不動産 ポータル 入稿はどこまで外注できる？社内に残す工程と渡す工程の線引き

「入稿を外に出したい」という相談は、たいてい人手の問題として持ち込まれます。物件が増え、掲載媒体も増え、担当者が夜に入力している。だから誰かに任せたい、という順番です。

ところが「入稿をお願いします」と丸ごと渡した現場は、ほぼ同じ形で詰まります。素材が足りず差し戻しのラリーが始まり、成約した物件がポータルに残り、誰が最終確認したのかが分からなくなる。原因は外注先の質ではなく、入稿を1つの作業として扱ったことにあります。入稿は工程の束で、工程ごとに外に出せるかどうかが違います。

入稿を「1つの作業」として渡すと壊れる

まず、入稿という言葉が指している範囲を確認します。ポータルへの掲載は、各社が加盟・利用する不動産会社向けに用意した仕組みを通して行われます。アットホームは、物件情報の登録・公開ができる加盟・利用店専用のプラットフォームとしてATBBを案内しており、あわせて、利用中の不動産情報システムからアットホームのサーバーへ物件情報を転送する一括登録システムにも触れています。SUUMOは不動産会社向けの掲載案内で、問い合わせ、審査結果の連絡と申し込み、掲載情報の作成と準備、掲載開始という流れを示しています。

つまり入稿の手前には、掲載主体としての審査と契約があり、その先に「掲載情報を作る」工程が置かれています。外注の話になるのはこの「掲載情報を作る」以降ですが、ここがさらに細かい工程に分かれている、という前提が共有されていないまま話が進むことが多いです。

なお本記事は、各社が公式に用意している画面や連携の仕組みを人が操作する前提で分担を設計します。管理画面を自動操作する類の手段は、各社の規約で可否が変わるため扱いません。

入稿を10工程に分解する

実務を並べると、掲載1件あたりおおむね次の工程を通ります。右列が線引きです。

見て分かるとおり、外に出せるのは4〜7と9の作業部分です。件数で見れば作業量の大半がここに集まっているので、外注の効果は十分にあります。壊れるのは、2・3・8を一緒に渡してしまったときです。

自社に残す工程は、ルール側から決まっている

2・3・8を残す理由は、社内の慣習ではありません。不動産広告の表示ルールがそう組まれています。

不動産の表示に関する公正競争規約は、不当景品類及び不当表示防止法に基づく公正競争規約です。この規約は事業者の責務として、不動産広告の社会性にかんがみ、深くその責任を自覚し、規約を遵守することはもとより、常により適正な広告その他の表示をするよう努めなければならないと定めています。あわせて広告会社等の責務として、事業者から広告制作の依頼を受けた広告会社等も、規約の趣旨にのっとり一般消費者の適正な選択に資する広告を制作するよう努めなければならないとしています。

依頼した側の責務が、依頼によって外注先へ移る構成にはなっていません。両方に責務がある、という書き方です。ここが線引きの出発点になります。

残す理由1：掲載してよい内容かの判断は事業者側にある

表示規約は、規則で定める表示媒体で物件を表示するとき、広告主に関する事項、物件の所在地・規模・形質その他の内容に関する事項、価格その他の取引条件に関する事項、交通その他の利便および環境に関する事項について、見やすい場所に、見やすい大きさ・色彩の文字で、分かりやすい表現で明瞭に表示しなければならないとしています。表示媒体にはインターネット広告が含まれます。

この「揃っているか」の判断は、物件の実態と取引条件を知っている側でしかできません。外注先は渡された素材の範囲でしか判断できないので、欠けている項目があっても欠けていると気づけません。したがって、素材を渡す前に自社で揃えるのが正しい順番です。

残す理由2：責任者のチェックを外すと、指摘されている失敗の形になる

不動産公正取引協議会連合会のおとり広告ガイドラインは、おとり広告となった事案の発生原因として、少人数で管理能力を超えた多数の物件を広告していたこと、そしてこれらの管理をアルバイト等に任せっきりにしていて責任者によるチェックを怠っていたことを挙げています。そのうえで、広告に際しては適正な物件数の掲載と責任者による管理が必要不可欠だとしています。

外注はこの「任せっきり」を作りやすい構造を持っています。社外なので進捗が見えず、成果物の量が多いので全件見るのが面倒になり、いつのまにか公開まで通ってしまう。ガイドラインが言っているのは作業者の身分の話ではなく、責任者によるチェックという工程が存在しているかです。外注しても、この工程は自社に残ります。

いちばん難しいのは「取り下げ」の線引き

入稿の外注が失敗する形として、新規登録よりも先に問題になるのが取り下げです。おとり広告ガイドラインは、措置された具体的な態様として、新規に掲載した時点では取引できる物件だったが、掲載後に契約済みとなった物件を削除することなく更新を繰り返し、実際には取引できない物件になっていた例を挙げています。

