データ整備の進め方｜1件の数え方・寄せるキー・記録の続け方

データ整備というと、表記を直したり空欄を埋めたりする作業を思い浮かべがちです。ただ、その前に決めていないと全部やり直しになる項目があります。1件を何で数えるか、という粒度です。

ある酒類小売の在庫を見たときが分かりやすい例でした。ワインは同じ銘柄でも年ごとに値段が変わり、年が違えば別の商品として売られます。日本酒は同じ名前でも生酒と火入れで別物です。ところが注文する顧客は銘柄名しか言わないので、どちらを指しているかは担当者の記憶で補われていました。この状態のまま在庫表を作っても、数えた本数と棚の本数は合いません。

決め方は単純で、現場が呼び分けているなら別の行にします。値段が違う、置き場所が違う、仕入れ先が違うのどれかに当てはまるときも別の行です。

逆に、誰も区別していないものを細かく分けると、入力する人が選べなくなって更新が止まります。粗すぎても数が合わず、細かすぎても続きません。判断の基準は現場の言葉です。

同じ相手のデータが複数の表に散っているとき、それを1つに寄せる作業を名寄せと呼びます。ここで会社名をキーにすると、件数が増えたところで行き詰まります。同じ商号で法人番号が違う会社は実在します。系列会社や事業承継の前後では珍しくありません。

法人相手の場合は、国税庁が公開している法人番号を第一のキーにします。商号や所在地は変わりますが、法人番号は変わりません。公表サイトでは過去の商号・所在地の変更履歴も確認できるので、古い名前で入っているデータを現在の法人へ寄せ直せます。

入力時に完全に防ごうとしないほうがうまくいきます。カタカナの「ヴ」と「ブ」のように、書いた本人は正しいつもりで揺れる字があるからです。

現実的なのは、月末に正式名称ではなさそうな行だけを一括で抜き出して、人が直す時間を取る運用です。毎日やる必要はありません。

データ整備で一番多い失敗は、一度きりの棚卸しで終わらせてしまうことです。さきほどの酒類小売では、2月末に店を3日間閉めて全在庫を数えていました。それでも半年後には合っていません。数えたあとの出入りが記録されなかったので、初日からずれ始めていました。

システムが無いから記録できないわけでもありません。この会社には在庫管理システムが既に入っていました。足りなかったのは、何を1行と数えるかの取り決めと、毎日の記録と、探せる程度の置き場所の区分だけでした。

その会社は在庫を3箇所に分けて置いていて、「あるのは分かっているのに探せない」状態でした。かといって棚の段まで細かく決めると、今度は動かすたびの更新が面倒で誰も直さなくなります。

店頭・店奥・隣の倉庫・離れた倉庫くらいの粗さが、更新され続ける限界でした。探せる程度に粗く分けるのが、続く条件です。

「あとで使うかもしれない」で列を増やすと、埋まらない列が並びます。先に、出したい数字を1つ書き出してから、それを計算するのに足りない列だけを足します。

営業の記録を1つのデータベースに寄せたときは、各段階の歩留まりを割り算で出したいという要望から始めました。そのためには、出会った日・初回設定日・初回実施日・決着日のように、どの段階にいつ到達したかが日付として入っている必要があります。現在のステータスだけを1列持っていても、過去の通過率は計算できません。

当初は「再提案すべき先」を選択式のタグで持つ案でした。ただ、いつかは再提案する相手ばかりなので、そのタグはほぼ全件に付きます。欲しかったのは「今がその時だ」という合図のほうでした。再商談の期限を日付で持てば、その手前で通知を出し、当日に該当する会社を並べられます。タグは消えました。

判定の条件も変わる前提で組んでおきます。見込みのランク分けを1年間同じ定義で運用しきった会社に、まだ出会ったことがありません。だいたい3か月で現場の感覚とずれます。判定結果そのものより、判定の材料になる日付と金額を持たせておきます。

案件を1件ずつ取り上げて、その関係者や会社を都度追加していく進め方は、一見早く始められます。ただ同じ会社や同じ人が別の案件から二度追加され、あとで統合する作業が発生します。

会社なら会社、人なら人と、1つの箱の全レコードを出し切ってから入れるほうが結局は速く終わります。列が埋まっていない行があっても構いません。行が確定していれば、あとから列を埋める作業は分担できます。

ダッシュボードはデータが入ったあとにしか作れません。この案件でも、可視化の公開予定を当初の目標から3週間ほど後ろへ引き直しました。

先に画面の完成日を約束すると、データを入れる工程が削られます。順番を逆にしないほうが、結果的に早く見えるようになります。

データ整備は終わりの見えにくい作業なので、判定の仕方を先に決めておくと途中でやめずに済みます。難しい指標は要りません。抜き取りで測れるもので十分です。