賃貸オーナー dm 反響率の出し方｜母数の決め方と2026年10月以降の追跡設計

賃貸オーナーへDMを出している会社に「反響率はどれくらいですか」と聞くと、答えが返ってこないことが多い。出していないわけではない。数えていないか、数えているが人によって違う数字を持っている。

理由はだいたい同じで、母数が決まっていない。3,000通出して6件電話が鳴ったとき、0.2%なのか、それとも同じオーナーに3通ずつ届いていたので1,000人に対する0.6%なのか。返送されて届いていない200通を引くのか引かないのか。DMを見て2ヶ月後に電話してきた人を、どの月の反響として数えるのか。ここが決まっていないと、次にどこを直すかも決まらない。

そしてもう一つ、2026年10月1日から、そもそものリストの作り方が変わる。まずそこを、一次情報で確認できた範囲に絞って整理する。

2026年10月1日に変わるのは「受付帳の廃止」ではなく、記録事項の削除

「受付帳が廃止される」という言い方をよく見かけるが、条文を確認すると廃止ではない。根拠は「不動産登記規則及び企業担保登記規則の一部を改正する省令」（令和7年法務省令第49号）で、2025年10月10日に公布され、2026年10月1日に施行される。

変わるのは、登記官が受付帳に記録する事項だ。改正前後を並べると、削られるのは2項目である。

施行後の条文は「登記官は、申請情報が提供されたときは、受付帳に申請の受付の年月日及び受付番号を記録しなければならない」となる。相続人申出等についても同じ整理で、「申出の目的」と「不動産所在事項」が削除され、受付の年月日と受付番号だけが残る。

つまり帳簿としての受付帳は残り、開示の枠組みも変わらない。法務省はパブリックコメントの結果公表のなかで、この改正について「受付帳を情報公開の対象外とする改正ではございません」と明記している。残るのは受付の年月日と受付番号なので、申請の先後関係を確認する用途は引き続き成立する。

一方で、営業リストとしての使い方は成立しなくなる。どの不動産についての申請なのかが記録されないため、受付番号から物件、物件から所有者へたどる経路が切れる。所在事項が消えることの意味はそこにある。

法務省が示している改正の理由は事務側の事情だ。同じ結果公表では「登記事務がデジタル化され登記事務処理において不必要となった情報を保有していることで、法務局の本来業務に支障を来すほどの膨大な件数の受付帳に対する開示請求が行われている現状にあります」と説明されている。あわせて「受付帳は、登記の申請がされた際に受付の事実を記録しておくために備え付けている帳簿であり、不動産売買情報を把握するために利用することは本来の目的とは異なります」とも述べられている。

この最後の一文は、実務の方針を決めるうえで重要だ。制度の側は「使い方が本来の目的から外れていた」という立場を明示している。だから、記載事項が削られたあとに同じ経路を別の手段で復元しようとする発想は取らない。リストの作り方そのものを、取得元を自分で説明できる経路に置き換えるのが筋になる。改正の全体像と、仕入れルートを何に置き換えるかは2026年10月、受付帳DM営業が終わる—仕入れルートの転換にまとめている。2026年に施行される不動産関連の改正をまとめて確認したい場合は2026年の不動産関連法改正のまとめを参照してほしい。

リストは「取得元を説明できるか」で組み直す

反響率を測る前に、母数の中身が説明できる状態になっている必要がある。どこから取得した情報なのかを言えないリストは、率を出しても改善の打ち手につながらないし、そもそも送る前提が崩れる。個人情報は適正な手段で取得し、何の目的で使うのかを本人に分かるようにしておくことが求められる。名簿を購入する場合は、その名簿がどう集められたものかを確認できないかぎり使わない、という線を先に引いておく。

取得元を説明しやすい経路から順に並べると、次のようになる。

• 自社の管理・取引・査定の履歴—すでに接点のあるオーナー。自社で管理している物件の所有者、過去に売買や査定で関わった相手。反響率がいちばん高く出るのは通常ここで、しかも取得元の説明がもっとも簡単
• 自社サイト経由の申し込み—査定依頼、資料請求、セミナー申し込み。取得時点で利用目的を示しておけば、その範囲で使える
• 紹介—既存オーナー、士業、金融機関、管理会社からの紹介。紹介者に取次いでもらう形にすれば、こちらが名簿を保有する必要がない
• 公的な公開情報でエリアの当たりをつける—国土交通省の不動産情報ライブラリのような、個人が特定されない取引価格・地域データ。個人に当てるためではなく、どのエリアに寄せるかの判断に使う
• 物件を特定してから取る登記事項証明書—誰でも取得できる公開情報だが、網羅的にリスト化する用途には向かない。検討対象を絞ったあとの確認に使う

