ツールを増やすほど転記が増える｜不動産会社でシステムが4つになったときに起きること

業務改善の話で一番よく聞くのが「ツールを入れたのに、事務の仕事が減っていない」というものです。むしろ増えたように感じる、と言われることもあります。

これは気のせいではないことが多いです。ツールの中の作業は確かに減っています。減っていないのは、ツールとツールの間です。そして、その間は誰の担当でもないので、気づかないうちに事務スタッフが引き受けています。

つなぎ目は、システムの数より速く増える

システムが2つなら、その間は1本です。3つなら3本、4つなら6本の組み合わせができます。実際に全部の経路が使われるわけではありませんが、増え方が直線ではないのは事実です。1つ足したときの影響が、前回より大きくなります。

不動産会社で典型的な4つは、基幹（物件）、ポータル連動（掲載）、CRM（顧客）、会計（お金）です。ここに電子契約と、多くの場合スプレッドシートが加わります。実質6つになっている会社は珍しくありません。

そして重要なのは、導入したときには誰もつなぎ目の話をしていないことです。各ツールの検討は、そのツールが解決する課題の観点で進みます。つなぎ目は導入後に現れます。

実際に転記が起きる4つの場所

この4つのうち、3つ目と4つ目は特にやっかいです。間違いに気づくのが遅れるからです。反響入力の抜けは翌日には分かりますが、金額のずれは月末まで、集計のずれは会議で指摘されるまで気づきません。

原因は「編集できる場所が2つあること」

転記が発生する条件は、実はシンプルです。同じ情報を、2箇所で編集できる状態になっていること。これだけです。

基幹にもCRMにも顧客の電話番号が入っていて、どちらでも書き換えられる。この状態だと、どちらが最新か分からないので、確認する作業が発生します。そして確認するくらいなら両方直そう、となって二重入力が定着します。

逆に、「電話番号を直していいのは基幹だけ、CRM側は表示専用」と決まっていれば、迷いも二重入力も起きません。情報を持つこと自体は問題ではなく、編集できる場所が複数あることが問題です。

業務ソフトを導入しても手作業が残る構造については「不動産の業務ソフトを入れても手作業が残る」でも扱っています。

3つの情報について、編集する場所を1つに決める

決めるのは3つだけです。不動産会社の場合、この3つで大半の転記が説明できます。

この3つを決めて紙に書き、事務所に貼る。それだけで転記が減ります。システムの設定を変える必要はありません。

それでも残る転記は、自動化の候補になる

編集場所を1つに決めても、情報を別のシステムに渡す必要は残ります。ここが本来の自動化の対象です。

判断の順序としては、まず連携機能が標準で用意されていないかを確認します。各システムがCSV出力・取り込みに対応していれば、月次の作業ならそれで足ります。次に、日次で発生する経路だけを自動化の候補にします。月1回の作業を自動化しても、作った仕組みの保守のほうが高くつくことがあります。

Excel間の転記を減らす具体的な手立ては「Excelの転記作業を減らす」で扱っています。

1週間、転記のログを取る

この1週間のログは、あとでツールを検討するときの見積もり根拠にもなります。「この作業に年間何十時間かかっている」という数字があると、費用対効果の議論が具体的になります。

まとめ

システムを増やすと、システムの中の作業は減り、システムの間の作業が増えます。そしてつなぎ目の数は、システムの数より速く増えます。これが「入れたのに楽にならない」の正体です。

転記が起きる条件は、同じ情報を2箇所で編集できることです。顧客・物件・金額の3つについて、編集していい場所を1つに決める。これは無料でできて、効果がすぐ出ます。

そのうえで残る経路が、自動化を検討する対象です。順番を逆にすると、混乱したままの状態を自動化することになります。