IT担当者がいない中小企業のシステム導入支援—頼める会社の選び方と比べ方

IT担当者がいない会社で、システム導入が止まる場所

システム導入の相談を受けていると、止まっている理由は技術よりも「決める人がいない」ことの方が多いと感じます。製品のデモを3社分見たのに決められない、入れたのに半年後には元のExcelに戻っている、といった話です。

IT担当者がいる会社なら、その人が比較表を作り、社内の意見をまとめ、入れた後の質問を受けます。いない会社では、この仕事を社長か現場の責任者が本業の合間に抱えることになり、忙しい月から順に後回しになります。

ですから、依頼先を選ぶときは「誰が一番安く作れるか」より、IT担当者がやるはずだった仕事のうち、どこを引き受けてくれるかで比べます。導入全体の流れはシステム導入の進め方にまとめているので、どの段階を外に頼みたいのかを見当づけてから読み進めてください。

システム導入を頼める相談先5種類を比較

「システム導入支援」をうたう会社は多いのですが、中身で分けると次の5種類になります。自社の困りごとがどの行に当たるかを先に見当づけておくと、下の説明が読みやすくなります。

1社に全部を頼む必要はありません。公的な窓口で方向を整理し、製品が決まったら販売会社に設定を頼む。機器まわりは地元のIT業者に任せる。このように段階ごとに相手を替えるのも現実的な進め方です。そのときは、全体の順番を誰が見るのかだけは決めておきます。

SalesDockは、この5つ目の業務整理から伴走する支援会社にあたります。パソコンやネットワーク機器の保守、大規模なシステム開発を頼みたい場合は、表の上の方の相談先が向いています。

IT担当者がいなくても、社内に残す2つの役割

設定や構築は外に任せられますが、次の2つだけはどの相談先を選んでも社内に残ります。専任である必要はなく、兼任で構いません。

役割の割り振り方をもう少し詳しく知りたい場合は、情シスがいない会社の担当と役割で、兼任で回すときの分け方を整理しています。

依頼先を比べるときに、契約前に確かめること

同じ種類の相談先の中で2社以上を比べるときは、提案書の見た目や事例の数より、次の点を揃えて聞くと差が出ます。IT担当者がいない会社で後から困りやすい順に並べました。

1. 1. 製品を決める前に、業務の話を聞いてくるか

   最初の打ち合わせで製品のデモから始まる場合、業務に製品を合わせる進め方になりがちです。今の手順、困っている場面、関わる人数を先に聞いてくる相手は、製品を業務に合わせようとしています。

2. 2. 自社側の作業が、誰が何時間と書かれているか

   IT担当者がいない会社では、ここが見積もりから抜けやすい部分です。データの準備、確認、社員への説明は必ず自社に残ります。書かれていない提案は、作業が無いのではなく、見積もっていないだけです。

3. 3. 管理者のアカウントとデータの名義が、自社になるか

   支援会社のアカウントで契約した製品は、契約が終わると触れなくなることがあります。管理者権限を誰が持つか、ID とパスワードをどこに保管するか、データを書き出せるかを契約前に決めます。

4. 4. 入れた後の問い合わせ先がどこか

   操作が分からないとき、エラーが出たとき、社員が入れ替わったときに、誰に聞けばよいか。製品の窓口、支援会社、社内の担当のどこが受けるのかを、導入前に紙1枚で決めておきます。

5. 5. やめ方と、作ったものの引き渡し

   最低契約期間、途中でやめる場合の条件、手順書や設定内容を渡してもらえるかを確認します。やめ方を説明できる相手は、続ける条件も具体的に話せます。

3つ目のアカウントの名義は、IT担当者がいる会社なら自然に押さえられている部分です。いない会社では、担当していた社員の個人メールで管理者登録されていて、退職と同時に誰も設定を変えられなくなる、ということが起きます。外注の頼み方全般については業務効率化を外注するときの費用感と頼み方でも触れています。

補助金を使うなら、依頼先の条件を先に確認する

国のデジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）を使う場合、通常の申請では事務局に登録されたIT導入支援事業者と組んで申請する必要があります。補助の対象も、事務局に登録されたツールに限られます。

ここで気をつけたいのは、IT導入支援事業者は登録したツールを導入する側の事業者だという点です。自社の業務に何が合うかの整理は、別に済ませておく必要があります。補助金の締め切りから逆算して製品を急いで決めると、業務に合わない製品を補助付きで入れることになりかねません。制度の詳細はデジタル化・AI導入補助金の公式サイトで確認してください。

相談する前に用意しておくもの

次のものが手元にあると、どの相談先でも話が早く進み、複数社の提案を同じ条件で比べられます。全部そろっていなくても相談はできますが、1つ目だけは書いておくと見積もりのぶれが小さくなります。

• 変えたい業務を1つ。どこから始まり、どこで終わるかを1行で書いたもの
• その業務の、今の1件あたりの所要時間と月の件数。1週間だけ記録すれば足ります
• 今使っているツールと、それぞれのアカウントの持ち主の一覧
• 初期費用と月額費用の、それぞれ出せる上限
• 導入を決める人と、毎日使う人の名前

無料で方向だけ整理したい場合は、各都道府県のよろず支援拠点に相談できます。IT経営の専門家を自分で探したいときは、ITコーディネータ協会のサイトが入口になります。

導入の効果は、導入前の記録で測る

効果を測る方法は単純で、導入前に対象業務の1件あたりの所要時間と月の件数を記録しておくことです。導入後に同じ単位で測り直せば、差がそのまま効果になります。導入前の記録が無いと、「なんとなく楽になった」以上のことは言えず、続けるかどうかの判断もできません。

3つ目の人数は見落とされがちですが、IT担当者がいない会社ほど効いてきます。SalesDockが支援した金属加工メーカーでは、見積もりを作れる社員が営業2名に限られていました。見積もりの型と材料費の表をつなげた結果、初期の効果として1件60分かかっていた見積もりが15分以内になり、営業5名全員が作れる状態になっています。

AIを使った業務の仕組みづくりまで視野に入れて依頼先を比べたい場合は、AI導入支援・AIコンサル会社の選び方もあわせて読んでみてください。