そして更新頻度については、更新する期間を最長でも2週間とし、この期間内に契約済みとなったことが判明した物件は、期間が到達する前であってもすみやかに削除することを徹底する必要があるとしています。あわせて、情報登録日または直前の更新日および次回の更新予定日の表示が必要な表示事項として義務付けられており、広告の上部等の見やすい位置に、見やすい大きさの文字で明瞭に記載する必要があるとしています。

ここで構造的な問題が出ます。契約済みになったという事実は、自社の取引情報にしか存在しません。外注先は、伝えられなければ永遠に気づけません。つまり入稿を外に出すなら、外注先へ作業を渡すのと同時に、成約・条件変更・募集停止を伝える経路を自社側に作る必要があります。これがない外注は、掲載を増やすほど取り下げ漏れが積み上がる仕組みになります。

更新漏れそのものの潰し方は「帯替え・物件入力を効率化する手順」で、物件マスターと公開状態の持ち方から扱っています。

渡す工程にも条件が3つ付く

4〜7は外に出せますが、無条件ではありません。渡す前に決めておかないと、差し戻しのラリーで工数が戻ってきます。

1. 完成の定義を先に書く。 写真は何枚、どの順番、どの向き。紹介文は何文字、使ってよい表現と使わない表現。項目の空欄を許すかどうか。ここが曖昧なままだと、成果物の良し悪しを毎回その場で判断することになり、判断が自社に戻ってきます
2. 素材の受け渡し場所を1つに決める。 物件ごとにフォルダを切り、写真・図面・物件概要をそこに置く。メールとチャットに散ると、外注先は最新版がどれか分からなくなります
3. アカウントの扱いを契約と手順の両方に書く。 どのアカウントで誰が操作するのか、退任時にどうするのか。可否そのものは各社の規約で決まるため、自社が結んでいる加盟規約・利用規約の該当箇所を先に確認します

1つめは、実際にやってみると効果が大きい割に飛ばされがちです。入稿が終わらない理由が入力量ではなく差し戻しにあったという話は「ポータル入稿が終わらない本当の理由」で、素材が揃っても手戻りが起きる項目まで掘っています。

外に出す前に、社内の形を決めておく

ここまでの線引きを踏まえると、外注の準備は「業者を探すこと」ではなく「渡せる形を作ること」になります。順番としては次のようになります。

1. いまの工程を書き出す。 上の10工程に自社の実際の作業を当てて、誰がやっているかを埋めます。2・3・8が空欄または「なんとなく全員」になっている会社は、外注の前にここを埋めます
2. 物件情報の置き場所を1つにする。 媒体ごとに別々の入力が正になっている状態では、渡す素材が作れません
3. 渡す範囲を1媒体・1物件種別から始める。 全媒体を同時に渡すと、どの工程が原因で詰まったのかが分からなくなります
4. チェックの記録を残す。 誰がいつ公開前確認をしたかを残します。ガイドラインが求めているのは責任者による管理なので、記録がないと後から説明できません

外注そのものの向き不向き、費用の考え方、社内に置く場合の隠れコストは「不動産会社の業務改善、外注vs内製どっちが得？」で扱っています。掲載費側の判断は「不動産ポータルの掲載費を比較する前に」を参照してください。

一次情報で確認できなかったこと

この記事を書くにあたって公開情報を確認しましたが、次の点は一次情報にたどり着けませんでした。断定を避けているのは、そのためです。

• 各ポータルの規約における、ID・パスワードの第三者利用の可否。 SUUMO・アットホームの公開ページから該当条項を確認できませんでした。自社が結んでいる規約を確認してください
• 入稿代行の料金水準。 公開されている一次情報が見つからなかったため、相場の金額は記載していません
• 各社の入稿システムの具体的な機能仕様。 アットホームの一括登録システム、SUUMOの掲載までの流れは公式ページで確認しましたが、項目単位の仕様や連携できるシステムの範囲までは公開情報で確認できていません。各社の窓口で確認してください

まとめ

入稿を外に出せるかという問いには、「作業は出せる、判断と確認は残る」が答えになります。写真・図面・紹介文・項目入力は渡せます。取引状況の確認、掲載してよい内容かの決定、公開前の責任者チェック、そして成約時に取り下げると決める判断は残ります。

そしていちばん効くのは、この線を引いたあとに成約情報が外注先へ届く経路を自社に作ることです。ここを作らずに作業だけを渡すと、掲載件数が増えるほど取り下げ漏れが増える構造になります。まずは10工程の表に自社の担当者を書き込んで、空欄になっているところを探してみてください。

参考：一次情報

• 不動産公正取引協議会連合会：不動産の表示に関する公正競争規約・同施行規則（PDF）
• 不動産公正取引協議会連合会：おとり広告ガイドライン（PDF）
• アットホーム：ATBB（不動産業務総合支援サイト）
• SUUMO：物件を広告掲載したい不動産会社様へ