不動産の電子契約、何から始める？—導入手順と費用感をわかりやすく解説

「電子契約のサービスを比較してほしい」と相談を受けても、最初に聞くのはサービス名ではない。賃貸か売買か、媒介か自社売主か、重要事項説明はどこで行い、締結後の書面をどこへ保存しているか。この流れが分からないまま契約すると、紙と電子が並行して現場の手間が増える。

IT重説と書面電子化は別の手続き

国土交通省は、IT重説をテレビ会議などで行う重要事項説明、書面電子化を宅建業法第34条の2、第35条、第37条に基づく書面を電子メールやWebからのダウンロードなどで提供すること、と分けている。IT重説を対面での説明と同様に扱うには、説明を受ける人が映像と音声を確認し、その場で質問できる環境が必要になる。

電子化の対象を、書面ごとに分ける

2022年5月18日の制度改正で、宅建業法に基づく次の書面を電磁的方法で提供できるようになった。電子化するかは書面単位で確認する。

国土交通省のマニュアルは、宅建業法の規制範囲を説明するものだ。売買契約書と37条書面を兼ねる場合でも、民間の取引慣行による押印や当事者間の合意まで一律に判断していない。自社の契約書式にどの書面が組み込まれているかは、顧問弁護士や所属団体にも確認する。

相手方の承諾は、方法と形式を示して取る

電子交付へ進む前に、相手方へ提供方法とファイル形式を示して承諾を得る。実務では「電子契約に同意します」だけを保存しても、あとから何に同意したのか確認しにくい。

承諾を断られた案件は紙へ戻す。電子と紙のどちらでも進められる分岐を用意しておけば、営業担当がその場で迷わない。

本人確認と電子署名を一緒にしない

メールアドレスに届いたリンクを開けたことと、契約当事者本人であることは同じではない。電子署名サービスの認証方法だけに任せず、対面確認、本人確認書類、既存顧客情報との照合など、自社が現在行っている本人確認を電子の流れへ移す。

また、電子書面の要件と、契約の成立を示す電子署名の方式も分けて検討する。電子署名法については法務省が制度とQ&Aを公開している。サービスの「法的に有効」という広告文だけで選ばず、誰の意思をどの記録で確認できるかを見る。

法務省「電子署名法」

導入前に1案件を通す

比較表で機能を数えるより、自社の書式と担当者で1案件を通すほうが早い。テストでは次の順に進める。

1. 対象を1つに絞る。賃貸更新など、件数があり流れを追いやすい手続きから始める。
2. 相手方役を別の社員が担当する。承諾画面とメールが、説明なしでも読めるか確認する。
3. IT重説の通信を試す。映像、音声、書面表示、質問のやり取りが成立するかを見る。
4. 本人確認から締結まで進める。誰が確認し、誰が送信し、誰が完了を確認するかを記録する。
5. 締結後の書面を探す。担当者が休んでも、別の社員が顧客名や物件名で見つけられる状態にする。

止まった場所が、導入前に直す場所だ。送信まで進めても、承諾記録が顧客台帳に戻らない、締結済みPDFが個人フォルダへ入る、といった問題は残る。契約業務全体のデジタル化と合わせて、受領から保存までを見る。

費用は月額ではなく、1契約の総コストで比べる

電子契約サービスの料金はプラン、送信件数、本人確認、保管、システム連携、導入支援で変わる。特定の価格帯を業界相場として置かず、直近3ヶ月の契約件数で試算する。

印紙税は契約書の種類と記載金額で変わる。税額を記事の一律値で判断せず、国税庁の印紙税額一覧で対象文書を確認する。電子化による削減だけでなく、差し戻し件数と締結までの日数も導入前後で記録する。

国税庁「印紙税額の一覧表」

最初の1週間で決めること

初日は、直近3ヶ月に使った契約書式を集める。次に34条の2、35条、37条の書面と、それ以外の合意書類を分ける。5営業日目までに1案件をテストし、止まった箇所を担当者と直す。サービス比較は、このテスト項目を満たせる候補に絞ってからで十分だ。

顧客情報や契約履歴の置き場所まで見直す場合は、顧客管理と追客の仕組み化も合わせて確認すると、契約だけが別の台帳になるのを防げる。