仲介手数料の請求もれをなくす台帳の作り方｜契約から入金までを1本でつなぐ

請求もれの話をすると、たいてい「うちはちゃんとやっているので大丈夫」と返ってきます。実際、請求書を作る作業そのものを忘れる会社はほとんどありません。もれるのは、請求してよい状態になったことが、請求を出す人に伝わっていない案件です。

営業は決済に立ち会って完了だと思っている。経理は決済の連絡が来ていないので案件が動いたことを知らない。この2つが同時に起きると、案件は「終わったもの」として全員の視界から消えます。半年後に決算の作業で見つかることもありますし、見つからないこともあります。

この記事では、請求もれが起きる場所を先に洗い出したうえで、契約から入金までを1本の台帳でつなぐ形を整理します。仕組みは足し算ではなく、今バラバラにある表に共通の列を1つ足すところから始まります。

手数料の計算パターンは、2024年にさらに増えた

請求もれの前提として、そもそも仲介手数料は案件ごとに計算方法が違います。国土交通省の資料によると、売買の媒介で依頼者の一方から受けられる報酬額の上限は、物件価格に応じた料率を合計した金額以内とされています。

同じ資料で、媒介契約の締結に際してあらかじめ、上限の範囲内で報酬額について依頼者に説明し、合意する必要があることが解釈・運用の考え方に明記されたとされています。特例を使う案件では「いくらで合意したか」が案件ごとに違うということです。

ここが請求もれに直結します。原則の料率だけなら、価格が決まれば手数料は自動計算できます。特例を使った案件は自動計算できません。合意額を記録した場所が案件台帳になければ、請求書を作る人はその金額を知る手段がない。結果として原則の計算式で請求してしまい、合意した額との差が丸ごと落ちます。

請求もれが起きる5つの場所

実際に台帳を作り直すとき、最初にやるのは「どこでもれたか」を過去1年ぶんで洗い出すことです。だいたい次の5つに収まります。

5つとも、共通しているのは案件の状態が動いたのに、請求側の情報が追随していないという構造です。人が丁寧かどうかの問題ではありません。状態の変化が別の表に伝わる経路がないだけです。

1本の台帳に持たせる列

「台帳を1本にする」というのは、案件管理も請求も入金も1枚のシートに詰め込む、という意味ではありません。案件IDという同じ列を全部の表に持たせて、あとから突き合わせられる状態にするという意味です。表は分かれていて構いません。

このうち一番効くのがステータス列です。「決済済」まで進んだのに「請求済」に上がらない行があれば、それが請求もれの候補になります。手作業で探す必要はなく、条件で絞るだけです。

注意点として、ステータスは後戻りしない一方向の並びにすること。「保留」「確認中」のような横道を足すと、そこに溜まった案件が誰の目にも入らなくなります。止まっている案件は、止まっている理由を別の列（メモ）に書き、ステータス自体は動かしません。

月末に見るのは3つの差分だけ

台帳がつながると、点検作業は3つの条件で絞るだけになります。

この3つを毎月同じ形で出すと、数字そのものより件数の推移が意味を持ちはじめます。差分1が毎月2〜3件で安定していれば正常な進行中案件、先月5件・今月12件と増えていれば伝達のどこかが壊れています。

最初の1ヶ月でやること

この順番なら、システムを入れ替えなくても始められます。逆に、ツールの選定から入ると、移行が終わるまでの数ヶ月ぶんの請求もれはそのまま残ります。

まとめ

請求もれは注意力の問題ではなく、案件の状態変化が請求側に伝わらないという構造の問題です。手数料の計算パターンが増えている以上、案件ごとの合意額を記録する場所を持たないと、原則の計算式で機械的に請求してしまう事故が起きます。

やることは3つ。案件IDを全部の表に持たせる。ステータスを一方向の並びで持つ。月末に3つの差分を出す。この形にすると、請求もれを「探す作業」から「絞り込む作業」に変えられます。

バックオフィス全体をどう組み替えるかは「不動産会社のバックオフィス改革」、資金繰りへの跳ね返りは「不動産会社の資金繰りを改善する」、月次をどの順で締めるかは「不動産会社の月次を締める順番」で扱っています。

※ 報酬額の上限と特例に関する記述は、国土交通省「不動産業による空き家対策推進プログラムについて」に掲載された資料「空き家等に係る媒介報酬規制の見直し」（2024年6月公布・2024年7月1日施行）に基づきます。2026年8月11日に内容を確認した、2026年8月時点の整理です。制度は改正されることがあります。個別案件の適用可否・金額の判断は、最新の公表内容、管轄の案内、および専門家にご確認ください。