Office 365（Microsoft 365）管理センターの使い方｜入り方と、最初に見る5つの画面

管理センターへの入り方は、admin.microsoft.comにサインインするだけです

管理センターは、ブラウザーで admin.microsoft.com を開き、職場のアカウントでサインインすると入れます。すでにMicrosoft 365にサインインしているなら、アプリ起動ツール（左上の9つの点）の一覧にある「管理」からも開けます。Microsoftの案内ページには admin.cloud.microsoft という新しい入り口も出ていますが、どちらも同じ管理センターに着きます。

アプリ起動ツールに「管理」が出ないときは、そのアカウントが管理者ではありません。原因と頼む相手は、次の「管理センターに入れないときの原因」にまとめています。

画面の見え方は2つあり、上のボタンで切り替えます

• 簡易ビュー：小規模な会社向けで、画面上部のボタンで切り替えます。Users、Teams、Products（ライセンス）などのタブに絞られています。
• ダッシュボードビュー：複雑な設定や作業まで扱える画面で、Microsoft 365の管理者の多くはこちらが表示されます。

管理センターに入れないときの原因は、管理者の役割がないことが最も多いです

Microsoft 365管理センターに入れない主な原因は、サインインしているアカウントに管理者の役割がないことです。アプリ起動ツールに「管理」が出ない、または「このページまたは操作にアクセスする権限がありません」（日本語表示では「このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません」という文言がMicrosoft Learnにあります）と表示されたら、そのアカウントは管理者ではありません。

Microsoft 365の契約を申し込んだ人は、初期状態で管理者になります。小さな会社では、その人（経営者や総務の担当者）か、パソコンの保守を頼んでいるIT業者に、権限の付与や作業を頼みます。

サインインそのものができないとき

• 別のアカウントでサインインしている：職場のアカウントでサインインしているかを確かめます。個人用のMicrosoftアカウントなどでは、会社の管理センターに入れません。
• パスワードを忘れた：管理者にパスワードのリセットを頼みます。代替の連絡先（携帯電話番号など）を登録してあれば、サインイン画面の「パスワードを忘れた場合」から自分で再設定できる場合もあります。解決しないときは、Microsoftサポートに問い合わせます。

多要素認証の端末をなくした場合など、そのほかのサインインの不具合は、この記事の範囲外です。Microsoftの公式ページで確認してください。

最初に見る画面は、左メニューの5つです

左メニューには項目がたくさんありますが、最初は5つに絞って構いません。毎月見るのはUsers、Billing、Reportsの3つで、RolesとHealthは必要なときに開きます。

見る頻度の目安は筆者の運用上の提案で、Microsoftが定めた頻度ではありません。Exchange、Teams、SharePointなどの細かい設定は、左メニューの下にある別の管理センターで行います。使える管理センターは、契約しているプランによって変わります。

日常の作業は、ユーザーの追加とパスワード再設定の2つです

ユーザーを追加して、ライセンスを割り当てる

入社した人のアカウントは、次の順で作ります。ライセンスは、アカウントを作る同じ画面で割り当てられます。

1. 管理センターの左メニューで「Users」（日本語表示は「ユーザー」）を開き、「Active users」（「アクティブなユーザー」）を選びます。
2. 「Add a user」（「ユーザーの追加」）を押し、氏名とユーザー名を入れて「Next」（「次へ」）に進みます。
3. ライセンス（プラン）を選び、画面の案内に従って進めて「Finish adding」（「追加の完了」）を押します。
4. 初期パスワードを、本人にだけ安全な方法で伝えます。

プランの選び方と金額はMicrosoft 365の料金の記事にまとめています。退職する人のアカウントは、削除する前に、メールやファイルの引き継ぎ先を決めてから進めます。共有アカウントを使っている会社は、共有アカウントを廃止する移行手順も参考になります。

パスワードを再設定する

パスワードを忘れた社員の対応には、パスワード管理者の役割が必要です。手順は次の3つです。

1. 「Users ＞ Active users」（「ユーザー ＞ アクティブなユーザー」）で、対象の社員を選びます。
2. 「Reset password」（「パスワードのリセット」）を押し、自動で作るか、自分で決めるかを選びます。
3. 表示されたアカウント情報を、PDFに出力して安全な場所に保管し、本人に安全な方法で渡します。

2024年8月30日以降、管理センターからメールでパスワードを送る機能は外されています。メールやチャットにそのまま貼らず、本人に直接伝える運用にします。本人が自分で再設定できる「セルフサービスのパスワード再設定」を有効にすると、管理者の呼び出しそのものを減らせます。

