不動産DXの6社事例を整理すると、受付から始めた会社が多かった

「DX、うちもやらないと」。この1年で何回聞いたかわからない。

不動産DXのメニューは、オンライン申込、電子契約、追客の自動化など、どの会社もそこまで変わらない。

となると気になるのは、どの順番で始めるかだ。

不動産会社6社のDX事例を調べ、始めた順番に注目して整理した。社名や地域、数値は特定を避けるため載せていない。成果が出た会社だけを見ているので、順番が成果の原因だと言い切るものではない。

成果が出た6社の取り組み

まず、6社が何から手をつけたのかを並べる。

A社：都心のマンション管理会社

担当者ごとにExcelやスプレッドシートがバラバラだった。物確・内見・申込・修繕の管理を一元化したところ、「一日に何度も何往復していたやり取りが、検索一発で済むようになった」。

B社：仲介会社（1店舗）

営業が仕入れから契約まで全部やっていた。追客を分業化して、DX推進室を設置した。その上でRPAによる定型作業の自動化を進め、営業1人あたりの売上が大きく伸びたという。1店舗の会社での話だ。

C社：首都圏の賃貸仲介チェーン

追客の初回対応に時間がかかっていた。追客システムを入れてLINEと連動させ、同時に専門チームを置いた。ツールとチームのどちらが先だったかは、わかる範囲の情報では特定できない。月間の対応件数は大きく増え、営業の残業も減ったという。

D社：全国展開の管理会社

電子契約を導入し、申込から契約までの期間が短くなった。リモートワークが普及して、介護と仕事を両立できるようになったベテラン社員の離職も防げた。なお、宅地建物取引業法に基づく書面の電子化を可能にする政省令改正は、2022年5月18日に施行されている（下の出典参照）。D社がこの改正を受けて導入したかどうかは、確認できていない。

E社：管理会社

内見予約と申込をオンライン化。内見予約数が前年より増え、営業時間外の予約も入るようになった。入居率は過去最高を記録し、電話対応も減った。

F社：管理・ビルメンテナンス会社

解約受付が電話と郵送で回っていた。繁忙期はパンクして聞き漏れが頻発。デジタル化したら対応時間が大きく減り、郵送費もかからなくなった。修繕依頼も写真付きになってやり取りがスムーズになった。

6社の事例から見えた「始め方の順番」

6社の取り組みを並べると、受付から始めた会社が4社（A・D・E・F社）、追客の分業から始めた会社が2社（B・C社）だった。以下は、事例を踏まえて筆者が整理した進め方だ。

ステップ1：まず「受付・対応」を自動化した

E社は内見予約と申込のオンライン化から。F社は解約受付のデジタル化から。A社は物確・内見・申込の管理一元化から。D社は電子契約から。

A・D・E・F社の4社は、最初に手をつけたのが「お客さんとの接点の入口」だった。入口をスプレッドシートから業務アプリへ変える場合は、AppSheetの使い方と、業務・データ・画面・運用の順に決める手順も参考になる。

これが地味に大事なポイントで、受付や対応の自動化は「社内の仕事のやり方を変える」のではなく「お客さんからの入口を整える」だけ。だから現場の抵抗が少ない。「営業のやり方を変えろ」じゃなくて「申込をWebで受けられるようにしよう」の方が、よほど通りやすい。

E社は内見予約をオンライン化しただけで、営業時間外にも予約が入るようになった。「今まで取りこぼしていた」需要が可視化されたと考えられる。これは営業の頑張りではなく、仕組みによる変化だ。

ステップ2：次に「追客・営業」を分業化した

B社とC社は、受付ではなく追客の分業から始めた。B社は追客を営業から切り離してDX推進室を設置した。C社は追客専門チームを設置してLINE対応に集中させた。

ここでのポイントは「ツールを入れた」じゃなくて「役割を分けた」こと。B社は営業の業務範囲が広すぎて新人が育たなかった。追客を切り離したことで、営業は接客に集中、追客チームはフォローに集中。結果として1人あたり売上が伸びたという。

C社も同じ構造。追客の返信スピードが来店率に直結するから、そこだけに集中するチームを置いた。初回対応が早くなり、対応件数も増えた。

筆者の考えでは、ツールは分業を支えるためのインフラであって、ツールが先ではない。C社もツールとチームを同時に整えている。

ステップ3：最後に「経営数字の見える化」に進んだ

A社は一元管理したデータの活用フェーズに入っている。B社はRPAで100タスクを自動化した上で、売上データの分析に着手した。D社はコミュニケーションログが溜まったことで「言った言わない問題」が解消し、業務の可視化が進んだ。

今回の6社には、ダッシュボードやデータ分析を「最初から」やった会社は含まれていなかった。

なぜこの順番を勧めるのか

筆者が考える理由は3つある。

1. 受付の自動化は、現場の痛みが一番わかりやすい

「電話がパンクしてる」「申込書の不備で差し戻しが多い」「郵送に時間とお金がかかる」——これは誰が見ても「なんとかしたい」と思える。だから導入の合意が取りやすい。

いきなり「ダッシュボードを作りましょう」と言っても、「今の数字管理で困ってないけど？」と返されることが多い。困っているのは社長だけで、現場は日々の業務で手一杯だから。

2. 分業化は、受付が整ってからじゃないと機能しない

追客チームを作っても、そもそもの反響データがバラバラだったら分業にならない。B社とC社は追客の分業から始めているが、反響データの受け渡しをどう整えるかが課題になりやすいと考えている。

順番を飛ばすと「追客チームを作ったけど、情報が来ないから動けない」という事態になる。

3. 見える化は、データが溜まってからやるもの

ダッシュボードは「見るデータ」がないと意味がない。受付をデジタル化して、分業で運用を回して、見るに足るデータが溜まって初めて「数字で経営判断しよう」が機能する。溜まるまでの期間は会社の件数によって変わる。

最初からBIツールを入れても、中身がスカスカでは使われにくい。

あなたの会社は今どのフェーズ？

自社のフェーズは、受付がデジタル化済みか、追客が分業されているか、月次の数字が1シートに集まっているかの3点で判断できる。下の表で当てはまる行を探してほしい。

効果の測り方

各フェーズで追うべき指標を1つだけ決める。

全部同時に測る必要はない。自分がいるフェーズの指標を1つだけ。

無理の少ない順番で始める

6社の事例を見ていて一番感じたのは、特別なことをやった会社はなかったということ。

内見予約をオンラインにした。追客を分業にした。電子契約にした。どれも今ある技術で、今日から始められること。ただ、成果が出た6社だけを見ているので、順番を変えたら成果が出ないとまでは言えない。

受付を整えて、分業で回して、データを溜めて、見える化する。事例を見る限り、現場の抵抗が少なく進めやすい順番だと考えている。

あなたの会社は今、どのフェーズにいますか？

SalesDockでは、不動産・製造業向けに業務の自動化支援を行っています。「うちは今どのフェーズだろう？」「次に何をやればいいかわからない」という方は、まず現状を聞かせてください。フェーズに合った一手を一緒に考えます。