Salesforceを使い切れていない中小企業の見直し方｜継続・自社構築・併用の比べ方

Salesforceを見直したくなる3つの理由

営業部門の責任者から受ける相談では、見直したい理由はおおよそ次の3つに分かれます。どれに当たるかで、合う進め方が変わります。

• 費用が見合わない。人数分のライセンス費を払っているが、毎日開いているのは一部の社員だけ。
• 機能を使い切れていない。契約しているプランでできることのうち、実際に使っているのは顧客と商談の一覧くらい。
• 欲しい形にならない。見積書づくりや過去の案件探しなど、自社の営業で手間がかかっている作業は、結局Excelでやっている。

1つ目と2つ目だけなら、製品を替えなくても、項目と人数とプランの見直しで収まることがあります。3つ目が強い会社は、Salesforceの中ではなく、外でやっている作業に手間が集まっています。この場合、製品を別のものに入れ替えても、Excelでやっている作業はそのまま残ります。今のツールを残したまま足りない部分を補う考え方は今のツールを捨てずにCRMと共存させる方法でも説明しています。

継続・自社構築・併用の3つの進め方を比較

3つの進め方を、かかる費用の種類、社内に要る人、向いている会社で並べると次のようになります。金額そのものは契約しているプランや作る範囲で変わるので、ここでは費用の「種類」で比べます。

既製の製品を続けるか自社で作るかの分かれ目は、製品の良し悪しよりも、社内に直す人を置けるかどうかです。既製のツールで足りる範囲と、作った方がよい範囲の見分け方は自作する業務としない業務の線引きにまとめています。

エンジニアがいない会社が、自社で作るときに詰まる場所

生成AIで試しに作ってみると、見た目の整った画面は思ったより早くできます。相談が来るのはその後で、内容はほぼ次の4つです。どれも画面の出来とは関係がなく、作る前に決めておけば避けられます。

社内に配る前に見ておく点はAIで作った社内ツールの本番導入前チェックリストに、権限の決め方は社内ツールの権限設定の棚卸しに、それぞれ手順を載せています。

小さく試す順番は、見積り、議事録、商談・顧客管理

併用で始めるなら、最初に作るのは件数が多く、手順が決まっていて、間違えても取り返しがつく業務です。営業部門では、見積書の下書きと商談の議事録がこれに当たります。顧客と商談の台帳は、間違えると営業全員の仕事が止まるので、最後に回します。

過去の見積りを探して、価格を見比べる

見積りは、新しく作る場面よりも、過去に出した近い案件を探す場面で時間がかかっている会社が多くあります。担当者ごと・年ごとのフォルダにExcelが分かれて保存されていて、型式や仕様が近い見積りを探すのに、作った本人の記憶に頼っている状態です。

この作業は、過去の見積書を1か所に集めて、型式・仕様・数量・金額を同じ項目名で読める形にすれば、AIに「この依頼に近い過去の見積りを3件」と頼めるようになります。最初にやるのはツールづくりではなく、過去の見積書を20〜30件選んで、項目をそろえた1枚の表にすることです。ここまでは今日から社内でできます。見積り作成の自動化の進め方は見積作成をAIで自動化する方法に書いています。

SalesDockが支援した金属加工メーカーでは、見積もりを作れる社員が営業2名に限られていました。見積もりの型と材料費の表をつなげた結果、初期の効果として1件60分かかっていた見積もりが15分以内になり、営業5名全員が作れる状態になっています。

効果は、作る前の記録で測る

試す前に、対象の業務の1件あたりの所要時間を1週間控え、月の件数は前月の実績で数えておきます。作った後に同じ単位で測り直し、時間の差に件数を掛ければ、月に減った時間が出ます。この数字があると、台帳を置き換えるかどうかの判断も、感想ではなく時間と費用の比較でできます。

契約の更新日から逆算して、判断の時期を決める

見直しを考え始めたら、最初に契約書で次の更新日と、解約や人数変更を申し出る期限を確かめます。期限を過ぎると、同じ条件でもう1期続くことになるからです。

更新日まで数か月しかない場合に、置き換えを間に合わせようとするのは勧めません。今回は継続し、人数とプランだけ実態に合わせて見直し、次の更新までの期間を小さく試す時間に充てる方が安全です。あわせて、顧客・商談・活動履歴を一度書き出して、手元で開けるかを確かめておきます。書き出したデータの中身を見ておくと、将来移すときの手間が読めます。

比較や要件整理を、外部のアドバイザーに頼むとき

全部を外注するのではなく、自社でできる部分は自社で進め、比較と要件整理、小さな試作の設計だけを外部に頼む形もあります。複数の相手から話を聞くときは、次の5点をそろえて聞くと違いが見えます。

SalesDockは、特定の製品を販売せず、御社の担当者が自分で作って直せるようになるまで伴走する立場です。社内に担当者を置ける場合は、担当者に作り方を伝えながら一緒に進めます。まだ置けない場合は、先にこちらで作り、担当者が育った段階で引き渡します。どちらの場合も、作ったものは御社の持ち物になります。料金は、AI内製化が初期15万円＋月10万円〜（税別・90日）、AI顧問が月5万円（6ヶ月契約から）です。AI顧問は、AI内製化かAI受託開発をご利用いただいた会社が対象になります。大規模な基幹システムの開発や、Salesforceそのものの設定代行は対象外です。他社から受けた提案の中身を確かめたい場合の見方はシステム・AI導入提案のセカンドオピニオンを参考にしてください。

担当者の育成に、助成金を使う場合

社員にAIの使い方を学ばせる研修は、厚生労働省の人材開発支援助成金の対象になる場合があります。対象になる訓練の内容や時間数に条件があり、訓練を始める前に計画を届け出る必要があります。届け出より先に研修を始めると対象から外れるので、使うつもりがあるなら、契約や開始日を決める前に確認します。

気をつけたいのは、助成金に合わせて研修の形を決めると、着手が遅くなり、人数も増えがちな点です。10人に広く教える研修と、担当者1〜2人が実際の業務ツールを作りながら覚える進め方では、後者の方が早くツールが出来上がります。助成金を使うかどうかは、いつまでに動くものが欲しいかと並べて決めます。研修の選び方はAI駆動開発の研修の選び方にまとめています。

相談する前に用意しておくもの

次のものが手元にあると、どの相手に相談しても話が早く進み、複数の提案を同じ条件で比べられます。全部そろっていなくても相談はできます。

• Salesforceの契約書。プラン名、利用人数、次の更新日、解約や変更を申し出る期限が分かるもの
• 営業が実際に開いている画面と、開いていない画面の一覧。1週間、誰が何を見たかを聞けば足ります
• Salesforceの外でこなしている作業。見積書、議事録、日報など、ExcelやWordで作っているもの
• 過去の見積書を2〜3件。社名と金額を伏せたもので構いません
• 自社で作る場合に担当にできる人と、その人が週に使える時間

依頼先の型の違いから比べたい場合はAI導入支援・AIコンサル会社の選び方を、社内にIT担当者がいない場合の相談先はIT担当者がいない中小企業のシステム導入支援をあわせて読んでみてください。