ワークフローシステムとは｜中小企業の申請・承認を止めない導入の進め方

ワークフローシステムとは、申請から承認、その結果の記録までを、あらかじめ決めた順路に沿って電子的に回す仕組みのことだ。稟議、経費精算、休暇申請、発注依頼のように「誰かが出して、誰かが承認する」形をとる業務が対象になる。

導入の相談を受けるとき、私たちが最初に確認するのはツールの機能ではなく、いま承認が止まる場所である。「回覧が遅い」という困りごとの原因が、紙で運んでいることではなく、承認者が多すぎることや、誰が承認すべきか決まっていないことにある場合、電子化しても止まる場所は変わらない。順路が曖昧なまま載せると、曖昧なまま速く回るだけになる。

ワークフローシステムで変わること、変わらないこと

メールや紙の回覧と比べて、はっきり変わるのは次の3点だ。

一方で、変わらないことも押さえておきたい。承認の順路そのものを、システムが考えてくれるわけではない。承認者が判断に迷って手が止まるのなら、止まる理由は画面ではなく、判断に必要な情報が申請書に載っていないことにある。承認が形骸化していて誰も中身を見ていないのなら、電子化すると押印の手間が減るぶん、さらに素通りしやすくなる。

つまりワークフローシステムは、決まっている順路を速く正確に回すのは得意だが、決まっていない順路を決めてはくれない。決めるのは導入する側の仕事になる。

グループウェア・メール・ERPとの違い

違いは機能数ではなく、何を正として管理するかにある。ワークフローシステムは「申請がどの条件で誰へ渡り、誰がいつ判断したか」を正として持つ。連絡、予定、基幹データを扱う道具とは役割が異なる。

導入に向く会社、まだ早い会社

向くのは、同じ申請が繰り返し発生し、承認者と判断条件を説明できる会社だ。複数拠点で紙を運ぶ、催促に時間がかかる、承認履歴を後から探している場合も効果が出やすい。

一方、業務ごとに承認者が毎回変わる、判断に必要な情報が決まっていない、例外時は常に社長へ聞く状態なら、導入はまだ早い。先に業務を10〜30件並べ、責任者と完了条件を決める。担当の整理にはRACI責任分担表を使える。

導入がうまくいかないときの3つのパターン

相談を受ける中で、繰り返し見かける形がある。

紙の様式をそのまま画面にする

最も多いのがこれだ。紙の申請書は「一枚に収める」という制約と、「後から手書きで補える」という自由さの上に成り立っている。記入欄が曖昧でも、備考欄で例外を吸収できていた。電子化すると備考での融通が効かなくなり、決められた欄に収まらない申請が現場で滞る。

様式を移す前に、各項目について「誰が入力するのか」「後工程の誰がその値を使うのか」を確認したい。使われていない欄は落としてよい。判断に必要な項目だけを残したほうが、申請する側の手間も、承認する側の負担も減る。

承認者を減らさないまま載せる

紙の時代に増えていった承認印を、そのまま承認ステップとして再現してしまう形だ。ステップが増えるほど、一人あたりの当事者意識は薄れ、滞留する箇所も増える。導入は、承認者を見直す数少ない機会でもある。「この人は何を判断しているのか」を一人ずつ言葉にしてみて、答えられない承認は、確認の通知に置き換えられないかを検討したい。

例外の扱いを決めずに始める

承認者が不在のとき、金額が想定を超えたとき、申請を出した後で内容が変わったとき。こうした例外は必ず起きる。ここを決めずに始めると、現場は「システムだと通らないので、いつもの口頭で」に戻る。いったん抜け道ができると、記録が残らない申請が並走して、導入前より状況が分かりにくくなる。

導入前に決めておく5つのこと

ツールを比較する前に、対象の業務ごとに次を紙一枚で決めておくと、選定も設定も進めやすくなる。承認ルートの前提になる決裁範囲そのものが決まっていない場合は、職務権限規程の作り方を先に通しておくと、システム側の設定が1回で決まる。

