業務分掌の決め方｜部署の間に落ちる業務に持ち主を置く手順

「それ、うちの担当でしたっけ」で止まる業務がいくつかある。請求の元データを直す人、届いた郵便を仕分ける人、解約の連絡を受けたときに社内へ回す人。誰かがやってはいるが、決めた覚えはない。その誰かが辞めるか休むかしたときに、初めて誰の担当でもなかったと分かる。

対策として業務分掌表を作ると、今度は表が実態と合わない。部署が3つしかないのに業務は50個あり、1人が3部署の業務を持っている。部署を単位に取ると、兼務の会社では箱しか決まらない。単位を業務側に取り、1業務につき持ち主を1人に決めるほうが、同じ労力で止まらなくなる。

取引先データという1つの対象に絞った責任分担は取引先マスタの責任者設計、問い合わせが集まる窓口の割り当ては共有受信箱の担当割り当て設計、人が抜けるときの引き継ぎは退職時の業務引き継ぎで扱っている。この記事は、その前提になる「誰が何を持っているか」を1枚にする工程に絞る。

業務分掌・職務分掌・職務権限を混ぜない

この3つは近い言葉だが、決めているものが違う。混ぜて1枚にすると、担当なのに決められない人が生まれ、結局判断が上へ戻る。

業務分掌も職務分掌も、法令で定義された用語ではない。社内で使い分けを決めておけば足りる。分けておくべきなのは呼び方ではなく、担当の表と決裁の表を別々に持つことだ。決裁側の作り方は職務権限規程の作り方で扱っている。

法令が触れているのは、規程の形ではなく体制

業務分掌規程を作れと定めた法令はない。関係してくるのは、取締役会設置会社における体制整備のほうだ。会社法第362条第4項第6号は「業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備」を取締役に委任できない事項として挙げ、その中身を定める会社法施行規則第100条第1項第3号が「取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制」を挙げている（e-Gov法令検索「会社法」、同「会社法施行規則」、いずれも2026年8月26日に条文を確認）。

誰が何を担当するかを決める作業は、この体制の一部として位置づけられている。規程という文書を作るかどうかは選べるが、決めること自体は選べないという読み方になる。

もう1つ、分掌で降ろせる範囲にも境界がある。会社法第362条第4項第3号は「支配人その他の重要な使用人の選任及び解任」を取締役会の決議事項としている。部門長に「うちの部の採用と人事は任せた」と口頭で渡していても、重要な使用人に当たる範囲は取締役会側に戻る。分掌表に人事権を書き込む前に、ここだけは確認しておく。

先に決めるのは、どこにも属さない業務の受け皿

分掌表が途中で止まる原因は、分類が難しい業務にぶつかったときに手が止まることにある。郵便物の仕分け、備品の発注、Webサイトの問い合わせフォームから来た営業メールの処理。どの部署の仕事とも言い切れないものが必ず残る。

ここで分類を完成させようとしない。先にデフォルトの引き取り手を1つ決めて、決まらないものは全部そこへ入れる。管理部門でも、社長本人でもいい。重要なのは、決まらない業務が宙に浮かず、必ずどこかに着地することだ。

そのうえで、引き取り手に溜まった業務のリストを次の見直しの材料にする。溜まったものを眺めると、業務そのものが不要だったもの、他の業務に付ければ済むもの、本当に新しい担当が要るものの3つに分かれる。受け皿は分類の失敗ではなく、分類のための観測装置として置く。

分掌表に持つのは5列でいい

この5列のうち、埋まらない列が出た業務が、次に手を入れる対象になる。代替が空欄なら持ち主が休むと止まる業務、記録の置き場が空欄ならやったかどうかを確認できない業務だ。1人しかできない業務が積み上がったときにどう解けるかは属人化解消の事例パターン8選で整理している。

作るまでの5手順

手順3の「持ち主を1人にする」で反発が出ることがある。共同で見ているほうが安心に見えるからだ。ただし共同担当は、2人とも動く状態ではなく、片方が相手を待つ状態を作りやすい。持ち主を1人にして、もう1人は代替の列に置けば、責任と手数の両方を確保できる。

表を作っても動かないときに疑うところ

5列が埋まったのに、実務が以前と変わらないことがある。そのとき詰まっているのは分掌表の外側だ。担当は決まったが、その人が判断するための数字が別の人のExcelにある。記録の置き場と書いた場所に、他の人がアクセスできない。前工程が終わったという合図が、口頭でしか流れてこない。

件数は流れているのに、判断基準・責任者・データの受け渡しが後回しになっている会社ほど、この段階で止まる。最後の確認が社長へ集まっていればなおさらだ。担当を決める作業と、担当が動けるようにデータをつなぐ作業は別なので、後者に心当たりがあるなら3分・8問の事業基盤診断でどこから整えるかを確認できる。就業規則や人事制度そのものの設計は社会保険労務士の領分になるため、そこは分けて考える。

来週できる一歩：落ちた業務を5個書き出す

1. 直近1か月で「誰の担当か分からずに止まった業務」を5個書き出す。
2. 5個それぞれに、いま実際にやっている人の名前を1人だけ書く。
3. その人が5日休んだときに代わる人を書く。思いつかなければ空欄のままにする。
4. どこにも属さない業務の引き取り手を1つ決める。
5. 空欄になった代替の列だけを、次の1か月で埋める対象にする。

5個で回してみると、止まっていた原因が「担当が決まっていないこと」ではなく、担当は暗黙に決まっていたが、代わりがいなかったことだった業務が混ざっているのが分かる。この2つは打ち手が違うので、分けてから手を入れる。

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