AIでフォルダ整理する方法｜分け方の設計からファイル名のルールまでClaudeに頼む【動画あり】

この記事は、パソコンのデスクトップやフォルダを、AIに頼んで整理する方法を扱います。SharePointでのフォルダ設計や権限はSharePointの使い方で扱っています。

1ヶ月半前の打ち合わせ資料を、いますぐ出せるでしょうか。YouTubeの2本目は、この問いから始まります。散らかったデスクトップを、AIに設計案から整理してもらった回です。

動画で見る（10分）

AI活用を支援する立場から、フォルダ整理をAIに頼む流れを、実際の画面とあわせて話した動画です。

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「すぐ探せますよ」が探せなかった

前回の撮影で、なーちゃんのデスクトップはかなり散らかっていました。本人は「そこまで困ってない」と言います。どこに何があるかは、大体把握しているそうです。

そこで、この前の打ち合わせの資料を出してもらいました。返事は「全然すぐ探せますよ」。ところが、探し始めると手が止まります。途中で「検索した方が早いかな」と切り替えて、ようやく見つかりました。

手がかりは、お客さんの名前と、日付の記憶だけでした。なーちゃんは1ヶ月くらい前だと思っていましたが、実際は1ヶ月半前。絶妙に覚えていない時期です。

もっと楽に探せたら便利だよね、と聞きました。返ってきたのは「整理するのも時間がかかる」「1個ずつ分けるのがめんどくさい」。整理が進まない理由は、整理の手間そのものでした。そこで、その整理をAIに手伝ってもらうことにしました。

AIでフォルダ整理するときは「設計案」から頼みます

動画での頼み方

使ったのはClaudeです。動画では、AIがフォルダの中身を読み取り、人がマウスで動かすのと同じように、ファイルを移動していきます。ClaudeのAIエージェントの入口や違いは、ClaudeのAIエージェントで業務資料を扱う始め方で整理しています。

頼み方は、人に仕事をお願いする感覚で大丈夫です。今回は「お客さんごとにフォルダを分けたいので、その整理の仕方からお願いします」と頼みました。AIが「こういう形で整理するのはいかがでしょうか」と設計案を出します。それを見て、よければそのまま採用します。

フォルダ整理で一番めんどうなのは、どういうルールで分けるかを決めるところです。そこをAIが提案してくれます。案が決まると、あとは見ているだけでした。ファイルがお客さんごとのフォルダに、どんどん移っていきます。なーちゃんは「私何にも今触ってないですよ」と驚いていました。

「ズボラのなーちゃんでも整理できそうじゃない？」と聞くと、返事は「これなら後回しにしなくても済みそうです」でした。

整理が終わったところで、さっきの資料をもう一度探してもらいました。今度は迷いません。そのお客さんのフォルダを開いて、すぐに見つかりました。さっきまでは「この辺に置いてたかな」というあいまいな記憶が頼りでした。いまはどのフォルダを見ればいいかが、はっきり分かります。

頼み方の例文

ここからは一般的な例です。最初の依頼では、動かす前に案を見せてもらうよう書いておくと、手戻りが減ります。

• 「デスクトップのファイルを、お客さんごとのフォルダに分けたいです。まず分け方の設計案を出してください。ファイルはまだ動かさないでください。」
• 「この案でお願いします。動かす前に、どのファイルをどのフォルダへ移すかの一覧を見せてください。」
• 「どのお客さんの資料か分からないファイルは、動かさずに一覧で教えてください。」
• 「ファイルは削除しないでください。名前の変更と移動だけにしてください。」

たとえば、このように「やってほしいこと」と「やってほしくないこと」を両方書くと、意図が伝わりやすくなります。

フォルダ管理の方法：分け方の切り口を比べる

ここからは一般的な考え方です。フォルダの分け方には、いくつかの切り口があります。どれが正しいかではなく、探すときに最初に思い浮かぶ手がかりで選びます。動画のなーちゃんは、お客さんの名前で検索していました。だから、お客さんごとに分けるのが合っていました。

一般的には、切り口を2段にすると迷いが減ります。たとえば、1段目をお客さんごと、2段目を案件ごとや年月ごとにする形です。段を深くしすぎると、今度はたどるのが面倒になります。どこまで分けるかも、AIに設計案を出してもらうときに一緒に相談できます。

ファイル名のルールもAIと決めます

似た名前の資料が並んでいた

フォルダは片付きましたが、中を詳しく見ると、似た名前の資料がいくつかありました。なーちゃんの希望は、どこの何の資料かが開かなくても分かる名前です。

名前をつけるのは、AIの得意分野です。どんな名前にするかを決めて、リネームを頼みました。なーちゃんいわく「雑な指示」でしたが、ちゃんと伝わりました。何の資料か分かる名前に変わっています。

