チームス（Microsoft Teams）とは？チーム・チャネル・チャットの違いと、最初に決める使い分け

チームスとは、連絡・会議・資料を1か所にまとめるMicrosoft Teamsのことです

「チームス」は、Microsoft Teams（日本語の読みは「チームズ」）の検索でよく使われる表記です。Teamsは、チャット、Web会議、ファイル共有を1つのアプリにまとめた、Microsoftのコラボレーションツールです。メールの代わりに短い連絡をやり取りし、同じ画面から会議を開き、資料を置いて共同で編集できます。

Teamsを含む法人向けプランがあるかどうかや、プランごとの条件は、契約するプランで変わります。どのプランに含まれるかは、Microsoft 365 Business 4プランの違いと料金で整理しています。

チームは部署や案件、チャネルは話題、チャットは1対1の連絡です

Teamsの画面で最初に迷うのは、チーム、チャネル、チャットの区別です。Microsoftの説明では、チームは、プロジェクトや成果に向けて動く人・コンテンツ・ツールのまとまりです。チャネルは、チームの中で特定のトピックやプロジェクトごとに会話を整理する専用の場所です。チャットは、チームとは別に、1対1やグループで交わす会話です。

チャネルには3種類あります。標準チャネルはチームの全員、プライベートチャネルはチームの中の選んだ人、共有チャネルは選んだ人（チームの外の人を含められます）が対象です。出典：Microsoft Learn「Microsoft Teams でのチームとチャネルの概要」

チームを新しく作ると、SharePointのチームサイトが自動で作られます。プライベートチャネルと共有チャネルには、それぞれ専用のSharePointサイトがあります。SharePointの権限や置き場の考え方は、SharePointの使い方で詳しく説明しています。

ファイルは、チャネルならSharePoint、チャットならOneDriveに残ります

Microsoftの説明では、チャネルにアップロードしたファイルはチームのSharePointフォルダーに、チャットで送ったファイルはOneDrive for Businessに保存されます。チャットのファイルは、その会話の相手とだけ共有されます。出典：Microsoft サポート「Microsoft Teams のファイル ストレージ」

Teamsでは、チャネルに置いたファイルはチームのSharePointに、チャットで送ったファイルは送った人のOneDriveに保存されます。見積書をチャットで送ると、送った人が異動したときに、残りのメンバーが探しにくくなります。担当者が替わっても残したい資料は、チャネルのファイル欄に置きます。

連絡が散らばるのは、何をどこに書くかを決めていないときです

Teamsを入れても、チャット、メール、LINEなど複数の連絡手段が残ると、「どこで言ったか」を探す時間が増えます。Teamsを使い続けてもらうには、用途ごとに書く場所を先に決めて、全員に1枚で渡すのが近道です。次の表は、そのままコピーして、自社の言葉に直して使えます。

会議についても、決める場にしたいならチャネルで開くと便利です。チャネル会議では、チーム内のすべてのユーザーが会議があることを確認し、参加し、会議チャットを使えます。出典：Microsoft Learn「Microsoft Teamsでの会議とイベントの概要」

Teams会議への参加方法（アカウントなしの場合）

取引先からTeamsの会議に呼ばれたとき、最初の壁は「アプリを入れるのか」「アカウントが要るのか」です。Microsoftの公式案内では、Teamsのアカウントを持っていなくても、開催者が許可している場合は、名前を入力して会議に参加できるとされています。出典：Microsoft サポート「Teams で会議に参加する」

パソコンのブラウザーからの参加手順は、裁判所の公開資料に具体的に載っています。Microsoftの「会議に参加」ページで会議IDとパスコードを入力し、「このブラウザーで続ける」を選びます。名前の入力欄が出たら名前を入れ、「今すぐ参加」を押します。なお、この資料は旧版の画面（Teams classic）のため、実際の表示は変わっている可能性があります。出典：裁判所「Teams manual（パソコン版）」

主催者側の管理者が匿名参加を止めている場合は、ブラウザーでも会議に入れません。管理者は、匿名ユーザーの会議参加を設定で許可または禁止できます。出典：Microsoft Learn「Teams の会議設定を管理する」入れないときは、主催者に匿名参加が許可されているかを確認してください。許可されていても、入室前に主催者の承認を待つことがあります。スマートフォンでの参加条件は、Microsoftの公式ページで確認してください。

自社で会議を開く側になるときは、先にチャネルの会議にするか、日時を決めた会議にするかを決めます。参加者の画面共有やマイクの扱いは、会議の主催者が決める設定が絡みます。初回の会議の前に、社内の2人で入退室と画面共有を一度試しておくと、当日に慌てません。

導入前に、管理者と決めておくことが3つあります

Teamsは、既定ではすべてのユーザーにチームを作る権限があります。放っておくと似た名前のチームが増えるため、導入前に次の3つを管理者と決めます。管理画面の見方はMicrosoft 365管理センターの使い方にまとめています。

• チームを作ってよい人：全員に任せるか、部署の責任者に限るかを決めます。
• チームの所有者：複数の所有者を置くと、招待や設定の負担を分けられます。所有者の人数に公式の決まりはありませんが、当社では、1人が不在でも困らないよう2人を勧めます。
• 社外の人を入れてよいか：ゲストや共有チャネルは、組織の設定で許可されている場合だけ使えます。

最初の1週間は、1つの部署で小さく試して測ります

最初の1週間は、全社ではなく1つの部署だけで試し、使い分けの表が現場で通じるかを確かめます。全社展開は、その結果を見て表を直してから進めます。

試した効果は、メール添付がリンク共有に変わった資料の数、決定事項を探す時間、「どこに書いたか」と聞かれた回数の3つで測ります。1週間たっても探す時間や聞かれる回数が変わらなければ、チャネルの分け方か使い分けの表を見直します。効果の測り方の考え方はAI導入の効果測定にもまとめています。

連絡と資料の置き場が整うと、AIに渡す材料も揃います。TeamsやSharePointの中身をAIから読ませたいときは、Claude for Microsoft 365が参考になります。社内でAIを使う決まりごとから整えたい場合は生成AIの社内ルールの作り方をご覧ください。

SalesDockは、成長に経営管理・業務・データの仕組みが追いついていない中小企業に、経営管理基盤の実装と定着を月額で支援しています。Teamsのような道具を入れる前に、どの連絡をどこに残すかを決めるのが、その最初の仕事です。