末の集計が負担になっている場合は、「Excel1枚の整理で月末集計を短くした事例」も参考にしてください。

3. 表どうしの数字が合わない

物件台帳と顧客リストと売上管理が別ファイルだと、「物件Aの成約情報が物件台帳には反映されているが、売上管理シートには未反映」といった不整合が起きやすくなります。同じ内容を2か所に入力するほど、入力漏れや打ち間違いも増えます。「同じ顧客が2つの行に存在している」状態もこの一種です。

4. 次回連絡日を過ぎた顧客に誰も気づかない

エクセルは、開いて見た人にしか情報を知らせません。次回連絡日の列があっても、毎朝フィルターをかける習慣が続かなければ、連絡予定を過ぎた顧客がそのまま残ります。追客の抜けが目立ってきたら、期日に担当者へ通知が届く仕組みを検討する段階です。

5. ファイルが重く、開く・保存するたびに待たされる

Excelのワークシートは1,048,576行まで扱えるため、件数そのものが上限に届くことはまずありません。重くなるのは、画像の貼り付け、シートをまたぐ大量の数式、年度ごとに増えたシートなどが積み重なったときです。表を分けて不要な数式を減らしても改善しないなら、エクセル以外の置き場所を考える合図です。

段階的なExcel脱却の3ステップ

いきなりシステムを入れると、現場の入力が止まったり、エクセルとシステムの二重管理になったりしがちです。出ているサインに合わせて、次の3段階で移すのが現実的です。

エクセルから移すときのチェックリスト

よくある質問

まとめ：Excelを手放すのではなく「役割を変える」

不動産の顧客管理・物件管理・追客リストは、顧客・物件・追客履歴の3つに表を分け、IDでつなぎ、選択肢を固定すれば、エクセルでもかなりのところまで回ります。

ExcelをOneDriveやSharePointに置けば、複数人で共同編集できます。一方、担当者への期日通知や顧客・物件・追客の表をまたぐ管理には、別の仕組みが必要です。「最新版の混乱」「集計の属人化」「表どうしの不一致」「次回連絡の漏れ」「ファイルの動作の遅さ」のうち2つ以上が出たら、原因に応じて保存場所やCRMへの移行を検討します。Excelは個別の分析や一時的な計算、グラフ作成に使い続けられます。

まずは今のエクセルを、顧客（1人1行）・物件（1件1行）・追客履歴（1連絡1行）の3つのシートに分け、顧客IDと物件IDでつなぐところから始めてみてください。整えた表は、そのままスプレッドシートやCRMへ移すときの土台になります。