不動産営業の日報を自動化する設計｜二重入力をなくし集計を自動にする

営業日報の相談は、たいてい両側から来ます。書く側は「毎日20分取られる」と言い、読む側は「読んでも何も分からない」と言う。どちらも本音で、そして両方とも正しいことが多いです。

この状態で「日報を自動化したい」となると、まず入力フォームやチャットの話になります。テンプレートを配る、スマートフォンから送れるようにする、決まった時刻に催促を飛ばす。どれも入口の改善ですが、書く量そのものは減りません。

減らせるのは、二重入力の部分です。日報に書かれている内容の多くは、反響の台帳や顧客の記録にすでに入っているものの写しです。この記事では、どこで二重入力が起きているかの見つけ方と、日報を止めずに手数を減らす設計を書きます。日報を指標に変換して読む側の話は「営業日報をKPIに変える方法」に分けてあります。

日報が重いのは、同じ内容を三度書いているから

不動産の営業が1日のあいだに情報を書き込む場所は、だいたい3つあります。反響が入った側の台帳、顧客ごとの追客の記録、そして日報。

同じ1件の内見について、台帳には「対応済」の印を付け、顧客の記録には内見の日付と反応を書き、日報には「◯◯様の内見に同行、△△を案内、感触は良好」と書く。1つの出来事を3か所に書いているわけです。

3か所に書く理由は、それぞれの読み手が違うからです。台帳は反響の取りこぼし防止、顧客の記録は次の行動の判断、日報は上司の状況把握。読み手が違うので、統合は簡単ではありません。ただ、書く行為を3回にする必要はないという点は変えられます。

日報が20分かかっているとき、そのうち大半は思い出す時間と書き写す時間です。考える時間ではありません。ここを削っても、失われる情報はほとんどありません。

日報の項目を、3つに分ける

自社の日報の様式を1枚出して、項目を1つずつ次の3つに分類します。この作業だけで、消せる項目が見えます。

やってみると、Aが多くを占めることが少なくありません。Aを消すと日報は短くなり、Cを書く余裕が生まれます。読む側にとっても、Cだけが並んでいる日報のほうが読めます。

注意したいのは、Aを消すには元の場所が信用できる状態になっている必要があるという点です。反響台帳が当日中に更新されていないなら、日報から消した瞬間に数が分からなくなります。台帳の更新が止まる構造については「不動産会社でCRMが使われない理由」で扱っています。日報の削減と台帳の更新は、順番として台帳が先です。

集計を自動にするために先に決める3つ

「日報を集計して数字にしたい」という要望は、道具の前に言葉の問題です。集計できない日報には、共通して3つの未決があります。

案件の状態の呼び名（5つ前後に固定）、1件の数え方（顧客単位か物件単位か）、数える日（出来事の日付）の3つが決まると、日報の集計は自動化できるようになります。決めないままツールを入れると、集計結果が毎回ずれる原因を調べる手間が増えます。どの数字を並べるかは「不動産仲介の営業KPI5つ」で整理しています。

どこまでを人から外せるか

項目を減らして呼び名を固めたあとで、残った作業のうち人がやらなくてよい部分を外します。実務で外しやすいのは次の順です。

1. 最初に外れるのは集計と転記です。個々の日報から数字を拾って一覧にする作業、日報の内容を会議資料へ写す作業。これは元のデータが機械が読める形になっていれば、そのまま自動で作れます。読む側の負担が先に軽くなるので、社内の納得も取りやすいところです。
2. 次に外れるのは催促と抜けの検出です。提出されていない日報、次回の行動日が空欄の案件、状態が動いていない案件。人が目で探すと漏れますが、条件が決まっていれば自動で拾えます。ここは営業責任者の時間が最も返ってくる部分です。
3. 日報の作業のうち、営業の手から外せる3つ目は文章の下書きです。日報の文章のうち、事実の部分（対応した顧客・状態が動いた案件など）は、反響台帳と顧客の記録から自動で下書きできます。営業本人が入力するのは、日報シートのC・D列の件数とE列の所感・相談事だけになります。ここで気をつけたいのは、所感まで自動で作らせないことです。所感は読む側が状況を判断する材料で、自動生成すると当たり障りのない文章が並び、日報の意味が消えます。

