FAXで届いた注文をExcelに手入力する毎日 — 製造業の受発注が非効率な構造
執筆：泉 款太（株式会社SalesDock 代表取締役）累計40社以上の中小企業を支援
この記事は製造業のAI活用・業務効率化 完全ガイドの一部です。全体像を知りたい方はまず完全ガイドをご覧ください。
結論
FAX注文のExcel手入力は、基幹システムの入れ替えではなく、受け口のデジタル化、在庫・納期の連携、出荷指示の自動化を順に進めて減らします。1日20件の受注で1件あたり26分かかっている場合、3ステップで年間1,680時間（事務員約1名分の作業時間）の削減が試算できます。取引先はFAXのままで進められます。
- FAXの受け口をクラウドFAXとAI-OCRでデジタル化する
- 在庫と納期の確認を自動連携にする
- 受注から出荷指示までを自動化する
取引先からFAXで注文書が届く。それを事務員が目で読み取り、手書きの受注台帳に転記する。さらにExcelの在庫表と突き合わせて、電話で在庫確認。納期を手計算して、またFAXで回答——。この一連の作業に、1件あたり平均20〜30分かかっている製造業は珍しくありません。
1日20件の受注がある工場なら、受発注業務だけで毎日6〜10時間。事務員2名がフル稼働しても回らない日が出てきます。しかも、FAXの文字が読みにくい、転記ミスで数量を間違える、在庫の反映が遅れて欠品を起こす——こうしたトラブルが起きやすくなります。
なぜ受発注業務は非効率なまま放置されるのか
FAX注文の手入力が減らない理由は、取引先が変わらないこと、暗黙知に頼っていること、基幹システムの話に見えることの3つです。いずれも構造的な理由で、担当者の努力だけでは解消しにくい点が共通しています。
理由1：取引先が「FAXでしか注文しない」
自社だけシステム化しても、取引先がFAXや電話を使い続ける限り、入口が変わらない。特に年配の担当者が多い取引先ほど「今まで通りで」と言われがち。
理由2：ベテラン事務員が「暗記」で回している
得意先ごとの品番・ロット数・納期パターンをベテランが頭の中で覚えている。システム化すると、この暗黙知を全部マスタに落とし込む必要があり、面倒に見える。
理由3：「基幹システム入れ替え」レベルの話に見える
受発注を変えるとなると、ERPや基幹システムの話になりがち。ERPの入れ替えは費用も期間も大きくなりがちで、経営者は「今じゃない」と判断しやすい。
しかし実際には、基幹システムの入れ替えをしなくても、受発注業務を段階的に効率化する方法があります。1日20件の受注を前提に年間1,680時間（事務員約1名分の作業時間）を削減できる3つのステップを、具体的に見ていきます。
受発注業務の「ムダ」を分解する
まず、受発注業務のどこに時間がかかっているかを分解します。従業員30〜80名の製造業でよくある流れを例にすると、時間の内訳はおおよそ以下のようになります（社内の標準的な想定値で、実測ではありません）。
| 工程 | 1件あたり | 1日20件換算 |
|---|---|---|
| FAX受信・内容確認 | 5分 | 100分 |
| 受注台帳への転記 | 5分 | 100分 |
| 在庫確認・納期算出 | 8分 | 160分 |
| 取引先への回答（FAX/電話） | 5分 | 100分 |
| 出荷指示書の作成 | 3分 | 60分 |
| 合計 | 26分 | 520分（8.7時間） |
※各工程の時間は社内の想定値で、実測ではありません。
FAX注文1件を受けてから出荷指示書を作るまでに26分かかる工場が、1日20件を処理すると、事務作業は合計8.7時間になります。事務員2名でようやく回る量で、繁忙期は残業が増え、ミスや退職のリスクも高まります。
ステップ1：FAX受注をデジタル化する（初月）
基幹システムの入れ替えではなく、まず「FAXの受け口」だけをデジタルに変えます。具体的には、FAXの内容を自動でPDF化してクラウドに保存するサービスを使います。
導入方法
クラウドFAXサービスを導入すると、FAXが届くと自動でPDF化され、メールやクラウドストレージに保存されます。費用は月額数千円程度が目安で、サービスと回線数で変わります。これだけで「FAXを取りに行く→紙を探す→紛失する」という問題が解消します。