この5つのうち、後から変えるのが一番つらいのは「記録の残し方」だ。運用を始めてから保存場所や検索の条件を変えると、それまでの申請だけ別の場所に残ることになる。ここは最初に決めておきたい。

対象業務の洗い出しから始めたい場合は、業務棚卸しの進め方もあわせて読んでほしい。

どの業務から載せるかの選び方

一度にすべてを移そうとすると、様式の作り直しが重なって止まる。まず1つの業務で運用を回し、現場が操作に慣れてから広げるほうが早い。順番の判断は、次の観点で分けるとつけやすい。

この基準だと、休暇申請や少額の購買依頼、社内稟議あたりが先に来ることが多い。逆に、請求書や契約書を含む流れは、電子帳簿保存法の保存要件を確認したうえで設計する必要があるため、社内で一度成功体験を作ってから着手するほうが無理がない。

紙の書類全体をどう減らしていくかは、中小企業のペーパーレス化で段階を追って整理している。

既存の仕組みとの接続をどこまでやるか

経費精算を載せると会計ソフトへ、休暇申請を載せると勤怠管理へ、発注依頼を載せると販売管理へ、それぞれ数字を渡す話が出てくる。ここで最初から全部をつなごうとすると、導入そのものが止まりやすい。

判断の目安は、転記の頻度と、間違えたときの影響だ。毎月まとまった件数を転記していて、間違えると支払や給与に響くなら、つなぐ価値がある。年に数回で、目視で確認できる量なら、当面は手作業のままでも困らない。つなぐと決めた場合も、どちらが正となるデータを持つのかを先に決めておく。両方で直せる状態にすると、どちらが正しいか分からなくなる。

なお、承認済みのデータを別のシステムに渡すときは、渡す項目と渡すタイミングを文書に残しておきたい。担当者が替わったときに、この2つが分からないと調査から始めることになる。バックオフィス全体の順番づけは、バックオフィス自動化のロードマップで整理している。

費用を見積もるときに抜けやすい項目

提示された利用料だけで判断すると、後から想定外が出やすい。金額は製品や規模で大きく変わるため、ここでは項目の立て方だけを挙げる。自社の条件で、実際の見積もりに当てて確認してほしい。

このうち見落とされやすいのが、様式の改訂と問い合わせ対応だ。どちらも導入時ではなく、運用が始まってから継続的に発生する。設定を触れる人が社内に一人もいない状態で始めると、承認者が一人異動しただけで外部への依頼が必要になる。少なくとも一人は、様式と順路を自分で直せる人を用意しておきたい。

運用に乗せてから見る指標

導入後は、申請から承認完了までにかかった日数と、どのステップで滞留しているかを定期的に見る。ワークフローシステムを入れる利点の一つは、この2つが自動的に取れるようになることだ。

滞留が特定の人に偏っているなら、その人の負荷か、判断に必要な情報が足りていないかのどちらかである。前者なら代理承認や権限委譲を、後者なら様式の項目を見直す。差し戻しが多い様式も同じで、記入例が足りないのか、そもそも項目の意味が伝わっていないのかを、申請した人に聞くのが早い。

数字だけでなく、「紙に戻っている申請がないか」も確認したい。抜け道が残っていると、記録の一部だけが別の場所にあるという、導入前より厄介な状態になる。見つけたら、その申請が通らなかった理由を聞いて、順路か様式のほうを直す。

まとめ

ワークフローシステムは、決まっている順路を速く正確に回し、その記録を残す仕組みだ。順路が決まっていない業務に載せても、決まらないまま速く回るだけになる。

だから、対象業務・様式の項目・承認の順路・期限と代理・記録の残し方の5つを先に決め、社内で完結する業務から1つずつ載せていく。この順番なら、途中で立ち止まっても手戻りが小さくて済む。