預かり在庫の管理方法｜自社在庫と台帳を分ける4項目と、数が合わなくなったときの立て直し

預かり在庫は、所有権が自社にないまま自社の場所に置かれている在庫です。加工や検査のために取引先から支給された材料も、代金を受け取ったあと引き渡しまで店で保管している商品も、この記事では同じ扱いをします。共通しているのは、自社の判断で売ったり使ったりできない在庫だという点です。

この記事が扱うのは、その在庫を日々どう記録し、合わなくなったときにどう立て直すかという運用の話に限ります。会計上の処理、契約上の責任範囲、保管料の設定、取引条件の妥当性は扱いません。これらは条件によって答えが変わるため、税理士や取引先との契約書で確認してください。

預かり在庫が自社在庫と混ざると、何が起きるか

混ざったときの症状は3つに分かれます。どれも、混ざった直後ではなく、しばらく経ってから出てきます。

1つ目は、自社の在庫が実際より多く見えることです。棚にある本数をそのまま自社在庫として数えると、売れる分と売れない分が同じ数字に入ります。この数字をもとに発注を絞ったり、逆に「在庫があるから大丈夫」と判断したりすると、判断のもとになる数字が最初から違っています。

2つ目は、誤って出してしまうことです。同じ棚に同じ商品が並んでいて、片方が預かりなら、忙しいときに見分けはつきません。出したあとで気づいても、相手の持ち物なので代わりのものを用意することになります。

3つ目が、いちばん厄介です。相手から引き渡しを求められたときに、あるかどうかを答えられません。台帳に「誰の」が書かれていなければ、棚にある現物がその人のものだと言い切れない。ここは数量の問題ではなく信用の問題になります。相手にとっては代金を払い終えた、あるいは自分が支給した自分の持ち物だからです。

在庫が合わない状態そのものの原因の分け方は、棚卸しで在庫が合わない原因と対策（差異の多くは記録のタイミングで生まれる）で扱っています。この記事は、そのうち「自社の持ち物ではない在庫」に絞ります。

台帳を分けるときに決める4項目

預かり在庫の台帳に最低限必要なのは次の4項目です。項目を増やすほど埋まらなくなるので、まずここだけにします。

このうち崩れやすいのは「何を」です。商品名だけで持っていると、名前が同じで中身が違うものを見分けられません。同じ品名でも規格や製造時期で別物として扱っているなら、その違いが分かるコードを先に決めます。コードの決め方は商品マスタの作り方（何を1商品コードにするかを先に決める）に、社外の共通コードが無い商品の扱いはJANコードがない商品の管理方法にまとめています。

「いつから」を空欄にしたまま運用している例はよくあります。期限を決めていないなら、決めていないと書きます。空欄と「期限なし」は台帳の上では同じに見えますが、後から確認するときに意味がまったく違います。空欄は「聞かなかった」で、期限なしは「合意した」です。

置き場所は分けなくてよい。分けるのは台帳から

預かり在庫の話になると、まず場所を分けようとしがちです。専用の棚を用意する、別の倉庫に移す。分けられる状況ならそれが早いのですが、多くの現場では場所が足りないか、温度や湿度の条件があって動かせません。

場所を空けるところから始めると、場所が空くまで何も進みません。その間も預かりは増え続けます。先にやるのは台帳を分けることで、置き場所の欄には今ある場所をそのまま書きます。同じ棚に自社在庫と預かりが並んでいても、台帳の上で分かれていて、置き場所が書いてあれば、数えることも探すこともできます。

現物側では、区別が付く印を1つだけ付けます。札を置く、色を変えたシールを貼る、箱に入れる。商品そのものに何かを貼ると価値を損なうものがあるなら、棚札や箱の側に持たせます。ここで凝ると続かないので、遠目に見て分かる、という水準で十分です。

どの業務から手を付けるか自体で迷う場合は、3分の事業基盤診断が使えます。選択式の8問で、先に整える業務と、いまは触らない業務が分かれます。分けるところまでで、在庫の合わせ方そのものを判定するものではありません。

精度の分からない台帳は、新しいゼロ点から立て直す

すでに預かり票やExcelがあるものの、出し入れが手で書き換えられていて、いまの数が正しいのか分からない。この状態からの立て直しでいちばん時間を溶かすのが、過去の差を解明しようとすることです。

出し入れの記録が残っていない期間について、減った理由を切り分ける材料はありません。引き渡し済みで消し忘れたのか、記録を書き漏らしたのか、別の理由なのか。材料が無いまま議論を始めると結論が出ず、その間も新しい出し入れが積み上がって差が広がります。