外さないほうがよいものもあります。目標に対する自己評価と、相談したいことの記述です。これは本人が書くこと自体に意味があります。日々の業務の時間配分そのものを見直す話は「不動産営業にAIを入れた効果は？時間・返信の速さ・追客漏れの3つで確かめる方法」で扱っています。

進める順番

第1から第4は費用がかかりません。そして手数の削減は、この4つでほぼ出ます。第5は読む側の時間を返す工程で、書く側の負担にはあまり効きません。順番を逆にすると、写す作業が残ったまま集計だけが速くなります。

スプレッドシートで集計と抜けの検出を自動にする

第5の工程を、Googleスプレッドシートで組む場合の形で書きます。前提は、案件の台帳と日報を同じファイルの別シートに置くことです。台帳は1行1案件にして、列はA「案件ID」、B「担当」、C「顧客名」、D「状態」、E「状態が変わった日」、F「次回行動日」とします。日報のシートは、A「日付」、B「担当」、C「架電件数」、D「訪問件数」、E「所感・相談」の5列だけにします。

最初に、台帳のD列（状態）にデータの入力規則でプルダウンを設定し、「反響」「追客中」「内見」「申込」「成約」「失注」以外を入れられないようにします。呼び名の固定を、人の注意ではなく入力欄で守るためです。ここを自由記述のままにすると、以下の式はすべて数え漏れを起こします。

状態別・担当別の件数を自動で集計する

「集計」シートを1枚足し、A列の2行目から下に担当者の名前、1行目のB列から右に状態の名前を並べます。B2に次の式を入れて表の全体へコピーすると、担当ごと・状態ごとの今の件数が表になります。

台帳の状態を営業が変えた時点で、この表も変わります。月末に日報から数字を拾い集める作業はなくなります。「今月何件が申込に進んだか」のように動きを数えたい場合は、状態を変えるたびに日付・案件ID・新しい状態を1行足す履歴のシートを別に持ち、そのシートを数える日（出来事の日付）で数えます。案件の台帳にある「状態が変わった日」の列は、最新の変更日しか残らないためです。

空欄の案件と未提出の日報を自動で拾う

「抜け」シートを足し、拾いたい条件ごとに次の式を置きます。成約と失注は追う必要がないので外します。止まっている日数の14日は例で、自社の追客の間隔に合わせて変えます。

未提出の式の「0010000」は、月曜から日曜までの7日を0と1で並べ、休みの曜日を1にしたものです。この例は水曜定休で、火曜・水曜が休みなら「0110000」にします。祝日や年末年始の休みも除く場合は、休日の日付を別の範囲に並べ、WORKDAY.INTLの第4引数にその範囲を渡します（Google ドキュメント エディタ ヘルプ「WORKDAY.INTL」）。拾った一覧は、Google Apps Scriptの時間主導型トリガーで毎朝メールやチャットに送れば、催促も人の手から外れます。

日報の事実部分を自動で下書きする

日報の事実の部分も、同じ台帳から作れます。日報シートにF列「事実の下書き」を足し、F2に次の式を入れると、その日にその担当者が状態を動かした案件が「顧客名（状態）」の形で並びます。

営業本人が入力するのは、C・D列の件数とE列の所感・相談事だけになります。この式は台帳の最新の状態を見るため、当日の下書きにだけ使います。あとで案件が動くと過去の行の表示も変わるので、記録として残す場合は提出時に値として貼り付けるか、状態変更の履歴シートを元にしてください。

ここで紹介した式はすべて、台帳の状態がその日のうちに更新されていることが前提です。日報を減らす前に、台帳が当日中に埋まっているかを先に確かめるのはこのためです。

まとめ

営業日報の自動化は、入力の入口を変えることではありません。日報に書かれている内容の多くは反響台帳や顧客の記録にすでにある写しで、そこが二重入力の本体です。項目をA（他にある）・B（日報にしかないが機械が読める）・C（文章でしか書けない）に分けると、消せる範囲が見えます。

集計を自動にする前提は道具ではなく言葉です。案件の状態の呼び名、1件の単位、数える日。この3つが決まっていないと、どの道具を使っても数字が安定しません。

人から外すのは、集計と転記、催促と抜けの検出、そして事実部分の下書きまで。所感と相談事は残します。日報をなくす話ではなく、日報を短くして読めるものにする話として設計するほうが、現場も上司も続けられます。