ポータル連動（コンバート）はどう動いているのか｜1回の入力を複数サイトに出す仕組みを整理する

「1回入力すれば全部のサイトに出る」と説明されるポータル連動ですが、実際に運用してみると、思ったほど作業がゼロにならないという声をよく聞きます。連動しているはずなのに、結局ポータルの管理画面を開いている。

これは連動が壊れているわけではなく、連動が何を運んでいて、何を運んでいないかが把握されていないだけであることが多いです。仕組みを分解すると、残る作業の場所がはっきりします。

連動の基本形は「転送」

ポータル各社は、不動産会社が使っているシステムから物件情報を受け取る経路を公式に用意しています。アットホームの一括登録システムの案内では、次のように説明されています。

ご利用中の不動産情報システムからアットホームのサーバーへ自店の物件情報を転送することで、「不動産情報サイト アットホーム」などへ連動公開できる。利用にはアットホーム不動産情報ネットワークへの入会が必要とされています。また、業者向けの「ATBB」も同じネットワークへのゲートウェイとして位置づけられていると案内されています。

ここから読み取れる構造が3つあります。

どのシステムでも連動できるわけではない

同じ案内の中で、注意書きとして次の2点が示されています。

1つは、連動可能かどうかは利用しているシステムによって異なること。もう1つは、データ転送処理のタイミングも利用しているシステムによって異なることです。

この2点が、実務での落とし穴になります。特に2つ目です。転送のタイミングがシステム依存ということは、「基幹で更新した瞬間にサイトが変わる」とは限らないということです。1日1回の会社もあれば、数時間おきの会社もある。この間隔を知らずに運用すると、価格改定の直後にポータルを見て「反映されていない」と慌てることになります。

導入時に必ず確認しておきたいのは次の3つです。自社システムがそのポータルに連動対応しているか。転送は1日何回か。転送が失敗したとき、誰にどう通知が来るか。3つ目は聞き忘れられがちですが、掲載の抜けが起きたときに気づけるかどうかを決めます。

項目のマッピングで落ちるもの

連動は、自社システムの項目とポータル側の項目を対応づけて送ります。この対応づけが1対1にならない部分が、作業として残ります。

この表を1回作っておくだけで、運用がかなり変わります。「連動で埋まる項目」と「毎回手で埋める項目」を分けたチェックリストがあれば、担当者が代わっても品質が落ちません。逆に、これが無い会社では、人によって掲載の充実度がバラバラになります。

オプションは連動と別枠で動く

ポータル各社は、掲載の基本情報とは別に、反響を増やすためのオプションサービスを用意しています。アットホームの案内でも、会員ページ、おすすめコメント、パノラマサービス、貸店舗の公開オプションなどが挙げられています。

こうしたオプションは、物件データの連動とは別の設定になります。連動で物件が出た＝掲載の準備が終わった、ではありません。オプションを使う場合、物件ごとに設定する工程が追加されます。

費用対効果の判断は「不動産ポータルの掲載料金比較」を見てもらうとして、運用設計の観点で言えば、オプションを付ける物件の基準を先に決めておくことが要点です。「全部に付ける」か「価格帯・エリアで絞る」かを決めていないと、担当者の裁量になり、費用が読めなくなります。

連動していても、更新漏れは起きる

連動の一番の価値は、新規の掲載よりも更新と取り下げにあります。価格改定、募集終了、成約。これらが自社システムの操作だけで各サイトに反映されるなら、掲載の鮮度が保てます。

ただ、これも自動では完結しません。落ちる場所は2つあります。1つは、自社システムの更新自体が遅れるケース。成約したのに基幹の更新が翌週になれば、その間サイトには出続けます。もう1つは、連動していないサイトが混ざっているケース。自社ホームページや、連動対象外のサイトに手動で載せた物件は、別途取り下げが必要です。

この2つの潰し方は「ポータルの更新漏れを防ぐ」で扱っています。連動の設定より、社内の更新タイミングを決めるほうが効くというのが実感です。掲載作業全体の自動化の考え方は「ポータル掲載業務の自動化」も参考になります。

導入前に確認する5項目

まとめ

ポータル連動は、自社システムからポータル事業者のサーバーへデータを転送し、そこから各サイトへ公開される仕組みです。アットホームの一括登録システムでは、この形と、ネットワークへの入会が前提であることが公式に案内されています。

作業が残るのは2箇所。自社システムに入っていない情報は出せないことと、ポータル側にしかない項目は連動で埋まらないことです。この2つを一覧にしておけば、担当者が代わっても掲載の質が揃います。

そして、連動の価値は新規掲載より更新と取り下げにあります。ここを効かせるには、社内で「いつ基幹を更新するか」を決めるほうが先です。仕組みだけ入れても、入力が遅ければ結果は変わりません。