現物を数えた値を新しい起点として扱い、そこから先だけ記録する。この割り切りを最初に決めておきます。ただし相手の持ち物なので、自社の中だけで決めて終わりにはできません。数え直した内容を相手に見せて、確認をもらうところまでを一組にします。

1. 預かり件数のいちばん多い相手を1人（1社）選ぶ。全部を一度に見ない
2. その相手ぶんだけ、現物を数えて台帳と突き合わせる
3. 差があった行は、原因を追わずに「現物の数」へ書き換える
4. 書き換えた台帳を相手に見せて、内容の確認をもらう
5. 確認をもらった日を台帳に書き、そこから先だけ出し入れを記録する

1人（1社）ぶんで通してから次に進みます。全件を一度に数え直そうとすると、店や現場を止める日数が読めず、着手できないまま先延ばしになります。件数の多い相手から順に片付けるほうが、残っている不明分は早く減ります。

引き渡しのときに揉めないために残す記録

預かり在庫が表に出るのは、たいてい引き渡しの場面です。そのときに必要なのは在庫数ではなく、いつ・誰に・何を・何個渡したかという記録です。台帳の残数だけを更新して、渡した事実そのものを残していないと、後から「渡した」「受け取っていない」の水掛け論になります。

残すのは、引き渡した日、渡した相手、商品コードと数量、渡した担当者の4つです。相手のサインや受領の返信まで取れる関係ならそれが確実ですが、取れない場合でも自社側の記録は残せます。記録が片方にしか無いことと、どこにも無いことは違います。

誰がこの記録を残すのかも決めておきます。預かりを受け付けた人と引き渡す人が違う日は必ず来るので、担当者個人ではなく「レジに立った人」「受入を担当した人」のように役割で決めます。業務ごとに持ち主と代わりの人を置く決め方は、業務分掌の決め方にまとめています。

システムを使う場合に確認すること

在庫管理システムやkintoneのようなアプリで預かりを扱う場合、確認するのは機能名ではなく次の3点です。

• 預かりを自社在庫と別の区分として持てるか。持てない場合、項目を1つ足して区別できるか
• 1件ごとに「誰の」を顧客IDや取引先IDで持てるか。備考欄に名前を書く形しか無いと、後から集計できない
• 引き渡しを、在庫を減らす操作としてではなく、履歴として残せるか

3つ目が抜けている構成が多く、残数だけが正しく、いつ誰に渡したかが消えるという形になります。履歴で持つ設計と、そこで無理が出る境目はkintoneの在庫管理はどこまでできるか（履歴で持つ設計と限界）で扱っています。

なお、システムを入れれば合うようになるわけではありません。合う状態を作っているのは、入荷・販売・預かり・移動という日々の動きがその場で記録されることで、システムはその記録を溜める場所です。記録の習慣が無いところに入れると、手書きの台帳が画面に変わるだけになります。業務の流れそのものを整える順番は、業務プロセス改善の進め方に沿って決められます。

効果は、台帳の中で数えられる

預かり在庫を整えた効果を売上や利益で測ろうとすると、他の要因と混ざって判定できません。台帳から数えられる項目に絞り、立て直した日に1回数えて、3ヶ月後にもう一度数えます。

• 預かり台帳の行のうち、「誰の」が顧客IDで入っている行の割合
• 「いつから」が空欄の行の数
• 相手の確認をもらった件数と、まだもらえていない件数
• 直近3ヶ月で、引き渡しを求められてから現物を見つけるまでにかかった時間

最後の項目だけは体感になりますが、探した日にメモを残すだけで比べられます。件数を減らすより、探す時間が短くなっているかを先に見ます。見つからない時間が長い状態は、数が合っていても運用としては困ったままです。

来週の一歩：預かり件数のいちばん多い相手1人ぶんを突き合わせる

全体には手を付けません。いま手元にある預かりの記録を見て、件数がいちばん多い相手を1人（1社）選びます。その相手ぶんだけ現物を数え、4項目を埋めた表を1枚作ります。

作った表を相手に見せて、内容の確認をもらいます。ここで違いが出るのは失敗ではなく、この作業をやった価値そのものです。確認をもらった日を書いて、そこから先の出し入れだけを記録します。

1人ぶんを通すと、何が分からないかがはっきりします。商品コードが決まっていない、置き場所の区分が粗すぎる、記録する人が決まっていない。分かった時点で、次の相手へ進む前にそこを直します。1枚できた段階で、進め方や順番の相談が必要であれば、オンライン相談でその1枚を持ち寄って整理することもできます。製品の選定を代行するものではなく、決める順番を一緒に決める場です。

よくある質問