作業報告書アプリの選び方｜既製アプリで足りるときと、自社向けに作るときの分かれ目
アプリを探す前に、現場の書き方と報告書の出し方を決めておく
大阪でシステム開発・AI受託開発を行うSalesDockが、現場の作業報告書を紙やExcelから切り替えたい中小企業向けに、アプリを選ぶ前に決めることと、既製アプリで足りるときと自社向けに作るときの分かれ目をまとめました。SalesDockも依頼先の1つなので、自社の金額は事実として載せ、他社のアプリの評価は書いていません。
執筆：泉 款太（株式会社SalesDock 代表取締役）累計40社以上の中小企業を支援
結論
作業報告書アプリは、既製品の試用から始め、様式や連携で合わない点が残ったときに作る
「作業報告書 アプリ」で探すと、既製のアプリが数多く出てきます。どれが良いかを比べる前に、自社の現場の書き方と報告書の出し方が決まっていないと、試用してもどこが合わないのかが分かりません。先に4つを決めておくと、既製品の試用も、作る場合の相談も短く済みます。
- 選ぶ前に、書く人と場所、写真・署名・押印、出力形式と提出先、見積もり・請求・勤怠とのつながりの4つを決めます。
- 様式が一般的で、入力・写真・PDF出力で足りるなら、既製のアプリで足ります。
- 元請けごとに様式が違う、請求や勤怠とつなげたいなど、設定で合わない点が残るなら、1つの現場に絞った試作から作ります。
アプリを選ぶ前に決める4つのこと
作業報告書は、現場で書く人、お客様に出す人、請求につなげる人で、必要なことが違います。次の4つを書き出しておくと、アプリの機能を同じ基準で見られます。
1. 報告書を誰が、いつ、どこで書くか
現場で作業の直後に書くのか、事務所に戻ってから書くのかで、必要な機能が変わります。現場の電波が弱い場所があるなら、通信できない状態でも入力できるかを確認します。
2. 写真・署名・押印の扱い
作業前後の写真を何枚つけるか、お客様の確認サインが要るか、押印が要るかを先に決めます。ここが決まっていないと、あとから報告書の様式を作り直すことになります。
3. 報告書の出力形式と提出先
お客様へはPDFで送るのか、紙で渡すのか、元請けの様式に合わせるのかを確認します。提出先の指定様式がある場合、アプリがその形に出せるかが選ぶ基準になります。
4. 見積もり・請求・勤怠とのつながり
報告書の内容を請求書や勤怠の集計にそのまま使いたいかを決めます。つなげたいなら、データを取り出せるか、他のシステムと連携できるかが基準になります。
既製アプリで足りるときと、自社向けに作るときの分かれ目
どれが良いかは、自社の報告書がどこまで一般的かで決まります。まず既製のアプリを試し、合わない点が残るかを見てから、作るかどうかを決めるのが手戻りの少ない順番です。
| 選び方 | 向いているとき | 確認すること |
|---|---|---|
| 既製のアプリで足りる | 報告書の様式が一般的で、現場での入力・写真・PDF出力ができれば足りる | 自社の項目や様式に合わせた設定ができる範囲を、試用期間で確かめる。請求や勤怠とつなげる作りは、機能が限られることがある |
| 既製のアプリを設定して使う | 様式は決まっていて、項目の追加や承認の流れを設定で合わせられる | 設定で足りない部分が出たとき、追加の作り込みを頼める会社か、他の道具と組み合わせるかを決めておく |
| 自社向けに作る | 元請けごとに様式が違う、見積もり・請求・勤怠とつなげたい、独自の計算や承認のルールがある | 最初から全部を作らず、1つの現場・1つの様式に絞った試作から始める。作ったあとの保守の窓口を決めておく |
報告書は、見積もりや請求書とつながって初めて手間が減ることが多い書類です。見積もりの作り方を先に整えたい場合は見積もり作成を自動化する進め方、積算でAIにどこまで任せるかは建設の積算とAIの使い分けを参考にしてください。
自社向けに作る場合の進め方3段階
作ると決めた場合も、全体を一度に作る必要はありません。次の順で進めると、現場で使われない状態を避けやすくなります。
1. 1つの現場・1つの様式に絞る
最初から全現場に広げず、報告書を書く手間が大きい作業を1つ選びます。そこで効果が出るかを見てから広げます。
2. 現場で入力する項目を最小にする
項目が多いほど、現場の入力が続かなくなります。写真と一言メモから報告書の下書きを作る、選択式にして文字入力を減らすなど、書く量を減らす形を試作で確かめます。
3. 使う人に触ってもらってから広げる
試作を現場の1〜2人に実際に使ってもらい、入力にかかる時間と困った点を聞きます。直してから、他の人に広げます。
依頼から運用までの流れと請負・準委任の違いはシステム開発を外注するときの流れと費用、いま使っているExcelをいつシステムへ移すかはExcelで回している業務をシステムに移す時期にまとめています。
費用は「範囲」で決まる。小さく試す場合の考え方
作る場合の費用は、対象にする現場の数、連携する外部システム、画面の量で大きく変わります。同じ金額でも、要件整理、テスト、保守が含まれているかで中身は違うため、金額だけを並べても比べられません。
SalesDockでは、1つの業務に絞った「1業務スタート」を50万円〜（税別）、試作の結果を受けた本実装を個別見積もりとしています。試作で動きを確かめてから本実装に進むため、「作ったが使われなかった」ことで払う金額を小さく抑えられます。対応範囲はシステム開発・導入支援をご覧ください。費用の内訳の見方はアプリ開発費用の内訳にまとめています。
作業報告書アプリについてよくある質問
作業報告書アプリは、既製品と自社向けの開発のどちらがよいですか。
様式が一般的で、現場での入力と写真、PDF出力だけで足りるなら、既製のアプリを試すのが早い方法です。元請けごとに様式が違う、見積もりや請求とつなげたいなど、既製の設定で合わない点が残るなら、自社向けに作る選択肢が出てきます。
自社向けに作ると、費用はいくらかかりますか。
対象の現場の数、連携する外部システム、画面の量で大きく変わるため、一律の相場は言えません。SalesDockでは、1つの業務に絞った「1業務スタート」を50万円〜（税別）、試作の結果を受けた本実装を個別見積もりとしています。
現場の電波が弱くても使えますか。
通信できない状態で入力できる作りにするか、事務所に戻ってから入力する運用にするかで決まります。アプリを選ぶとき、または作るときに、現場の電波の状態を最初に伝えてください。
紙の報告書を、そのままアプリにできますか。
項目を写すだけなら可能ですが、紙の様式をそのまま移すと入力項目が多くなりがちです。写真と選択式で書く量を減らせるかを、試作で確かめる進め方をおすすめします。
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