売上は伸びているのに管理が追いつかない—中小企業の経営管理を仕組みにする順番

問い合わせも受注も増えて、売上は去年より伸びている。それなのに、先月の粗利がいくらだったかは翌月の半ばを過ぎないと分からず、請求の出し忘れに後から気づき、営業から現場への引き継ぎでは同じことを何度も聞き直している。社員が10〜50名ほどに増えてきた会社で、よく聞く話です。

案件が1件増えると、見積もり、受注の確認、担当の割り振り、請求、入金の確認がそれぞれ1回ずつ増えます。売上が倍になれば、この確認と集計も倍になります。管理が追いつかない状態とは、社長や管理職の手元に正しい情報が届くまでの時間が、案件の増え方に負けている状態です。人を増やしても情報の通り道が変わらなければ、確認する人が増えるだけで、届くまでの時間は縮みません。

仕組みにする順番を決める前に、困った場面を2週間だけ書き留めます。「請求を出し忘れた」「先月の数字を聞かれて答えられなかった」「現場から営業に確認の電話があった」「社長の承認待ちで見積もりが止まった」のように、起きたことをそのまま1行で残します。

書き留めた場面は、次の4つのどこで起きたかに分けます。件数がいちばん多い場所が、最初に手をつける場所の候補です。ただし、案件の台帳が無い会社は、数字も引き継ぎも台帳の上に乗るので、件数にかかわらず台帳から始めます。

営業は自分の表で商談を追い、現場は別の表で工程を追い、経理は会計ソフトで請求を追う。案件が少ないうちはこれで回りますが、件数が増えると、3つの表のどこかで案件が抜けます。請求の出し忘れや二重の手配は、たいていこの抜けから起きます。

最初の一歩は、受注した案件を1行1件で並べた台帳を1本だけ決めることです。スプレッドシートで構いません。列は最小限に絞り、足りなくなったら足します。台帳を先に作る理由は、この後の月次の数字も引き継ぎも、この1行を元にするからです。案件の項目と進み方の決め方は、関連記事の「営業プロセスの設計」でも整理しています。

台帳ができたら、毎月何日までに先月の数字を出すかを決めます。たとえば「翌月5営業日までに、売上、粗利、入金予定を出す」のように、日と数字をセットで決めます。締める日が決まっていないと、数字は経理の手が空いたときに出ることになり、判断がいつも1か月遅れます。

最初から細かく分けて見る必要はありません。まず会社全体の売上と粗利、次に顧客別か案件別の粗利の順で見ていきます。どの単位で粗利を見るかは、関連記事の「利益が残らない会社の数字管理」で詳しく扱っています。部門や商品で分けて見たくなったら、「中小企業の管理会計の始め方」で最小の管理単位を決めてから広げると、入力の手間が膨らみません。

数字が見えるようになると、次に目につくのが引き継ぎと判断の詰まりです。営業が受注した案件を現場に渡すとき、何を渡せば聞き直しが起きないかを書き出します。2週間の記録に残った「聞き直し」の内容が、そのまま渡す項目の候補になります。

判断は、社長が過去に出した答えを並べると線が見えてきます。値引きなら「既存の取引先で、一定額以下なら担当者が決めてよい」のように書き、その範囲は事前の承認をやめて週1回の報告に変えます。どこまで判断を降ろせるかの書き方は、関連記事の「職務権限規程の作り方」にまとめています。

台帳と月次の数字がそろっても、見る場が無ければ判断は変わりません。毎月1回、締めた数字を見る会議を決め、見る表を固定します。会議の最初の10分で先月の売上と粗利、粗利の低かった案件、入金が遅れている案件を確認し、残りの時間でそれに対して何をするかを決めます。

決めたことは、誰が、いつまでに、何をするかを1行で残します。翌月の会議は、その1行がどうなったかの確認から始めると、会議が報告会で終わらなくなります。判断を残す形は、関連記事の「経営会議の意思決定ログ設計」で紹介しています。

管理が追いつかないと感じると、先に販売管理やCRMのシステムを入れたくなります。ただ、台帳の項目も締める日も引き継ぎの中身も決まっていない状態でシステムを入れると、入力する人が項目の意味をそろえられず、画面は増えたのに数字が合わない状態になりがちです。順番を逆にすると、入力されないシステムと、結局手元に残るスプレッドシートの両方を抱えることになります。

スプレッドシートで3か月ほど回して、困ることがはっきりしてからシステムを選ぶと、何を求めるかが具体的になります。次のような場面が増えてきたら、移る時期です。移るかどうかの判断は関連記事の「Excelでの管理をいつ卒業するか」、選んでから定着までの進め方は「システム導入の進め方」で扱っています。

4つの順番は分かっても、日々の仕事と並行して進める人がいない会社は多いと思います。外に相談するときは、相談先ごとに受け持つ範囲が違うため、自社がどこで詰まっているかで選びます。無料の公的窓口で方向を決め、手を動かす部分だけを民間に頼むと、費用を抑えられます。

SalesDockは、売上の伸びに管理が追いつかなくなった会社の経営管理づくりを、事業基盤構築支援として伴走しています。最初に、社長や部門の責任者から1年後にどうなっていたいかを伺い、そのあと現場で使っている表や画面、会議の資料を見せてもらいます。聞き取りだけで順番を決めると、実際に数字がずれている場所を見落とすからです。

そのうえで、案件の台帳、月次の数字、引き継ぎ、会議のどこから手をつけるかを、利益への効果と現場の手間で比べて決めます。台帳や数字を整えたあと、どの業務からAIやツールを入れるかを絞りたい方は、下の無料診断をお使いください。

仕組みができたかどうかは、社長の感覚ではなく、始める前と同じ数え方で確かめます。始める前の数字は後から取れないので、台帳を作る前の月に一度だけ記録しておきます。