システム導入の進め方｜選定前から定着までを止めずに進める7段階

『DXする』『効率化する』では、候補の機能が増えるだけです。請求書を受け取ってから承認・支払予定が確定するまで、問い合わせを受けてから次回行動が決まるまで、のように始点と終点を書きます。

その業務で起きている遅れ、漏れ、二重入力、判断集中を一つ選びます。目的が複数ある場合は、最初の試行で確認するものを一つに絞ります。

担当者への聞き取りだけでなく、実際の一件を始点から終点までたどります。画面、Excel、メール、紙、口頭確認を順番に置き、同じ情報を写す箇所へ印を付けます。

標準手順だけでなく、情報不足、期限超過、承認者不在などの例外を拾います。システム化の対象は、通常処理より例外時の戻し先で決まることがあります。

IPAは、経営や利用者の要求を分析し、関係者と合意して要件にまとめる流れを示しています。業務部門が『何を決めたいか』を持ち、技術側が機能・非機能・連携へ具体化します。

画面や機能だけでなく、権限、性能、停止時間、バックアップ、監査、データ移行、運用保守を確認します。受入条件は『使いやすい』ではなく、代表シナリオで期待結果が出る形にします。

既製SaaS、ノーコード・ローコード、個別開発を、同じ対象業務とデータで比べます。機能数ではなく、標準機能で足りる範囲、変更時の責任、データの取り出しやすさを見ます。

比較表の空欄を営業説明で埋めず、試行で確認します。確認できない条件は未確認として残し、契約前の宿題にします。

本番データを一気に移さず、匿名化した代表データか承認済みの小範囲で試します。通常、例外、権限違い、差戻し、障害復旧を通します。

一回成功しても本番扱いにしません。別の担当者が翌日または翌週に同じ手順を再現できるか確認し、説明者がいなくても進められる状態を目指します。

データ移行の照合、本番切替、旧手順の停止、問い合わせ窓口、障害復旧、変更申請を分けます。切替日に教育まで詰め込むと、問題の原因が判別できません。

公開後は、利用率だけでなく、完了時間、差戻し、未処理、例外、人の最終判断を測ります。利用が増えても完了が遅くなったなら手順を戻します。