さらに、AI-OCR（文字認識）を組み合わせると、FAXに書かれた品番・数量・納期を自動で読み取り、Excelやスプレッドシートに自動入力できます。読み取り精度は帳票の状態で大きく変わるため、導入前に自社のFAXで試すのが前提です。読み取りは人が確認する前提で組みます。どの項目を人が見るかは、OCRに任せる項目と人が最後に見る項目の線引きで詳しく解説しています。転記そのものを減らす進め方を業種を問わず知りたい方は、データ入力を効率化する方法｜転記を減らす5ステップもあわせてご覧ください。
ステップ1の効果
FAX受信・内容確認：5分 → 1分（想定値。PDF検索で即アクセス）
受注台帳への転記：5分 → 1分（想定値。AI-OCRで入力し、人が確認する。修正が多いほど時間は延びる）
削減効果：1件あたり8分 → 1日20件で160分（2.7時間）削減
ステップ2：在庫・納期の自動連携（2〜3ヶ月目）
受注情報がデジタル化できたら、次は在庫確認と納期計算の自動化です。多くの製造業では、在庫はExcelの在庫表で管理していますが、更新のタイムラグがあり、「Excelでは在庫ありだが実際は出荷済み」という事態が頻発します。
具体的なやり方
Googleスプレッドシートに在庫マスタを作り、入荷・出荷のたびにリアルタイムで更新する運用に切り替えます。受注が入ったら、スプレッドシートの在庫数と自動で突き合わせ、在庫があれば即時回答、なければ生産リードタイムから納期を自動算出。これをGoogleフォーム＋GAS（Google Apps Script）で実装できます。
もう少し本格的にやるなら、クラウド在庫管理サービスを導入します。月額は数千円〜数万円程度が目安で、バーコード読み取りによる入出庫管理、在庫アラート、受注との自動連携が可能です。
ステップ2の効果
在庫確認・納期算出：8分 → 2分（想定値。自動照合＋自動計算）
在庫の食い違いによるトラブル：月3〜5件 → ほぼゼロ
削減効果：1件あたり6分 → 1日20件で120分（2時間）削減
ステップ3：受注→出荷指示の自動化（4〜6ヶ月目）
ステップ1・2で受注のデジタル化と在庫連携ができたら、最後は「受注→出荷指示書の自動生成」です。受注データが構造化されていれば、出荷指示書のフォーマットに自動で流し込むのは難しくありません。
Excelのマクロでもできますが、将来の拡張性を考えるとクラウド受発注システムの導入がおすすめです。月額は数万円程度が目安で、受注→在庫引当→出荷指示→請求書発行まで一気通貫で自動化できます。
「取引先がFAXしか使わない」問題の解決策
クラウド受発注システムの多くは、取引先にシステムを使ってもらう必要があります。「うちの取引先はFAXしか使わない」という声は必ず出ます。対処法は2つあります。
対処法1：並行運用から始める
全取引先を一度に切り替えようとせず、まずは「デジタル対応OK」な取引先からシステム化。FAXの取引先は従来通り受けて、社内でデジタル化する。徐々にシステム利用の取引先を増やしていく。
対処法2：AI-OCRで読み取り、人が確認して取り込む
取引先にFAX以外の方法を求めなくても、受け取る側でFAXをAI-OCRで読み取り、人が確認してから受注データに取り込めば、手入力を減らせます。取引先の作業は増えませんが、読み取り結果の確認は自社で必要です。
ステップ3の効果
取引先への回答：5分 → 1分（想定値。システムから送信）
出荷指示書の作成：3分 → 0分（想定値。自動生成）
削減効果：1件あたり7分 → 1日20件で140分（2.3時間）削減
年間削減効果のシミュレーション
3つのステップを合計すると、以下の効果が見込めます。
※1日20件受注、年間240営業日、時給2,500円で算出。実際の効果は企業規模・業務量により異なります。
年間1,680時間は、事務員約1名分の作業時間にあたります。つまり、受発注のデジタル化で、事務員1名分の作業時間を別の業務に回せる計算です（支出が420万円減るという意味ではありません）。一方、導入にかかるコストは以下の通りです。
