内見予約の調整に毎日1時間？—不動産仲介の内見管理を効率化する方法

原因1：予約情報がバラバラに散らばっている

電話で受けた予約はメモ帳に、メールで来た予約は受信トレイに、SUUMOからの問い合わせはポータルの管理画面に。情報が3箇所に分かれていると、「あの予約どこに書いたっけ？」が毎日起きる。ダブルブッキングの温床になる。

原因2：営業担当のスケジュールがリアルタイムで見えない

「○○さん、今日の午後空いてる？」と聞かないとわからない状態。外出中の営業に電話して確認する→折り返しを待つ→お客様に連絡する。この往復が1件の予約確定に2〜3回発生する。お客様を待たせている間に、他社で内見を申し込まれてしまうこともある。

原因3：鍵の手配・オーナー連絡が属人化している

物件によって鍵の保管場所が違う。管理会社から借りるもの、オーナーに直接連絡するもの、キーボックスがあるもの。この情報がベテラン社員の頭の中にしかないと、新人が内見対応するたびに確認作業が発生する。

ステップ1：予約情報を1箇所に集める（所要時間：2時間）

Googleスプレッドシートに「内見予約一覧」を作る。日時・物件名・お客様名・担当営業・鍵の手配状況・ステータス（未確定/確定/完了/キャンセル）の6列。電話・メール・ポータルどこから入った予約も、ここに集約する。Googleカレンダーと連携すれば、カレンダー上でも一覧できる。これだけで「あの予約どこだっけ」がなくなる。

ステップ2：カレンダー共有で空き状況を可視化する（所要時間：1時間）

営業担当全員のGoogleカレンダーを共有設定にして、「他のユーザーの予定の表示」を有効にする。これで、電話を受けた事務スタッフが営業のスケジュールをリアルタイムで確認できる。「○○さんに確認しますので折り返します」が「土曜13時と15時が空いてますが、どちらがよろしいですか」に変わる。電話1本で予約が確定する。

ステップ3：自動リマインドと鍵情報のテンプレート化（所要時間：3時間）

予約確定時にお客様へ自動メール送信、前日にリマインドメール、当日朝にSMS。これはGoogleフォーム＋Apps Scriptか、STORES予約のようなSaaSで実現できる。鍵の手配情報は物件マスタ（スプレッドシート）に「鍵の種類」「保管場所」「連絡先」を登録しておく。新人でも見れば対応できる状態を作る。