発注管理システムと販売管理システムの違い｜どちらが要るかの見分け方

発注管理と販売管理の結論

名前が似ているため、必要なのはどちらかを取り違えたまま製品を比べている相談が多いです。

違いは扱う向きです。販売管理は自社が売る側、発注管理は自社が買う側の記録から始まります。

どちらが足りないかは、いま誰が何を手で入力しているかで分かります。仕入先への注文を手で打っているなら発注管理、受けた注文を手で打っているなら受注側です。

両方を別々に入れると、在庫の数が2か所に持たれます。どちらを正とするかを先に決めてください。

この記事は発注管理と販売管理の違いを扱います。FAX受注そのものの進め方はFAX受注を効率化する3ステップで扱っています。

発注管理システムと販売管理システムは、名前が似ています。相談では、必要なのはどちらかを取り違えたまま製品を比べていることがよくあります。

扱う向きが逆

販売管理は、自社が売る側の記録から始まります。見積、受注、出荷、請求。発注管理は、自社が買う側です。発注、入荷、検収、支払。

在庫は、この2つの真ん中にあります。だから両方に在庫の機能が付いていることが多く、ここが混乱のもとになります。

在庫は真ん中にある。どちらで持つかを決めずに両方入れると、数が2か所に分かれます。

機能表ではなく、手が動いている側を数える。両方なら、件数の多いほうから。

製品の機能表ではなく、いま誰が何を手で入力しているかを見てください。

会計は、記録が確定した後を扱います。見積や受注の途中経過、出荷前の状態は持っていないことが多いです。いま手元の表で管理している途中経過が何かを見ると、必要かどうかが分かります。

比較のときは「在庫の数をどこが持つか」を必ず確認してください。どちらにも在庫の機能が付いていることがあり、決めずに両方入れると二重管理になります。数が合わなくなったとき、どちらを信じるかで揉めます。

どちらが足りないかを切り分ける

いま手で入力している作業を伺って、売る側と買う側のどちらに手間が寄っているかを見ます。

規模によります。ただし両方を別々に入れると在庫の数が2か所に持たれ、どちらが正しいか分からなくなります。入れるなら、在庫をどちらで持つかを先に決めてください。

会計は記録が確定した後を扱います。見積や受注の途中経過、出荷前の状態は持っていないことが多いです。いま手元の表で管理している途中経過が何かを見ると、必要かどうかが分かります。

製品によって違います。どちらにも在庫の機能が付いていることがあるので、比較のときは「在庫の数をどこが持つか」を必ず確認してください。ここを決めずに入れると、二重管理になります。

件数よりも、仕入と販売の両方で手入力が発生しているかで見てください。片側だけなら、そちら側から始めるほうが確実です。