| 項目 | 初期費用 | 月額 |
|---|---|---|
| クラウドFAX | 0円 | 3,000円 |
| AI-OCRサービス | 0円 | 10,000円 |
| クラウド在庫管理 | 0円 | 10,000円 |
| クラウド受発注システム | 50,000円 | 20,000円 |
| 合計 | 50,000円 | 43,000円/月 |
※金額は想定値で、公式料金で裏付けたものではありません。導入前に各社の見積もりで確認してください。
年間コスト：初期費用を含めて約57万円（5万円＋4.3万円×12ヶ月）。時給換算した工数削減420万円との比は約7倍です。
導入でよくある失敗パターン
失敗1：全取引先を一度に切り替えようとする
「全社一斉導入」は抵抗が大きく頓挫しやすい。まず社内の処理だけデジタル化し、取引先への展開は半年後からで十分。
失敗2：ベテラン事務員の意見を聞かずに進める
受発注の暗黙知を持っているのはベテラン事務員。システムのマスタ設定には必ず巻き込む。「あなたの知識をシステムに移すことで、後任が楽になる」という説明が効果的。
失敗3：最初から完璧を目指す
AI-OCRの読み取り精度が100%でないことを理由に導入を見送るケースがある。100%でなくても、読み取り結果を人が確認する運用にすれば、全件を手で打つより手間は減る。
まとめ：受発注のデジタル化は「事務員約1名分の作業時間」を生む
製造業の受発注業務は、FAX・電話・Excelの3点セットが長年の標準でした。しかし、クラウドFAX、AI-OCR、クラウド受発注システムを段階的に導入することで、年間1,680時間・時給換算で420万円相当の工数削減が試算できます。初期費用5万円、月額4.3万円という想定で、まずは小さく試す価値があります。
大事なのは「取引先を変える」のではなく「自社の処理を変える」こと。取引先はFAXのままでも、自社側でデジタル化すれば効率は大幅に上がります。まずはステップ1のクラウドFAX導入から、今月中に始めてみてください。
よくある質問
FAXでの受発注をやめるには、取引先の協力が必要ですか？
取引先にいきなりFAX廃止を求める必要はありません。クラウド受発注システムを導入し、対応できる取引先からオンライン注文に切り替え、FAXしか使えない取引先には従来通りFAXで受けてOCRで読み取り、人が確認して取り込む方法が現実的です。段階的に移行すれば、取引先との関係を維持しながらデジタル化できます。
受発注のデジタル化でどのくらいの時間を削減できますか？
1日20件の受注を前提にした試算では、3ステップ合計で年間1,680時間（1件21分×20件×240日）を削減できます。このうちステップ1（FAXの受信確認と転記）だけでも、1件あたり8分の削減で年間640時間にあたります。さらに転記ミスによる納期遅延や二重発注による在庫過多も防止でき、間接的なコスト削減効果も大きいです。
受発注システムの導入費用はどのくらいですか？
クラウド型の受発注システムは月額数万円程度から、初期費用は0〜数十万円程度が目安です（想定値で、各社の見積もりで確認してください）。FAXのOCR読み取りツールは月1万円前後を目安に見ています。まずはOCRでFAXのデータ化から始め、効果を確認してからクラウドシステムに移行するステップが費用リスクを抑えられます。
泉 款太（いずみ かんた）
株式会社SalesDock 代表取締役
慶應義塾大学法学部卒。スタートアップ、ラクスル、リクルート（SUUMO）を経て2025年に独立。 中小企業の経営・営業・業務・データをつなぐ事業基盤の設計と実装を支援。 不動産・製造業・クリニックを中心に、累計40社以上の支援に携わる。
運営は株式会社SalesDock（大阪市中央区本町）。中小企業向けに、AI内製化（初期構築15万円＋月額10万円・90日）と、 そのあとのAI顧問（月額5万円・6ヶ月契約から）を提供しています。価格は税別です。 大阪・関西を中心に、オンラインで全国からのご相談に対応しています。
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