あわせて、送付をやめる仕組みを最初から入れておく。宅地建物取引業者の勧誘については、勧誘に先立って商号または名称と勧誘を行う者の氏名、そして契約の締結について勧誘をする目的であることを告げずに勧誘することが禁止されている。相手が契約を締結しない意思（勧誘を引き続き受けることを希望しない意思を含む）を示したのに勧誘を続けることも、迷惑を覚えさせるような時間に電話や訪問をすることも同様に禁止されている。

これは規律の話であると同時に、計測の話でもある。送付停止の申し出を受けた相手は、次のロットの母数から外れる。停止リストを台帳の外に置いてメモで管理していると、母数がずれるうえに、送ってはいけない相手に送る事故が起きる。停止フラグは、名寄せキーと同じ台帳の中に列として持つ。

母数を決める—通数ではなく、名寄せ後の到達オーナー数

反響率の式そのものは単純だ。

問題は分母の作り方にある。候補は3つあり、どれを選ぶかで数字が変わる。

賃貸オーナーは複数の物件を持っていることが多い。だから通数と人数の差が大きく出る。1人のオーナーに3通届いた状態を3件と数えれば、反響率は3分の1に見える。改善したかどうかを判断したいのに、名寄せの精度が上がっただけで数字が動いてしまう。人数を母数にすると、この揺れがなくなる。

名寄せのキーは、自社オーナーIDを持っているならそれが最も確実だ。無い場合は氏名と送付先住所の組み合わせで寄せる。法人所有と個人所有が混ざる、旧姓や表記ゆれがある、送付先が管理会社になっているといった例外は必ず出るので、「名寄せ済み」「名寄せ不能」を列で持ち、名寄せ不能の件数を分けて記録する。ゼロにはならない前提で、比率を把握しておくほうが実務的だ。

分子の「反響」も、含める範囲を先に決める必要がある。電話の着信、返信ハガキやFAX、専用URLからのフォーム送信は反響に数える。一方、専用URLに来訪しただけで何も送信していないものは反響ではないので、別の列に「関心」として置く。混ぜると、率が上がったのに商談が増えないという読み違いが起きる。

分母のそろえ方という考え方そのものは、DMに限った話ではない。入居率・滞納率・解約率でも同じ問題が起きる。賃貸管理側の指標は賃貸管理会社のKPI6指標と分母の決め方で整理している。

締め日を決める—DMの反響は遅れて来る

DMは、届いた日に反応が来るとは限らない。取っておいて数週間後に電話してくる人がいる。相続や建て替えの検討が始まったタイミングで、半年前のハガキを見て連絡してくることもある。締め日を決めずに月末に集計すると、直近に出したロットほど反響が積み上がっていないので、必ず低く出る。新しい施策が悪いという誤った結論になりやすい。

対処はシンプルで、指標名に日数を入れて固定する。

• 30日反響率—発送日から30日以内に来た反響だけで計算する。施策の比較に使う速い指標
• 90日反響率—発送日から90日以内。実際の獲得力に近い。予算判断はこちらで見る
• 累計反響率—締めなしの累計。参考値として持つが、ロット間の比較には使わない

こう決めておけば、発送から30日たっていないロットは「30日反響率はまだ確定していない」と扱える。未確定を空欄にして、確定したものだけを比較する。これだけで、ロット間の比較が成立するようになる。

どのDMからの反響かを特定する仕組み

母数と締めが決まっても、反響がどのロットのものか分からなければ率は出せない。紙のDMは、Web広告と違って自動では紐づかない。仕組みを作って初めて紐づく。

ロットIDを紙面に印字する

発送のかたまりごとにIDを決める。「2026-10-A」のように、年月と枝番だけの短いもので足りる。これを紙面の隅に印字しておく。電話が鳴ったときに「お手元のハガキの右下に書かれている記号を教えていただけますか」と聞ければ、それだけで紐づく。

重要なのは、ロットを「同じ条件で送ったもの」の単位で切ることだ。文面が違う、エリアが違う、送付時期が違うものを同じロットにまとめると、あとから何が効いたのか分解できない。逆に細かく切りすぎると1ロットの母数が小さくなり、率が偶然で揺れる。文面か対象のどちらか1つだけを変える単位にしておくと、比較が読みやすい。

ロット別のURLとQRを用意する

紙面のQRは、自社サイトの実際のページのURLに、ロットを示すパラメータを付けたものにする。短縮のための転送ページを自前で作るのは避けたい。転送を挟むと、その転送先が生きているかどうかという管理対象が増え、数年後に切れていても気づけない。実体のURLをそのまま使うほうが壊れにくい。

