営業の案件管理シートを1枚で回す—ステータス・次回アクション日・COUNTIF集計の設計

案件管理をスプレッドシートで作ると、だいたい列が増えていきます。確度、金額、受注予定日、競合、決裁者、次回アクション、担当、流入経路。どれも必要に見えます。

ただ、列が増えるほど1件あたりの更新にかかる時間が増えます。営業の側からすると、商談が終わったあとに10項目を埋める作業になる。忙しい週に飛ばされ、飛ばされたまま2週間経つと、シート全体が信用できなくなります。

信用できなくなったシートは、会議の直前にまとめて埋め直されます。そうなると、そこにあるのは進捗の記録ではなく、会議のための清書です。判断には使えません。

続くシートは、毎日更新する列と、たまに更新する列が分かれています。毎日触るのは、ステータス、次回アクション、次回アクション日の3つで足ります。金額や決裁者は動きが少ないので、変わったときだけ直せば十分です。

この3つに絞ると、商談後の更新が数十秒で終わります。終わるから続きます。続くから、シートを見れば今どうなっているかが分かる状態になります。ここから先、権限を分けたい・変更履歴を追いたいという話が出てきたらツール側の検討になりますが、人数が少ないうちはkintoneの最低契約が10ユーザーである点も含めて、急がない判断のほうが現実的なこともあります。

出典・一次情報: セル内にプルダウン リストを作成する（Google ドキュメント エディタ ヘルプ）。仕様は変わることがあるので、最新の手順は公表元でご確認ください。

ステータスを工程名で切ると、更新のたびに判断が要ります。「提案済み」なのか「検討中」なのかは、見る人によって解釈が変わるためです。判断が要る入力は、迷った瞬間に飛ばされます。

迷わない切り方は「次に動くのが誰か」です。こちらが動く、相手の返事待ち、日程が決まっている、判断が出た。この分け方だと、商談が終わった直後に迷いなく選べます。

この切り方には副次的な効果があります。「相手の返事待ち」が何件あって、それぞれ何日経っているかが一目で出るようになる。営業が止まる原因は、こちらがボールを持ったまま置いている案件よりも、返事待ちのまま忘れられている案件のほうに多いと感じています。

件数の集計はCOUNTIFで出せます。ステータスごとの本数、担当ごとの本数。ただ、これは今の状態を数えているだけで、放置されている案件は見つかりません。ステータスが正しく入っている案件ほど、集計上はきれいに見えます。

放置を見つけるには、次回アクション日が今日より前の行を抽出するのが早いです。予定していた日を過ぎているのに動いていない案件が、そのまま並びます。ここに出てきた行を上から処理する運用にすると、シートが単なる記録ではなく作業リストになります。

件数の集計は、それとは別に週次でまとめて見れば足ります。日々の運用で見るのは、期限を過ぎた行のほうです。なお、集計そのものを毎週手作業でやっている場合は主題が変わるので、毎週月曜に2時間かけて営業数字を手集計している会社へで扱っています。

出典・一次情報: COUNTIF（Google ドキュメント エディタ ヘルプ）。仕様は変わることがあるので、最新の情報は公表元でご確認ください。