脱エクセルの進め方｜全部やめずに、残す表と移す表を分けて始める

脱エクセルは、Excelを全部やめることではない。複数人が同じ情報を使う表と、更新漏れが請求や顧客対応に響く表を共有データに移し、それ以外はExcelのまま残して、データの正本を一つに決めることだ。

「Excelが限界なので、何かシステムを入れたい」。この相談では、ツール選定より先に確認したいことがある。困っている原因が、ファイルそのものではなく、入力・確認・引き継ぎの運用にあることが多いからだ。

先に仕組みを整理せず導入すると、Excelと新しいツールの二重管理になったり、使い方を知る人だけに仕事が集まったりする。まずは今の仕事を見える形にしよう。

最初に確認する3つの困りごと

次のどこで止まっているかを、実際の作業をする人と確認する。

ここを分けておくと、「共有のやり方を変えればよい」のか、「データを一か所に集める必要がある」のか、「承認の仕組みを用意すべきか」を判断しやすくなる。

導入前に作る、業務とデータの地図

完璧な業務フロー図は不要。対象の業務について、次の項目を一枚にまとめるだけで十分に始められる。

表の設計も同時に見直す。原則は「一行が何を表すか」を決め、入力者・更新のタイミング・必須項目を明確にすること。顧客、案件、発注などを混ぜず、それぞれの関係を言葉で説明できる状態にしてから、ツールの機能に当てはめる。現場からの報告や申請をExcelファイルで受け取っている場合は、入口をGoogleフォームに変えて1件1行で集める手順をGoogleフォームとスプレッドシートで報告を集計する設計にまとめている。

業務の棚卸しの進め方は、業務棚卸しの進め方でも詳しく解説している。棚卸しの後に、誰が・何を・どの順で決めるかを設計する手順は、業務設計とは｜業務フロー・運用設計との違いと、形骸化させない進め方6ステップで詳しく解説している。

Excelに残す仕事と、仕組み化する仕事を分ける

すべてをシステムに移す必要はない。少人数で完結し、更新頻度が低く、例外対応が多い集計や検討用の表は、Excelやスプレッドシートの柔軟さが役立つ。

一方で、同じ情報を複数人が使う仕事、更新漏れが顧客対応や請求に影響する仕事、担当者の判断や承認を残したい仕事は、共有データとルールを持つ形に向いている。大切なのは「Excelをやめる」ではなく、データの正本を一つに決めることだ。

売上や案件の集計を見直す場合は、営業のスプレッドシート運用を整える考え方も参考にしてほしい。移行を考え始める目安は、Excel管理から移行する判断基準にまとめている。

Excel業務をシステム化する4つの方法と選び方

移す仕事が決まったら、方法を選ぶ。よく使われるのは次の4つで、どれが優れているかではなく、移す仕事の困りごとに合うかで選ぶ。

困りごとが「データの問題」なら、正本を一か所に集められるクラウドサービスや個別開発が候補になる。「作業に時間がかかる」だけなら、関数・マクロやRPAで十分な場合もある。ノーコードで自作するかどうかの線引きは、業務アプリをノーコードで作る前に決める4つで詳しく扱っている。Excelで回している申請・承認をkintoneへ移す場合は、kintoneの稟議・申請の承認フローで組める範囲を確認できる。勤怠をkintoneで組む場合は、kintone 勤怠管理は向くのかで自作と専用システムの線引きを整理している。スプレッドシートをそのまま入力画面にして業務アプリを作る場合は、Glideの料金と、使う前に決める3つで向く業務を確認できる。

システムに移しても二重入力は消えないことがある

営業管理をExcelからシステムへ移す相談では、提案書と管理表に同じ内容を打ち直す作業が消える、という前提で話が進みやすい。中小企業の支援では、システムを入れても二重入力が消えなかった例があった。入力の入口を変えないまま保管場所だけを移すと、打ち直す先がもう一つ増えるだけになる。

売上表と請求ソフトに同じ利用料を二重入力している場合は、2つのCSVを読み込んで差のある行だけを出す照合にすると、人の作業を「CSVを出す」「差を直す」の2つに絞れる。

現場のExcelやスプレッドシートは残し、集計と表示だけを管理側に寄せる方法なら、入力は現場の1回で済む。現場の表を捨てさせないため、担当者が代わっても集計が止まりにくい。

中古品の買取再販会社では、月次集計を手作業で行い、メンバーが別々のシートで管理していた。以前に外注で作った集計画面も、担当者の異動後は使われなくなっていたため、現場の表を残したまま集計だけを管理側に寄せる方法が選択肢になる。

移す前に埋める棚卸し表（コピーして使える）

表を1枚ずつ、次の項目で埋めると、残す・移すの判断がそのまま出る。記入例は営業の案件管理表の場合。

システム化の進め方｜1つの業務で試してから広げる

対象業務を一度に移し替えるのではなく、次の順で進める。

1. 困りごとがデータ・業務・運用のどこにあるかを確認する
2. 対象業務の始まり・担当・受け渡し・承認・完了を一枚にまとめる
3. Excelに残す表と、共有データへ移す表を分ける
4. 移す仕事の困りごとに合わせて、方法を選ぶ
5. まず1つの業務に絞り、対象データ・利用者・入力ルール・困ったときの連絡先を決めて試す
6. 出てきた例外や確認事項を反映してから、対象を広げる

試している間は現場の声を集め、例外が出たらその都度ルールを見直す。導入後も、入力の抜け・確認にかかる時間・情報の食い違いが減ったかを継続して確認する。数値だけでなく「誰が判断できるようになったか」にも着目すると、仕組みが定着しているかを見極めやすい。選定から定着までの段取りは、システム導入の進め方にまとめている。

まとめ

Excel業務のシステム化では、ツールを選ぶ前に業務・データ・運用を整理する。残す表と移す表を分け、移す仕事の困りごとに合わせて方法を選ぶ。今ある表を責めるのではなく、現場が判断しやすく、引き継ぎやすい仕組みに変えることが目的になる。SalesDockは、経営・営業・業務・データをつなぎ、現場で回る事業基盤をつくる支援をしており、脱エクセルはその入口の一つとして扱っている。