着地先は、オーナー向けの説明ページか、簡単な問い合わせフォームにする。トップページに落とすと、そこから先を追えないうえに、DMを見た人が探し直すことになって離脱する。

電話の受け口を分ける

オーナー向けの発送に使う番号を、通常の代表番号と分けておくと、着信の時点で発送起因だと分かる。番号を増やしたくない場合は、着信記録の入力欄に「流入元」と「ロットID」を必須項目として置く。必須にしないと入らない、というのは分かりきった話なので、最初から必須にしておく。

それでも「どのハガキか分からない」反響は出る。だから「不明」という値を用意する。不明を無理に振り分けさせると数字が汚れるので、不明のまま数え、不明の比率そのものを追跡精度の指標として見る。不明が半分を超えているなら、率の議論より先に受け口の設計を直す。

反響が来たあとの一次対応が遅れると、測っている数字の意味も薄れる。反響の受け方そのものは不動産の反響対応を自動化するで扱っている。

最低限、この列があれば測れる

専用のシステムは要らない。スプレッドシートで、ロットを1行にした台帳を持てば足りる。列は次の通り。

この台帳から出す指標は4つでいい。

• 反響率＝ 反響数 ÷ 到達オーナー数（締め日を明記）
• 面談化率＝ 面談数 ÷ 反響数
• 受託率＝ 受託・成約数 ÷ 面談数
• 受託1件あたりコスト＝ 発送コスト ÷ 受託・成約数

段階に分ける理由は、直す場所が段階ごとに違うからだ。反響率が低いなら、対象の選び方か文面。面談化率が低いなら、反響後の一次対応の速さと内容。受託率が低いなら、面談で話している内容そのもの。最後の受託1件あたりコストだけが、続けるかどうかの判断に使える数字になる。反響率が上がってもコストが合わないことはあるので、率だけを見ないようにする。

よくある測り間違い4つ

数え始めた会社が最初につまずくところは、だいたい決まっている。

通数を母数にして、名寄せしない

いちばん多い。複数物件のオーナーが多いリストほど、率が実態より低く出る。しかも、名寄せの精度を上げると率が上がるので、施策が良くなったのか集計が変わったのか区別できなくなる。人数を母数に決めてしまえば起きない。

返送分と送付停止分を母数から引かない

届いていない相手を分母に残すと、反響率は下がる。返送は郵便物が物理的に戻ってくるので拾いやすいが、拾ったあとに台帳へ戻す運用がないと数字に反映されない。戻ってきた封筒を箱に入れて終わりにせず、その日のうちに返送数の列を更新する。送付停止も同じで、申し出を受けた時点でフラグを立てる。

締め日を決めずに月次で集計する

月末締めで「今月の反響率」を出すと、月の後半に発送したロットは反響が積み上がる前に集計される。前月比で下がったように見えて、実際は締めの期間が違うだけということが起きる。ロット単位で、発送日からの経過日数で締める。

反響率だけを見て、受託とコストを見ない

反響を増やすだけなら、文面を煽ればある程度は動く。ただし面談化率と受託率が下がるので、受託1件あたりコストは悪化することがある。反響率・面談化率・受託率・受託1件あたりコストの4つを同じ表で並べて、いちばん右の数字で判断する。

まとめ

賃貸オーナーへのDMの反響率は、分子を数える前に母数で決まる。整理すると次の4点になる。

1. 母数は名寄せ後の到達オーナー数に置く—発送通数ではなく人数。返送分と送付停止分を引く
2. 締め日を指標名に入れて固定する—30日反響率と90日反響率。未確定は空欄にして比較から外す
3. ロットIDで反響を紐づける—紙面への印字、ロット別の実URLとQR、着信記録の必須項目。不明の比率を追跡精度として見る
4. 段階と単価まで並べる—反響率・面談化率・受託率・受託1件あたりコスト。判断は最後の数字で行う

そして2026年10月1日以降は、受付帳から不動産所在事項が記録されなくなる。制度の側は、受付帳を不動産売買情報の把握に使うことは本来の目的とは異なるという立場を明示している。だから代替手段を探すという発想ではなく、自社の管理・取引履歴、自社サイト経由の申し込み、紹介という、取得元を自分で説明できる経路に組み替えるのが順序になる。

その3つの経路は、いずれも自社にすでにあるデータの整理から始まる。オーナー台帳が物件単位でしか存在しない、過去の査定履歴が担当者のメールの中にある、という状態だと母数すら作れない。反響率を測る作業は、結果としてこのデータ整備そのものになる。測れる状態を作ることが、そのまま次の仕入れルートの土台になる。

よくある質問