有給管理をExcelで無料で始める方法—管理簿の項目・関数・限界が来る目安

有給の付与日数と消化数をExcelに手入力していて、そろそろ限界かもしれない、という段階の方に向けて書いています。まず無料のExcel（Googleスプレッドシートでも同じ）でどこまでできるかを示し、そのうえで、Excelでは回らなくなる目安を書きます。

有給管理で、法律上そろえておくこと

外せないのは「年次有給休暇管理簿」の作成・保存と、年5日の取得です。どちらも労働基準法とその施行規則に定めがあり、2019年4月から全企業に適用されています。

• 管理簿に入れる項目：基準日（有給を付与した日）、付与した日数、実際に取得した日（時季）の3つです。
• 保存期間：有給を与えた期間中と、満了後3年間です（施行規則の本則は5年で、附則により当分の間は3年とされています）。電子データでの保存が認められており、必要なときに出力できる状態にします。
• 年5日の取得義務：年10日以上付与される労働者に、付与日から1年以内に5日を取得させます。違反すると30万円以下の罰金の対象になります。
• 時効：有給は付与から2年で消えます。繰り越せるのは前期に付与された分の残りだけです。

年5日には、本人の請求による取得、会社が時季を指定した取得、計画的付与のどれも数えられます。半日単位の取得は0.5日として数えますが、時間単位の有給は数えられません。細かい要件は厚生労働省の解説で確認してください（末尾に出典を置いています）。

無料のExcelで作る有給管理表の列と関数

シートは「社員台帳」と「取得記録」の2枚に分けると、壊れにくくなります。1枚に取得日を横へ並べていく作り方は、列が増えるたびに集計式がずれて、壊れやすい形です。

「社員台帳」シートの1行目に次の列を作り、2行目以降に1人1行で入れます。

「取得記録」シートは、A列に社員名、B列に取得日、C列に日数（1日なら1、半日なら0.5）、D列に区分（本人請求・会社指定・計画付与）を入れます。台帳の2行目に入れる関数は次のとおりです。

付与日数の関数は、週5日勤務（または週30時間以上）の人を前提にしています。付与するには、全労働日の8割以上出勤していることも条件です。8割に届かなかった年は、D列を手で0に書き換えます。H列は、基準日から9か月が過ぎても使用が5日に届いていない人だけに「5日未達（期限間近）」を出します。付与の直後から1年間ずっと表示が出る式にすると、警告が常に点灯して見られなくなるためです。条件付き書式で赤く塗っておくと、台帳を開いた瞬間に目に入ります。C列が空（入社6か月未満）の行は、D〜I列がすべて空欄になります。

付与日数の早見表（フルタイムと、週4日・週3日のパート）

付与日数は、勤続期間と週の所定労働日数で決まります。週5日以上（または週30時間以上）の人は上の関数どおり10〜20日です。週4日以下かつ週30時間未満の人は、日数が比例して少なくなります。

週2日・週1日の区分は、厚生労働省の「年次有給休暇」の案内で確認してください。週4日・週3日の人は、D列の LOOKUP の結果の配列を、この表の列に差し替えて使います。

Excelの手入力でつまずきやすい場面

支援の現場で見られる、Excel管理がつまずく場面を3つ挙げます。いずれも関数の書き方の問題ではなく、ルールが文書になっていないことが原因でした。

• 付与のタイミングが人ごとに違う：複数拠点を持つ法人では、休暇の付与日数・消化数をExcelに手入力していて、付与のタイミングと日数のルールをまとめた資料もないことがあります。有給の付与・使用を自動計算する個人管理シートを作ると、「残り何日かだけ見えれば問い合わせが減る」という声が現場から出やすくなります。
• ルールの文書が先に要る：勤怠に休暇の付与を組み込もうとして、先にルールを文書にする話になる会社もあります。有給の付与月は人ごとに違い、自社基準の休暇もあるのに、まとまった資料がないためです。
• 休暇の名前と中身が合っていない：独自の休暇名が実態とずれている会社があります。たとえば名前は祝日に関係しそうでも、実際は在籍月数と役割で日数が変わる自社独自の休暇で、名前だけが昔の運用のまま残っている、といった形です。独自の休暇があるなら、名前と日数のルールを一覧にしてから表を作ります。

Excelを組む前に、付与のルールを一枚の紙に書き出すのが一番効きます。入社何か月で何日付与するか、独自の休暇があるか、いつ失効させるか。この3点が決まっていれば、上の表はそのまま使えます。

Excelでは回らなくなる目安

人数そのものより、「確認する人の手が足りなくなる状態」が来たら見直しどきです。目安は次の4つです。

• 入力が二重になる：休みの申請は紙やチャットで受け、あとで担当者がExcelへ転記している。転記漏れで残日数が合わなくなります。
• 基準日がばらける：人ごとに付与月が違い、毎月誰かの基準日が来る。更新の漏れが年5日の未達に直結します。
• 本人が残日数を見られない：「あと何日ありますか」という問い合わせが担当者に集まる。
• 拠点ごとにルールが違う：複数拠点を持つ法人では、拠点ごとに運用が違い、雇用契約書の整備も追いついていないことがあります。ルールが揃わないまま道具だけ変えても、移行は進みません。

この状態になったら、有給管理だけを切り出さず、勤怠全体の仕組みとして考えるほうが早く済みます。クラウド勤怠の費用や法令要件はクラウド勤怠とは何かで、Excelから仕組みへ移す表の選び方はエクセル業務のシステム化で整理しています。

今週やること

1. 社員全員の入社日と、現在の付与日数・使用日数を一覧に集める（半日はいったん0.5で数える）。
2. 独自の休暇があれば、名前・日数・失効のルールを書き出す。
3. この記事の列で「社員台帳」と「取得記録」を作り、2〜3人分で付与日数と残日数が実態と合うか確かめる。
4. H列の「5日未達（期限間近）」を毎月1日に見る担当者を1人決める。

効果は、毎月の確認にかかる時間と、「残り何日ですか」という問い合わせの件数で測れます。導入前の1か月を数えておくと、Excelのままで足りるか、仕組みに移すかを数字で判断できます。有給の管理は、経営管理の基盤を支える日々の記録のひとつで、SalesDockが接続コンサルとして支援する、業務・データ・仕組みの接続の入口になる領域です。

一次情報・公式情報

• 労働基準法（e-Gov法令検索）：年次有給休暇の付与、年5日の取得、時効、罰則の定め。
• 労働基準法施行規則（e-Gov法令検索）：第24条の3（週所定労働日数が少ない労働者の付与日数）、第24条の7（年次有給休暇管理簿の作成と保存、附則による3年の経過措置）。
• 厚生労働省 働き方・休み方改善ポータルサイト：年次有給休暇の付与日数、年5日の取得義務の解説。

制度は改定されます。最新の内容は公表元でご確認ください。この記事は2026年10月17日時点の内容です。

有給管理のよくある質問