工数削減の進め方｜減らす作業の選び方と、やめる・まとめる・任せるの順番

「忙しいので工数を減らしたい」と思っても、何から手を付けるかで迷う場面は多いはずです。この記事では、工数を3つの要素に分け、減らす作業を選び、どの順で手を打つかを説明します。工数そのものの出し方は工数の計算方法で扱っているので、ここでは「減らす」側に絞ります。

工数を減らす手は、回数・1回の時間・人数の3つしかありません

工数は「回数×1回の時間×人数」で決まるので、削減もこの3つのどれかを減らすことに行き着きます。どれを狙うかで、打つ手が変わります。

多くの現場で最初に狙われるのは「1回の時間」ですが、回数を減らす方が効く作業もあります。たとえば、毎日1件ずつ来る依頼を、決まった時間に1回でまとめて処理するだけで、毎回の準備の時間が消えます。

進め方は、測ってから1つに絞る5つの手順です

全業務を一度に見直す必要はありません。次の5つの手順で、1つの作業から始めます。

業務の一覧づくりが止まっている場合は、業務棚卸しのやり方から始めると、手順1と2が埋まります。

減らす作業は、時間が一番かかるものとは限りません

業務の詰まりを聞くと、まず出てくるのは契約書づくり、資料づくり、転記など、一番時間がかかる作業です。実際に時間は食っていますが、それが一番の問題とは限りません。ミスが出て直しが続いている作業や、現場が嫌がって後回しにしている作業の方が、全体を止めていることがあります。

逆の偏りもあります。業務の自動化は、たいてい実装しやすいところから手が動きます。メールの下書き、日程の候補出し、一覧づくりなどです。一番面倒な業務は後回しになりがちなので、「作りやすいから選んだ」のか「効くから選んだ」のかを、選ぶ前に区別してください。次の4つの問いで比べると、判断がぶれにくくなります。

手の打ち方は、やめる・まとめる・二重入力をなくす・任せるの順です

選んだ作業には、次の表の上から順に当てはまるものがないかを見ます。上にある手ほど、少ない費用で効きます。

AIやツールに任せる前に、入力そのものを減らせないかを見る考え方は手入力をAIで削減する方法でも整理しています。

支援先の相談では、仕分けと突き合わせに時間が集まっていました

請求書の仕分けに、1回約3時間

福祉・介護・保育の施設を複数運営する法人グループでは、事業所ごとの支払い請求書の仕分けに1回約3時間かかっていました。1か月分の請求書をまとめて本部に送るため、消耗品、保健衛生費、日用品費など数百の項目を、勘定科目ごとに色分けして仕分けています。先方でChatGPTも試したものの、結果がずれて断念したそうです。請求書のPDFの文字がつぶれていたことも一因でした。これは相談段階の事例で、着手の第一候補として、AIで会計ソフトへ入力する検証を提案した段階です。

売上表と請求ソフトの突き合わせに、月末数日

同じ種類の別の法人グループでは、日々の利用料を売上表（Excel）と介護請求ソフトの両方に手入力し、月末に印刷して利用者ごとに突き合わせていました。人の作業が4つあり、月末に数日かかります。現場の実感は「照合そのものより、入力とズレの原因探しが大変」というものでした。そこで、2つのCSVを読み込んで差のあるところだけを出す照合のデモを作って見せました。目標は、人の作業を「CSVを出す」「差を直す」の2つにすることです。これも相談段階で、効果はまだ測っていません。

どちらの事例も、「時間のかかる作業」を機械に置き換える前に、作業を分けて見ています。入力が2回あるのか、突き合わせが重いのか、PDFが読めないのか。原因が違えば、効く打ち手も違います。

削減の効果は、着手前に測った「前」と同じ式で示します

効果の説明で詰まるのは、改善後の数字ではなく、改善前の記録がないことです。前の1回の時間を測っていないと、「楽になった」という感想しか残りません。次の数字は仮のものですが、月12回の請求書の仕分けが、手順の見直しで1回240分から160分になった場合の計算です。

着手前に、1回分だけでも時間を測って記録しておくことが、後から削減を数字で言うための条件です。月の工数に直す式や、人日・人月への換算は工数の計算方法の通りです。

削減した時間が別の作業に消える失敗に注意してください

工数削減がうまくいかないときは、手法の選び間違いより、次の3つが原因のことが多くあります。

• 前を測っていない：改善後の時間だけが残り、比べる相手がありません。
• 入力だけを測って、突き合わせを数えていない：重い部分が計算から抜けると、削減の効果も過大・過小になります。
• 浮いた時間の行き先を決めていない：別の依頼に吸われて、現場には「楽になった」感覚が残りません。

3つ目は、削減の前に「浮いた時間を何に使うか」を1行書いておくだけで防げます。顧客への連絡を丁寧にする、確認の回数を増やす、次の改善に充てるなど、使い道が決まっていると、効果が実感として残ります。

来週は、1つの作業を測るところから始めてください

気になっている作業を1つ選び、直近1か月の回数を数え、1回の時間を1回だけ測ります。それが「前」の記録になります。その上で、表の上から順に、やめられないか、まとめられないかを見ていきます。

SalesDockは、成長に経営管理・業務・データ・仕組みが追いつかない中小企業を支援しています。工数削減も、ツールを選ぶ前に、業務の流れと時間の前提を整理するところから一緒に始めています。