人が名前をつけると、まったく同じような名前になったり、日付を入れるのが途中でめんどうになったりします。AIは決めたルールを忠実に守ります。定期的に名前を整えてもらうと、探しやすさが続きます。

ファイル名のルールの例

ここからは一般的な例です。よく使われるのは、次の要素を決まった順に並べる形です。

並べると「20261031_お客さんの名前_議事録_v1」のような形になります。区切りの記号は、アンダーバーかハイフンのどちらかにそろえます。AIに頼むときは、たとえば次のように書きます。

• 「このフォルダの資料の名前を、日付_お客さんの名前_資料の種類_版 の形にそろえてください。日付はYYYYMMDDの8桁にしてください。」
• 「日付やお客さんが分からないファイルは、名前を変えずに一覧で教えてください。」

決めたルールは、メモに残しておきます。次に整理を頼むとき、同じルールを渡せば名前がそろいます。

AIにフォルダ整理を頼む前に確かめること

動画では、最初のうちは自分でも画面を見て、想定どおりに動いているかを確かめておくとよい、と話しています。そのほかに一般的に確かめておきたいのは、次の4つです。

1. バックアップを取る。移動や名前の変更は、あとから元に戻すのが大変です。整理する前の状態を、別の場所に残しておきます。
2. まずフォルダ1つで試す。いきなりパソコン全体を対象にせず、範囲を決めて頼みます。
3. 画面で動きを確かめる。最初のうちは、AIがどのファイルをどこへ動かしているかを見ておきます。
4. 個人情報や機密の扱いを確かめる。使うAIサービスがデータをどう扱うか、社内のルールで扱ってよいかを先に確認します。

社内の文書をAIに読ませるときに、どこで処理され、何が外に送られるかはローカルAIエージェントで社内文書を検索するときの確認点で整理しています。

デスクトップが片付くと、お客さんとの画面共有で「ちょっと待ってくださいね」と画面をそらさずに済みます。動画でも、そんな話になりました。

片付けたあとは、中身を使う仕事まで頼めます

整理とリネームだけでも、なーちゃんは「もう十分」という様子でした。それでも、頼めることはその先にあります。

たとえば打ち合わせの前に、前回何を話したかを確かめたいとき。なーちゃんも、次に何を聞くかを忘れて議事録を見返すことがある、と話していました。その「前に何を話したか」までAIが拾ってきてくれたら、かなり楽になります。片付けたあとに、中身を使う仕事まで任せられます。AIにできるところは、こうしてじわじわ広がっています。

整理すら必要ないと言っていたなーちゃんも、最後には「これもやってくれないかな」と考え始めていました。めんどくさがり屋さんの方が、AIを使いこなすと相性がいいのかもしれません。何を任せて何を人が決めるかは、YouTube1本目のAI社員に任せていい仕事と、人が決める仕事の分かれ目でも話しています。

デスクトップから、Googleドライブへ広がったお客さん

お客さんとも、こうした身近なところから始めることがあります。一番最初の打ち合わせで、フォルダ整理を一緒にやったお客さんもいました。

きっかけは、デスクトップを見て「めちゃくちゃファイルがありますね」と話したことです。こんな指示を出してください、とお伝えすると、ファイルが一気にフォルダに収まりました。こんなにきれいになるのか、とその場で分かってもらえました。

そこからは、お客さんが自分で広げていきました。デスクトップの次は、Googleドライブの中もきれいにしてほしい、と。2回目の打ち合わせでは「パソコンのあらゆる場所を全部整理してきました」と言われました。一度できると分かると、どんどん頼むようになります。

まずはフォルダ1つから

ChatGPTにとりあえず話しかけているけれど、もう少し何かできないか。そう感じている人に、まず試してほしいのがフォルダの整理です。最初はフォルダ1つ、初歩的なところからで十分です。そこから、自分流に頼めるようになっていきます。

動画の最後は、なーちゃんが先に締めのコメントを言ってしまいました。後回しにしている仕事もAIにとりあえず相談して、AIができることはやってもらう。そして、人間にしかできない仕事をやっていきたい、という言葉です。

出典

• 【初心者必見】正しいフォルダ管理術をAI活用の専門家が徹底解説します。（AI実装ちゃんねる【SalesDock】、2026年10月31日公開）

AIでのフォルダ整理のよくある質問