不動産会社のKPIダッシュボードをAIで作る｜反響・追客・物件・利益をつなぐ

不動産会社には、反響数、広告費、内見数、媒介数、在庫、成約、粗利など多くの数字があります。反響数・広告費・内見数・在庫・粗利などが別々のシステムや表に分かれていると、どの段階で流れが詰まっているかを社長が判断できません。

社長が欲しいのは数字そのものではなく、どこが詰まっていて、次に何を変えるべきかです。

仲介なら、入口の反響数と広告費、追客の初回返信時間・追客中の件数・最終連絡からの経過日数、物件の掲載物件の更新日数、進捗の来店率・内見率・成約率、利益の成約別の粗利・粗利率をつなげます。仲介手数料は売上なので、粗利はそこから案件に対応する原価を引いて計算します。原価に含める項目は自社の会計方針に合わせ、比較する期間で定義を変えないようにします。

買取再販なら、査定通過率、仕入れ件数、在庫期間・販売期間、粗利率の順に見ます。査定を通った物件が仕入れになり、粗利率は販売が終わって初めて確定するためです。

不動産会社のKPIは月末の集計を待たず、反響数・来店率・在庫期間などを週次で更新して見ると、来店の落ち込みや在庫の滞留に早く気づき、翌週の打ち手に反映できます。

賃貸管理を持っている会社は指標の種類が変わるので、入居率や滞納率の分母の決め方をまとめた賃貸管理会社のKPI6指標と分母の決め方もあわせて見てください。

出典・一次情報：「見える化」とはどういうことなのでしょうか？（J-Net21／独立行政法人 中小企業基盤整備機構）（見える化とは、仕事における問題を常に見えるようにすることで、問題が発生してもすぐに解決できる環境を実現する取り組み、と説明されています）。制度・統計は改定されます。最新の情報は公表元でご確認ください。

不動産会社のKPIダッシュボードは、①見るKPIを決める、②取得元を決める、③週次の更新方法を決める、④AIに前週との差分と異常を出させる、の4段階で作ります。最初から全部の数字を載せず、経営会議の判断に使う数字だけから始めます。

1. ①業態ごとに見るKPIを決めます。仲介なら反響数・初回返信時間・来店率・成約率・粗利率、買取再販なら査定通過率・仕入れ件数・在庫期間・粗利率などから、判断に使うものを選び、それぞれの分母と期間を1行で書いておきます。来店率の分母を反響数にするか追客中の件数にするかを決めておかないと、担当者ごとに数字がずれます。
2. ②KPIごとに取得元を1つに決めます。反響と追客の記録は顧客管理システム（CRM）、広告費はポータルサイトや広告の管理画面、掲載物件の更新日は物件管理表、仲介手数料や粗利は売上管理表や会計ソフト、というように割り当てます。同じ数字を2か所で入力していると、どちらが正しいかで会議が止まります。公的データも取り込む構成は不動産情報ライブラリAPIをBIツールに繋ぐ手順に書きました。
3. ③週次の更新方法を決めます。連携できる取得元は、毎週決まった曜日にGoogleスプレッドシートなどの集計表へ自動で取り込みます。連携の仕組みが無い取得元は、担当者が毎週決まった曜日にCSVを書き出して所定のフォルダに置き、集計表への取り込みだけを自動にします。Looker StudioなどのBIツールでは、業態ごとに入口から利益までを左から右へ並べ、各KPIの今週の値と前週比を1画面にまとめます。
4. ④AIに前週との差分と異常を出させます。集計表の今週分と前週分を渡し、「前週比で20%以上動いたKPIを挙げ、前後の段階の数字と並べて、考えられる原因を3つ挙げてください」と指示します。AIが挙げた原因は推測として扱い、人が案件の記録を確かめて判断します。

AIはダッシュボードの数字を見て、反響は増えているのに来店が落ちている、在庫期間が伸びている、掲載物件の更新日数が伸びている、といった論点を出せます。

AIに渡すのは、集計表から書き出した今週と前週のKPIの一覧です。指示は「前週比で20%以上動いたKPIを挙げ、その前後の段階の数字と並べたうえで、考えられる原因を3つ挙げてください。数字から言えることと推測は分けて書いてください」のように、動いた幅・並べる範囲・出す件数を決めて書きます。

出力は、たとえば「反響数は前週並みだが来店率が下がった。同じ週に初回返信時間が伸び、追客中の件数が増えているので、返信の遅れで来店予約まで進んでいない可能性がある」という形になります。原因が当たっているかは人が案件の記録で確かめ、打ち手を決めます。

SalesDockの「社長エージェント」（経営判断を支援するAIエージェント）は、KPIを集めるだけでなく、前週との差分から経営会議で見るべき論点を出すところまで支援します。