不動産の商談議事録をAIで要約し、判断データベースに残す｜Notionで社長の判断を会社に残す方法

不動産の商談議事録を要約するときに残す4項目

商談の要約というと、話した内容を短くまとめた文章を思い浮かべがちです。しかし後から読み返すのは、たいてい「あのとき何を決めたか」「なぜその条件で受けたか」を確かめたいときです。そのため要約は、次の4項目に分けて書き出します。

書き方の例は説明のための架空の内容です。

要約で抜けやすいのは「判断理由」

決定事項と次アクションは、AIに要約させてもおおむね拾えます。抜けやすいのは判断理由です。会話の中では「それならこの金額で」「今回はそうしましょう」のように、結論だけが口に出て、理由は前後の話に散らばっているからです。指示文で判断理由を独立した項目として求めると、拾い漏れに気づきやすくなります。理由が会話に出てこなかったときは、AIに推測で埋めさせず「記録なし」と書かせます。

保留は、社長の判断待ちと分けて書く

「売主に確認してから」「社長に聞いてから」のように、その場で決めきれなかったことは保留に入れます。中でも社長の判断待ちは、印を付けて一覧で拾えるようにしておきます。判断待ちが議事録の中に埋もれると、担当者は指示を待ち、社長は判断を求められていることに気づかない状態が生まれます。

顧客の希望条件は、追客の記録へ分ける

希望エリア、予算、家族構成、懸念点など、顧客ごとの情報は追客の記録に置くほうが使いやすくなります。商談議事録の要約は社内の判断を残すため、追客メモは次の提案に使うためと役割を分けておけば、どちらも長くなりすぎません。追客メモの分け方は不動産の商談メモをAIで要約する方法にまとめています。

AIに商談議事録を要約させる手順

要約の質は、AIの性能より先に、何をどう書き出させるかの指定で決まります。次の4つの手順で進めると、担当者が変わっても同じ形の要約が残ります。

1. 原文を残す

録音の文字起こしや手書きメモなど、要約の元になった原文は消さずに残します。要約はあくまで読みやすくした写しです。金額や日付に食い違いが見つかったとき、確かめる先がないと、どちらが正しいか判断できません。

2. 指示文で項目と書き方を決める

指示文は毎回書かず、社内で1つに決めて使い回します。たとえば次のような形です。

以下は不動産の商談の記録です。次の4項目に分けて、箇条書きで要約してください。
1. 決定事項：商談の中で決まったこと
2. 判断理由：なぜそう決めたか。会話に理由が出ていなければ「記録なし」と書く
3. 保留：決めきれなかったこと。社長の判断が必要なものには【社長判断】と付ける
4. 次アクション：誰が・何を・いつまでに
会話に出ていない内容は推測で書かないでください。金額と日付は原文のとおりに書いてください。

3. 担当者が原文と見比べる

AIの要約には、話していない内容がもっともらしく紛れ込むことがあります。特に金額、日付、条件の譲歩は、担当者が原文と見比べてから保存します。確認する人を決めずに自動で保存すると、誤った要約がそのまま判断の根拠として残ります。

4. 判断データベースに登録する

確認が済んだ要約を、商談ごとに1件として判断データベースへ登録します。登録先の作り方は次の章で説明します。

顧客の情報をAIに入れる前に決めておくこと

商談の記録には、顧客の氏名、連絡先、資金の状況などが含まれます。AIに入れる前に、会社で管理しているアカウントの利用、入力してよい情報の範囲、入力したデータの取り扱い方針を社内で決めておきます。使うサービスのデータの取り扱い条件は、提供元の公式情報で確認してください。

議事録が散らばると判断が再利用できない

商談議事録を要約しないまま、チャット、紙、個人メモに分けて残すと、決まった条件は追えても、その条件で受けた理由が後から追えなくなります。

たとえば売却の商談で、売主の希望より早い引渡し時期を受け入れたとします。数か月後に別の売主から同じ相談があったとき、残っているのが「引渡しは3月末で合意」という一文だけだと、なぜ受けたのか（買主の住み替え時期に合わせた、価格を下げない代わりの譲歩だった、など）が分かりません。担当者は社長に聞き直すしかなく、社長も細かい理由を覚えていないことがあります。

そこで、商談が終わるたびに冒頭の4項目（決定事項・判断理由・保留・次アクション）で要約しておきます。価格・引渡し時期・条件の譲歩のような判断に、理由が必ず添えられた形で残るため、似た商談で前回の判断を再利用できます。

Notionで分けるべき5層

商談議事録は、原文（Raw Logs）、重要な変化（Signal：決定事項・保留）、背景（Story）、判断軸（Rule：繰り返し出る判断理由）、次の提案（Proposal：次アクション）の5層に分けてNotionに置くと、要約4項目がそのまま次回の判断材料として使えます。

商談1件ごとの要約4項目は判断データベースに入り、その原文がRaw Logs、何度も出てくる判断理由がRuleとして積み上がっていく関係です。

判断データベースに持たせる項目

商談ごとの要約を入れるデータベースは、次の項目から始めると扱いやすくなります。項目を増やしすぎると入力が続かないため、最初は要約の4項目と、後から探すための項目に絞ります。

なお、5層とは別に顧客そのもののデータベースを持つ場合は、会社名の表記ゆれで同じ取引先が複数行になりやすいです。その直し方はNotionの顧客DBで「同じ会社が3行ある」を直す名寄せ設計にまとめているので、先に決めておくと後の紐づけが楽になります。

出典・一次情報：Intro to databases（Notion Help Center）。Notionのデータベースでは、登録した項目の1件ずつがNotionページとして扱われ、日付・ステータスなどのプロパティを付けて分類でき、テーブル以外のビューやフィルタ・並べ替え・グループ化で整理できると説明されています。仕様は変更されます。最新の情報は公表元でご確認ください。

AIで社長の判断を会社に残す

AIは、会話の中で話された判断理由と次アクションを項目ごとに取り出せます。会話に理由が出ていない場合は、AIに推測させず「記録なし」と書かせ、社長か担当者が補います。

商談議事録の要約が判断データベースにたまると、似た商談で「前回はどう決めたか」を担当者が自分で調べられるようになります。社長に聞かないと進まない場面が減り、社長は保留の中の判断待ちだけを見ればよくなります。

社長エージェントでは、Notionを土台に、議事録、判断履歴、タスク、社内Q&Aを会社の知識資産として残す仕組みを作ります。