Notionに顧客DBを作ったのに情報が集まらない—「同じ会社が3行ある」を直す名寄せ設計

顧客DBを作ってしばらく運用すると、「入力しているのに情報が集まらない」という状態になります。自社の顧客DBを実際に1行ずつ調べたことがあるのですが、原因は入力漏れではありませんでした。同じ会社が別の行として複数存在していて、議事録はA行に、案件はB行に、契約状態はC行に付いていたためです。

どの行も間違った情報ではありません。ただ、実体としては1社なのに、システム上は3社として扱われている。そのため、どの行を開いても「情報が足りない」ように見えます。紐付けの作業自体は成功していて、紐付け先が割れていたという構造です。

この状態はダッシュボードやレポートを作った瞬間に表面化します。集計が参照する行と、現場が更新している行が違うからです。数字が合わないので、まず集計の式を疑うことになりますが、原因は式ではなくデータの側にあります。

実際に出てきた重複を分類すると、ほとんどが次の4つのどれかでした。人によって入力の癖が違うだけで、悪意も不注意もありません。だからこそ、注意喚起では止まりません。

重要なのは、この4つが「あとから機械的に直せるもの」と「直せないもの」に分かれることです。法人格や中黒は文字列処理でほぼ吸収できますが、担当者名で登録された行は、その人が誰の担当だったかを知らないと同一判定ができません。

重複を見つけると、まず統合したくなります。ただ、統合だけを先にやると同じことが翌月また起きます。新しく行を作る人は、既存の行があることを知らないからです。

先に決めるのは「何が一致していたら同じ会社とみなすか」です。会社名の文字列を正規化して比較するのが最初の一歩ですが、これだけだと同名の別会社を潰してしまう危険が残ります。

実務で使いやすいのは、国税庁が公表している法人番号です。1法人に1つ割り当てられていて、公開情報として誰でも参照できます。顧客DBに法人番号のプロパティを持たせ、新規作成時にそれを入れる運用にすると、同一判定を人の記憶から切り離せます。個人事業主など法人番号を持たない相手は別扱いになるので、そこは運用でカバーします。

出典・一次情報：法人番号とは（国税庁法人番号公表サイト）。法人番号は株式会社などの法人等が持つ13桁の番号で、利用範囲の制約がなく誰でも自由に利用できること、指定を受けた法人等の基本3情報（商号又は名称・本店又は主たる事務所の所在地・法人番号）が国税庁の法人番号公表サイトで公表されることが説明されています。制度は改定されます。最新の情報は公表元でご確認ください。

キーが決まると、統合の作業も判断が要らなくなります。同じ番号の行をまとめる、それだけです。

統合するとき、どの行を残すかは「プロパティが埋まっている行」ではなく「他のデータベースから参照されている行」で決めます。議事録や案件がリレーションでぶら下がっている行を消すと、その紐付けごと消えるためです。

先に参照関係を移し替えてから、空になった行を消す。この順番にすると、途中で作業が止まっても情報は失われません。件数が多い場合は、参照が付いている行を先に一覧化してから始めると安全です。

統合が終わったら、重複が再発していないかを定期的に見る仕組みを置きます。毎日見る必要はありません。新規作成が発生する頻度に合わせて、週に一度、正規化した会社名で同じものが2行以上ないかを確認できれば十分です。