管理者は、必要な人に必要な分だけ持たせます

管理センターで一番危ないのは、全員が全体管理者になっている状態です。全体管理者はほぼすべての設定を読み書きできるため、1人のアカウントが乗っ取られると影響が会社全体に及びます。Microsoftは、全体管理者を5人未満にすること、管理者のアカウントすべてに多要素認証を設定すること、必要な権限だけを与えることを推奨しています。

• 日常の作業：パスワード再設定などは、パスワード管理者のような小さい権限で足ります。
• 全体管理者：契約や権限の変更など、会社として大きな操作をする人に限ります。
• 緊急用のアカウント：全員が締め出されたときのために、特定の個人に紐づけない全体管理者を2つ持つことが推奨されています。

AI活用の伴走では、打ち合わせの時間が初期設定でつぶれる会社があります。原因はツールの難しさではなく、同じ人が使うログインのアカウントが、知らないうちに複数あったことでした。管理者の台帳がないと、「どのアカウントが誰のものか」が分からなくなり、設定のたびに探すことになります。

また、AIを入れたい意欲があっても、会社のパソコンの設定を管理者が決めていて、使えるAIが会社指定のものに限られる会社もありました。何が使えるかは、利用者でなく管理者の設定で決まります。Copilot Coworkの使い方でも、使い始める前に管理者が設定する条件を整理しています。

ライセンスの棚卸しは、契約の数と使った人を並べます

Microsoft 365管理センターでライセンスの余りを調べるには、契約した数と、実際に使っている人を並べます。「Billing ＞ Licenses」（「課金 ＞ ライセンス」）で、割り当て済みと未割り当てのライセンスの数を見ます。「Reports ＞ Usage」（「レポート ＞ 使用状況」）では、メールやTeams、OneDriveなどを使っている人を、7・30・90・180日の期間ごとに確認できます。

Microsoftの案内にも、レポートで「十分に使っている人」と「ほとんど使っていないためライセンスが要らないかもしれない人」を見分けられると書かれています。進め方は次のとおりです。

1. 「Billing ＞ Licenses」で、契約数・割り当て済み・未割り当ての数を控えます。
2. 「Reports ＞ Usage」で期間を30日か90日にし、Active Usersなどの表で、直近に動いていない人を洗い出します。
3. 動いていない人に、使わない理由を聞きます。退職や異動の取りこぼしならライセンスを外し、使い方が分からないだけなら教えます。
4. 残った人数とプランで、次の更新に出す見積りを取り直します。

他社の例でも、契約と利用のずれは起きています。

• 100人を超える規模で契約した申請用の専用ツールで、実際に使われていた申請は一部の種類だけでした。
• 小規模な会社で、契約済みのクラウドストレージを誰も使っていませんでした。外出先の端末で作業することが多く、社内に資料を置く習慣がなかったためです。

どちらもMicrosoft 365の話ではありませんが、見る順番は同じで、契約の数と、実際に開いた人を並べます。ライセンス以外も含めたIT費用の見直しは、いま止められるIT費用の棚卸しで手順にしています。

レポートに社員の名前が出ないときは

レポートは、初期設定だと利用者名や部門名が伏せて表示されます。個人別の状況を見たい場合は、全体管理者が「Settings ＞ Org settings ＞ Services ＞ Reports」（「設定 ＞ 組織設定 ＞ サービス ＞ レポート」）で「Conceal user, group, and site names in all reports」（「すべてのレポートでユーザー、グループ、サイト名を非表示にする」）のチェックを外します。名前を出す操作は監査ログに残ります。個人の利用状況を見る目的と範囲は、あらかじめ社内に説明してから変えます。名前の表示設定は数分で反映されます。レポートの数字そのものは、通常24〜72時間後に表示され、数日かかることもあります。

効果は「未使用ライセンスの数」と「管理者の人数」で測ります

月に1回、次の3つの数字を記録します。

• 動いた人の割合：割り当て済みのうち、直近30日に動いた人の割合。低いままなら、外す前に使われない理由を現場に聞きます。
• 未割り当ての数：余っているライセンスの数。
• 全体管理者の人数：増えていくなら、台帳の見直しが必要なサインです。

管理センターの設定は、どの業務をどのツールで回すかが決まっていないと、決める基準がありません。SalesDockは、業務の整理を先に行い、そこにツールの契約と設定を合わせる支援をしています。